Office 365: Notificaciones de asignaciones de tareas de Planner en Teams (I)!

Hasta ahora las notificaciones relativas a asignaciones de Tareas en Planner siempre se recibían mediante un correo electrónico que llegaba al buzón del usuario al que se le asignaba la Tarea o bien al buzón del Grupo de Office 365 asociado al Plan. Como parte de la evolución en la integración entre Planner y Teams, cuando se asigna una tarea en un Plan de Planner en Teams el usuario:

  • Puede ver las tareas de Planner asignadas en un chat privado con el Bot de Planner.
  • Recibe una notificación en la aplicación de Planner para Teams relativa a la tarea asignada.

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  • Recibe una notificación en su feed de actividad en Teams:

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Desde todas estas ubicaciones el usuario podrá acceder a la tarea y visualizar la mismas:

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Referencia:

Office 365: Principales novedades anunciadas en la SharePoint Conference North America (IV)!

Siguiendo con la serie de artículos sobre las principales novedades en la SharePoint Conference North America, en esta nueva entrega vamos a hablar sobre las novedades a nivel de OneDrive For Business. Pero antes, os recuerdo los posts previos de la serie:

Las principales novedades en OneDrive For Business las podéis encontrar en este post de la Tech Community:

https://techcommunity.microsoft.com/t5/Microsoft-OneDrive-Blog/OneDrive-announcements-SharePoint-Conference-2019/ba-p/616047

Vista de archivos recomendados

Cuando el usuario acceda a su OneDrive For Business (ODFB) verá de forma dinámica e inteligente los archivos relevantes para el usuario en base a su actividad y la actividad de sus compañeros de trabajo. De esta forma se garantiza que el usuario no pierda el foco en la información que es relevante en base a acciones como una edición reciente de un archivo por parte de un colaborador, abrir un archivo o tendencias de actividad en general sobre los archivos.

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Actualizaciones en el card de detalle del archivo

El card de detalle de archivos almacenados en SharePoint Online (SPO) y ODFB sigue incorporando inteligencia adicional como el tiempo necesario para leer el documento, un resumen del contenido del documento (una especie de Tabla de Contenidos obtenida por los servicios de IA que suministran esta información) de forma que podamos conocer a priori su contenido de forma previa a su apertura. Se añade un resumen de la actividad sobre el documento que recoge información relativa a actividades de Checed-out/in, malware, DLP, metadatos pendientes, etc así como actividad de acceso anónimo o de invitados al documento.

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Guardar para más tarde

De la misma forma que en se pueden guardar noticias o documentos en sitios de SPO para leernos más tarde, se incorpora la posibilidad de marcar documentos almacenados en ODFB par poder leerlos posteriormente. Todos los documentos que el usuario haya guardado para leer más tarde estarán disponibles en la sección Save for later en ODFB y también en la nueva página de inicio de SharePoint

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Integración completa de Bibliotecas de Documentos a las que tiene acceso el usuario en ODFB

Microsoft da un paso más en la integración de las Bibliotecas de Documentos de SPO a las que tiene acceso el usuario en su ODFB de manera que cualquier operación que se puede realizar en la interfaz de usuario de la biblioteca, estará también disponible en su visualización en ODFB

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Soporte de archivos de Autocad

Aunque esta característica ya se había anunciado, Microsoft se sigue haciendo eco de la misma y como ha sido posible gracias al partnership con Autodesk para que los archivos Autocad (DWG) se visualicen de forma nativa en SPO y ODFB, además de poder abrirlos con la aplicación web de AutoCad.

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La previsualización de un archivo Autocad sería como sigue:

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Preview de imágenes 360º

SPO y ODFB incorporan, gracias a la actualización del visor de archivos de Office 365 que soporta más de 320 tipos de archivos, la visualización nativa de imágenes 360º con las que se puede interactuar sin requerir software o aplicaciones adicionales.

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Nuevos controles para facilitar compartir archivos y carpetas

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Solicitar archivos de otros

Se incorpora a nivel de carpeta la posibilidad de solicitar archivos a otras personas de manera que cuando al usuario le llegue la notificación, el usuario haga clic en enlace de recibido y pueda añadir archivos a la carpeta. Además, el usuario solicitante recibirá un e-mail notificando cuando se han añadido los archivos en la que visualizará que archivos se han cargado y quien los ha añadido.

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La experiencia de solicitud de archivos es la siguiente:

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Integración de la experiencia de compartir en chats y conversaciones en canales de Teams

Cuando se añada un archivo en un chat o en una conversación de un canal de Teams procedente de ODFB, se podrá elegir como se comparte dicho archivo usando la misma experiencia disponible en ODFB al compartir un archivo. También se podrá copiar y pegar un enlace compartido de ODFB en un chat o en una conversación de Teams lo que arrastra la opción de compartir elegida.

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Compartir archivos en OWA se simplifica

Al igual que en el caso de Teams, cuando se copia y pega un enlace de un archivo compartido en ODFB, OWA reconoce no solo el archivo sino que mantiene las opciones de compartir seleccionadas por el usuario. Esas opciones se puede compartir en el enlace pegado en OWA.

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Nueva vista “Pouplar en torno a mí” (Popular around me”) en la vista Compartido conmigo

A la vista de Compartido conmigo se añaden los contenidos relevantes y populares para el usuario proporcionados por los servicios de IA que añaden información relevante para el usuario en ODFB.

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Obtener enlaces directos a slides PowerPoint individuales (sólo PowerPoint Online)

PowerPoint Online permite que se pueda generar un enlace a una slide concreta y compartir dicha slide usando la experiencia de compartir común a todo Office 365.

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Mejoras en la sincronización del cliente de ODFB

La sincronización del cliente de ODFB incorpora la funcionalidad de sincronización diferencial de forma que se reduce el uso del ancho de banda disponible. Esta característica permite que se sincronice solo aquellas partes del documento que han cambiado, algo especialmente importante cuando estamos trabajando con archivos grandes. De esta forma, el proceso de sincronización es más rápido para estos archivos. Inicialmente el soporte para la sincronización diferencial solo estará disponible para archivos de Office 2016, aunque se espera incorporar esta característica a otros tipos de archivos almacenados en SPO y ODFB.

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Office 365: Principales novedades anunciadas en la SharePoint Conference North America (III)!

Siguiendo con la serie de artículos sobre las principales novedades en la SharePoint Conference North America, en esta nueva entrega vamos a hablar sobre las novedades a nivel de Microsoft Stream. Pero antes, os recuerdo los posts previos de la serie:

Las principales novedades en Microsoft Stream las podéis encontrar en este post de la Tech Community: https://techcommunity.microsoft.com/t5/Microsoft-Stream-Blog/New-Mobile-Features-Interactivity-and-More-Announced-at/ba-p/614046

Y el resumen es el siguiente:

  • Posibilidad de añadir concursos, sondeos y encuestas rápidas en videos de Stream a través de la integración con Forms:

Quiz in stream.png

  • Grabación y carga (los videos grabados u otros videos que tengamos en el dispositivo) de videos directamente desde la App de Stream (Estará disponible en Junio).

mobile image for blog.png

  • Mejoras en el WebPart de Stream, incluyendo la posibilidad de que se muestren videos de todo Stream y no solo de un canal concreto.

stream in sharepoint.png

  • Nuevas características de administración para ayudar a administrar permisos y privacidad. Por ejemplo, deshabilitar el reconocimiento de personas en los videos que se carguen o configurar los permisos por defecto de acceso a los videos.

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Office 365: Como ocultar/mostrar Teams para tener todo organizado (I)!

Conforme comenzamos a pertenecer a más y más Teams en Microsoft Teams, puede llegar un momento en el que perdamos el foco en lo que sucede en los Teams más relevantes. Para que esto no suceda, todo usuario tiene la posibilidad de ocultar / desocultar Teams según requiera. Para ocultar un Team simplemente hacemos click en los “…” a nivel de Team y luego en “Hide”:

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El Team que hemos ocultado irá a una sección de “Hidden Teams” (“Equipos ocultos”) de forma que en nuestro listado de Teams de interés se mostrarán aquellos que consideramos importantes:

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Por supuesto, en cualquier momento podemos volver a “desocultar” cualquier Team oculto siguiendo el proceso inverso y haciendo uso de la opción “Show”.

Office 365: Recursos consolidados de Adopción de TeamWork!

Para facilitar el acceso a los diferentes recursos de adopción de TeamWork de Microsoft, el equipo que gestionar estos ha creado una página desde la que se puede acceder de forma consolidada a todos los recursos disponibles. Podéis acceder a esta página en el siguiente enlace:

https://resources.techcommunity.microsoft.com/adoption/

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Office 365: Principales novedades anunciadas en la SharePoint Conference North America (II)!

Siguiendo con la serie de novedades anunciadas en la SharePoint Conference North America, es momento de hablar a nivel particular de cada una de esas novedades. En concreto, en este artículo hablaremos sobre los nuevo Home Sites de SharePoint Online (SPO) no solo por el nuevo y fresco layout que aportan en SPO, sino porque dado un Home Site lo podemos convertir en el punto de entrada a todo Office 365:

Home sites.png

Entre las características de los Home Sites, como no podía ser de otra forma, tenemos un soporte móvil completo en la App móvil de SharePoint y también la incorporación en los próximos meses de un botón exclusivo para acceder al Home Site desde la App. Además, podremos configurar el logo de la organización en la barra de navegación de Office 365 para acceder al Home Site

one touch.pngLas noticias que se publiquen en un Home Site son por defecto noticias de tipo “Authoritative” y aparecerán identificadas en todo SPO:

organizational news sites.png

Un Home Site es un Communication Site y un Admin puede convertir cualquier Communication Site en Home Site mediante un comando PowerShell que realizará las siguiente configuraciones:

  • Configura el sitio como sitio oficial de noticias organizativas.
  • El ámbito de búsqueda para el sitio engloba todo el tenant.
  • Se habilita acceso en un click al sitio desde la App móvil.
  • Se conecta de forma automática con la página de inicio de SharePoint.

Finalmente, la página de inicio de SharePoint estará accesible desde la navegación del Home Site y a la inversa, tendremos acceso al Home Site desde la página de inicio de SharePoint.

Office 365: Visualización de las tareas de Planner en To-Do (I)!

Una de las integraciones que llevábamos tiempo esperando es la de poder visualizar Tareas de Planner en To-Do tanto en la Aplicación Web como en la Aplicación móvil. Esta integración ya está disponible, pero previamente tendremos que realizar algunas configuraciones por nuestra parte. En primer lugar, a nivel de configuración de To-Do tendremos que habilitar la sincronización entre Planner y To-Do de cualquiera de las dos formas siguientes:

  • La primera opción para habilitar dicha integración es a través del banner que aparece en la aplicación de To-Do:

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  • La segunda es a través de las opciones de configuración de To-Do y en concreto habilitar la conexión con Planner:

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A continuación, en To-Do tendremos una nueva sección con las tareas de Planner sincronizadas llamada “Asignadas a mi usuario”:

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Referencias:

Office 365 Principales novedades anunciadas en la SharePoint Conference North America (I)!

Estaba claro que Microsoft de nuevo nos iba a sorprender en la edición 2019 del SharePoint Virtual Summit y muchos todavía estamos asimilando las principales novedades anunciadas ayer que trataré de resumir en este post (en post venideros particularizaremos algunas de estas novedades):

Home Sites

Tengo que confesar que los Home Sites no me pillaron por sorpresa, porque algo ya sabía de ellos Smile. Se trata de un nuevo tipo de plantilla de Sitio de Comunicación que viene con una Home preconfigurada con elementos como:

  • Las noticias que se publiquen en un Home Site se consideran como noticias organizativas por defecto de manera que las noticias que se publiquen en un Home Site serán visualizables por cualquier usuario con acceso a SharePoint Online (SPO).
  • Página de inicio completamente optimizada para su visualización en la App de SharePoint.
  • A nivel de layout, la página principal de un Home Site introduce una serie de mejoras a nivel de navegación y de layout ya que disponen de una columna completa en el lado derecho en el que vendrán una serie de Web Parts por defecto totalmente configurables.
  • Acceso directo desde la navegación del Home Site a la página de inicio de SharePoint que también ha sido mejorada para facilitar visualizar noticias procedentes de distintos sitios, el acceso a sitios a los que el usuario tiene permisos o facilitar la visualización de noticias y documentos que se han marcado para leer en otro momento.
  • Incorporación, como en el resto de Office 365 y de SPO de la caja de búsqueda de Microsoft Serch en la barra superior.

Image of several devices displaying SharePoint home sites, which provide a dynamic, engaging, and personalized employee experience for organizations.


Innovaciones en Yammer y Microsoft Stream

En el caso de Yammer, se incorpora la funcionalidad de Pregunta y Respuesta, de manera que un usuario puede realizar una pregunta en un grupo de Yammer y pueda marcar (o bien un administrador) la respuesta más adecuada a dicha pregunta. Además, se incorpora la funcionalidad de respuestas recientes en conversaciones mediante la incorporación de Inteligencia Artificial de la mano de Bots.

Animated image portraying Yammer question and answer functionality. A cursor clicks "mark best answer" on a person's reply.

Se incorpora la posibilidad de hacer eDiscovery en Yammer siempre y cuando se esté trabajando con Grupos de Yammer conectados a Grupos de Office 365. Además, cada vez está más cerca la disponibilidad de almacenamiento de datos de Yammer fuera de EE.UU y en concreto en la UE para asegurar el cumplimiento de la legislación en materia de Data Residency de manera que los mensajes en Yammer y archivos adjuntos estén almacenados en infraestructura de Microsoft en Europa.

A nivel de Microsoft Stream, la App de Stream para iOS y Android sigue evolucionando e incorpora la posibilidad de grabar, cargar y compartir videos en Stream. Junto con esta evolución de la App, Stream incorpora la posibilidad de añadir encuestas, sondeos o quizs en los videos por medio de Microsoft Forms.

Image of two phones displaying the Microsoft Stream mobile app.

Updates en los SharePoint Spaces

Los SharePoint Spaces siguen evolucionando y se incorpora el soporte de imágenes y videos 360º al soporte inicial de 2D y 3D.

Novedades en ODFB

Microsoft sigue con su apuesta clara por ODFB como parte del juego de herramientas de productividad personal de cualquier usuario añadiendo nuevas innovaciones que también llegarán a SPO. El resumen de novedades es el siguiente:

  • Differential Sync, es decir, sincronización únicamente de los cambios realizados en los documentos de forma que la sincronización será más rápida y se reduce el uso de ancho de banda.
  • Soporte para Windows Cirtual Desktop (Preview).
  • Búsquedas en ODFB a través de Microsoft Search.
  • Nuevas características de AI para recomendar contenido al usuario a la vez que permiten previsualizar el contenido de un archivo en la tarjeta de detalle del documento.
  • Funcionalidad de Guardar para más tarde y vista de Save for later.
  • Integración completa de la visualización de bibliotecas de documentos a las que el usuario tiene acceso en ODFB.
  • Soporte para más tipos de archivos (+ de 320) incluyendo imágenes 360º y archivos Autocad DWG.
  • Soporte de comentarios en archivos no Office como PDFs, imágenes, archivos CAD.

Animated image of a comment left in a Word document stored in OneDrive.

La experiencia de usuario para compartir información se estandariza más de manera que es posible compartir información desde una conversación en Teams, un enlace en un correo electrónico en OWA o editando un documento Office.

Animated image of a conversation in Microsoft Teams.

Para SPO y ODFB se introduce la funcionalidad de “Request files” de manera que se puede seleccionar una carpeta e invitar a otros usuarios a que añadan contenidos a la misma.

Mejoras en el rendimiento en el acceso y gestión de la información

Microsoft de la mano de Jeff Teper sacó músculo sobre las mejoras que se han añadido (y vendrán más) en el rendimiento en el acceso y gestión de la información almacenada en SPO y ODFB:

  • Se ha multiplicado por 10 la rapidez en el acceso a la información en comparación con dicho acceso hace dos años.
  • La experiencia de usuario en Office 365 es 3 veces superior en lo que a trabajo con la información en Office 365 se refiere.
  • Una vez se almacena contenido en SPO y ODFB, en cuestión de segundos está disponible para poder ser buscado.
  • Soporte para más de 320 tipos de archivos tanto en la web, como en las aplicaciones de escritorio como en los dispositivos móviles.
  • Differential Sync para sincronizar archivos grandes de forma rápida y sin penalizar el ancho de banda.

Y esto como resumen inicial. Los detalles de lo descrito hasta ahora y más novedades los podéis encontrar en los posts publicados por Microsoft ayer.

Referencia

[Eventos]: Cuenta atrás para el SP & Office 365 2019, nos vemos en 1 mes!

Se acerca el SP & Office 365 Saturday Madrid 2019 y empieza la cuenta atrás para el mejor evento sobre Office 365, SharePoint, Teams, Azure, Power BI, Flow o PowerApps que tendrá lugar dentro de un mes.

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Os esperamos el 22 de junio:

https://www.eventbrite.co.uk/e/sharepoint-office-365-saturday-madrid-2019-tickets-57263913908

Y el 21 de junio no te olvides de nuestros workshops (¡¡hay lista de espera habilitada!!!

https://www.eventbrite.co.uk/e/sharepoint-office-365-saturday-madrid-2019-workshop-de-desarrollo-para-office-365-tickets-57265197748