Office 365: Algunas de las principales novedades en Microsoft Ignite 2017 (II)!

Siguiendo con la serie de posts sobre algunas de las principales novedades en Iginite en torno a Office 365, en este nuevo post he hecho un recopilatorio de otros artículos ya publicados en el blog en el que se detallan algunas de estas novedades, sobre todo en torno a SharePoint Online:

• Office 365: Disponible la SharePoint Migration Tool!
• Office 365: Novedades en la Gestión de Contenidos en SPO anunciadas en Ignite!
• Office 365: Principales novedades que veremos en SharePoint Online en los próximos meses!
• Office 365: Novedades en los Communication Sites anunciadas en Ignite!

Office 365: SharePoint Migration Tool disclosed!

Another announcement made by Microsoft this week at Ignite is the availability of a Microsoft SharePoint Migration Tool to help organizations to move contents from SharePoint 2013 and OnPremises File Shares to SharePoint Online (SPO).

• You can find more details about the tool, requirements and features in the following support article:

https://support.office.com/en-us/article/How-to-use-the-SharePoint-Migration-Tool-65462df1-42fe-40cf-88f7-e39f82f5130f

Reference:

• Introducing the SharePoint Migration Tool from Microsoft

Office 365: Disponible la SharePoint Migration Tool!

Otra de las novedades que se han visto en Ignite (aunque yo ya tenía noticias al respecto) es que Microsoft ha estado trabajando en una herramienta de migración para facilitar migra contenidos de carpetas archivos y SharePoint OnPremises (versión SharePoint 2013) a SharePoint Online en Office 365. Respecto a la herramienta de migración:

• En este artículo de soporte podéis encontrar los detalles de requerimientos para su uso. que permite migrar, configuraciones para la migración, etc:

https://support.office.com/en-us/article/How-to-use-the-SharePoint-Migration-Tool-65462df1-42fe-40cf-88f7-e39f82f5130f

Referencia:

• Introducing the SharePoint Migration Tool from Microsoft

Office 365: Novedades en la Gestión de Contenidos en SPO anunciadas en Ignite!

Si en este post os anunciaba las principales novedades en SharePoint Online (SPO) anunciadas en Ignite, tengo que decir que me quedé un poco corto porque me faltaban las novedades en la gestión de contenidos que también se han anunciado y que sinceramente demuestran que Microsoft escucha a sus clientes y trata de facilitar el trabajo añadiendo más y más innovaciones en sus productos y servicios….dicho esto, vamos a las novedades:

• Vuelve el panel de metadatos a Office…tengo que decir que por fin..esta funcionalidad era más que necesaria:

 

• Attention Views, o lo que es lo mismo, en un sólo clic poder revisar en una Biblioteca de Documentos si hay acciones pendientes de realizar en los archivos almacenada…en concreto añadir metadatos…la excusa de que no se pregunta al cargar los metadatos ya no se puede hacer más, con las Attention Views podremos ver el trabajo pendiente de hacer.

• Consultas e índices predictivos en listas y bibliotecas de documentos, de forma que el problema durante años del umbral de vista de lista desaparece en la práctica y ya no es una utopía tener en una simple vista millones de elementos o documentos….seguro que alguno se imaginará que esto no solo es posible a los cambios realizados en SPO, sino también las mejoras que se introducen en SQL Server 2017 y el uso de técnicas de Machine Learning.
• Procesos de gestión documental con Flow integrados, como enviar un documento para revisar…Microsoft sigue avanzando en la integración de Flow con SPO y aparte de un nuevo panel de Flow para listas y bibliotecas de documentos, tendremos más procesos por defecto que estarán integrados directamente en la UI.

• Retención basada en eventos de documentos de manera que sea posible realizar retención de documentos OnDemand sin tener que esperar a que lleguen las fechas de expiración definidas.

Finalmente os dejo un resumen de las principales novedades y cuando vendrán de acuerdo al post de Chris McNulty en la Microsoft Tech Community:

• When content is distributed between Office 365 and on-premises SharePoint, hybrid content types allow administrators to deploy a unified information architecture, governing metadata, templates and retention regardless of where content lives. [Now]
• Attention Views aggregate files that require custom metadata into actionable screens that enable bulk management and updates.   [October 2017]
• You can view and edit document metadata directly inside Word 2016 on Windows with the Word SharePoint Properties Pane. [January 2018]
• You can work with the largest document libraries, using performance improvements from predictive indexing and queries. And you can find the files you need with the new filter pane.  [Now]
• Automate document review and feedback with integrated review flows.  Built with Microsoft Flow and available on all libraries, you can easily route any file for review. [October 2017]
• Build custom processes with Flow, to approve and publish content for libraries requiring formal check in and approval. [November 2017]
• Event-based retention allows you to trigger document disposal from external events like project closure, financial events, or manual review. [Q4 2017]
• Sync files from document libraries protected with information rights management policies. Files from IRM-protected document libraries can now be synced to your PC or Mac.  [Q4 2017]

Referencias

• https://techcommunity.microsoft.com/t5/SharePoint-Blog/Updating-content-management-for-the-cloud/ba-p/106615

SharePoint: Y por supuesto, tendremos un SharePoint 2019!

La verdad es que la conferencia Microsoft Ignite de este año viene cargada de novedades y entre ellas se ha anunciado que tendremos nueva versión de SharePoint: SharePoint 2019!!! Aunque es pronto para saber lo que vendrá en SharePoint 2019, apuntaros las siguientes posibilidades:

• Soporte para el Next Generation Sync Client de ODFB.
• Team Sites y Communication Sites, aunque no el Hub de Communication Sites.
• Integración de PowerApps…particularmente interesado en ver esta integración.
• Modern UI.

Referencias sobre el anucio:

• SharePoint 2019 Announced: The complete round-up from Ignite!
• https://www.techtask.com/whats-coming-sharepoint-server-2019-premises/

Office 365: New site theming options for SPO (II)!

As I already described in this post, Microsoft is adding new site theming options for modern SharePoint Online (SPO) sites what means we can apply these new themes on the following SPO site types:

• Modern SPO Sites linked to Office 365 Groups. As you know, we can create modern SPO Sites from OWA, SPO landing page, Microsoft Teams, Planner, PowerShell or by using SPO / Office 365 APIs.
• Communication sites.

For more details about new site theming options for SPO, I recommend you to read the article I wrote for Petri about this topic:https://www.petri.com/analyzing-new-site-theming-options-sharepoint-online

Office 365: Principales novedades que veremos en SharePoint Online en los próximos meses!

Seguimos con las novedades que Microsoft está anunciando en Ignite en torno a Office 365 y en esta ocasión toca hablar de las principales novedades en SharePoint Online (SPO) y OneDrive for Business (ODFB):

• Experiencia única para compartir documentos sin importar si un documento se comparte desde SPO, ODFB, el Explorador de Windows u Office.
• Posibilidad de compartir archivos con cualquier e-mail externo sin forzar que se una cuenta Microsoft o una cuenta profesional o educativa de Office 365.

• Conectar sitios existentes de SPO a Grupos de Office 365.
• Mayor integración de SPO en Teams
• SharePoint Migration Tool para facilitar la migración de contenidos de archivos compartidos y documentos en SharePoint 2013 a SPO.

• Los sitios modernos se enriquecen con nuevos WebParts para integrar servicios externos y servicios de Office 365 de una forma simple.
• Personalización de los sitios con la nueva funcionalidad de temas y la posibilidad de crear y provisionar temas personalizados para provisionar un look & feel corporativo en SPO.

• Agrupar y organizar Sitios de SPO en Hubs de Sitios:

• La posibilidad de aplicar formato a columnas de listas con cero desarrollo.
• Personalizar los formularios de listas con PowerApps:

• La esperada mejora de rendimiento en listas grandes por fin parece que va a llegar.
• Mayor integración con Flow que también llega a ODFB.
• Nueva experiencia unificada de búsquedas a lo largo de todo Office 365 incluyendo la posibilidad de filtrar las búsquedas en función del datacenter de Office 365 donde se puedan encontrar.

• Nuevo Admin Center para SPO con características como:
• Estado de salud de SPO.
• Gestión de las Colecciones de Sitios de SPO lo que incluye las que forman parte de Grupos de Office 365 y Teams.
• Nuevos controles para controlar el acceso desde dispositivos a SPO, la capacidad para compartir documentación, etc.

• En lo que a seguridad de la información almacenada en SPO se refiere:
• Soporte de almacenamiento de información de SPO y ODFB en distintos datacenters de Office 365 siendo posible configurar este almacenamiento por usuario y por sitio.
• Disponer de una clave de encriptación propia para SPO para dotar a los datos de un nivel de protección adicional.
• Políticas de acceso de dispositivo a nivel de sitio.

Referencias:

• SharePoint 2019 Announced: The complete round-up from Ignite!
• Connecting the modern workplace with SharePoint and OneDrive: Announcements at Ignite 2017

Office 365: Novedades en los Communication Sites anunciadas en Ignite!

Como se esperaba, Microsoft también está presentando novedades en SharePoint Online (SPO) en general y en los Communication Sites en particular. Las principales novedades que se han anunciado en los Communication Sites son las siguientes:

• Posibilidad de destacar páginas creadas en el Sitio de comunicación de forma que se pueden anclar en la navegación del sitio, configurarla como notica que se muestre en la Home del sitio o bien en la App de SPO. Además, se puede compartir de forma sencilla por e-mail cualquier página del sitio.
• Crear resúmenes de noticias (Email a new digest) de forma que se pueden combinar distintos artículos publicados en el sitio en un e-mail de resumen que se puede enviar a distintas personas.

• Posibilidad de crear nuevas páginas a partir de copiar páginas existentes en el sitio.
• Animaciones en páginas para dar dinamismo.
• Notificaciones relativas a páginas publicadas por compañeros de nuestra organización gracias a las posibilidades del Microsoft Graph.
• + y + WebParts para añadir nuevos contenidos e integrar datos de Office 365 y servicios externos en Office 365. Algunos ejemplos: Planner, Forms, Connectors, Twitter, etc.

Office 365: Algunas de las principales novedades en Microsoft Ignite 2017 (I)!

Como se esperaba, el primer día de la conferencia Microsoft Ignite viene con un montón de novedades en Office 365 y la idea de este post es destacar las que me han llamado particularmente la atención (en realidad todas!!!)…por lo que vamos allá:

• Aunque era algo ya sabido después de la filtración de hace unos días, se confirma que se viene una integración entre Teams y Skype que se traducirá en que en Teams tendremos características que hoy tenemos en Skype for Business como la realización de llamadas desde Teams (PST Calling), que Teams se convierta en el cliente ligero de comuncaciones inteligentes de Office 365, etc. Más información en las siguientes referencias:
• A new vision for intelligent communications in Office 365
• Microsoft takes its first steps of its plan to migrate Skype for Business users to Teams
• It’s Official: Skype For Business Sidelined in Favor of Teams
• Transitioning Skype for Business Online to Microsoft Teams

• Uno de los requerimientos más solicitados para Office 365 sobre todo por grandes corporaciones: la posibilidad de tener distribuidos los datos y los servicios de Office 365 en varios contenidos:

https://techcommunity.microsoft.com/t5/Security-Privacy-and-Compliance/Introducing-Multi-Geo-in-Office-365/ba-p/107016

• Búsqueda unificada e inteligente de información y nueva experiencia de búsquedas a lo largo de Office 365 y SharePoint Online (que por supuesto se podrá personalizar): https://techcommunity.microsoft.com/t5/Intelligent-Search-Discovery/Find-what-you-want-discover-what-you-need-with-personalized/ba-p/109590

• Integración con el Perfil de LinkedIn a lo largo de todo Office 365 y de Windows:
• LinkedIn profiles in Microsoft apps and services
• https://techcommunity.microsoft.com/t5/Office-365-Blog/Build-more-meaningful-relationships-with-Office-365-and-LinkedIn/ba-p/109976

• Office 365 Usage Analytics, la evolución de los informes de uso de Office 365 que permitirá conocer la madurez en la adopción de Office 365 por parte de una organización. Atención al Usage Score.
• Office 365 Usage Analytics

• Actualizaciones en Seguridad y Compliance como la integración de Azure Information Protection (API) en el encriptado de mensajes de Office 365, nuevo Compliance Manager para cumplir con la normativa europea NGDPR: Compliance Manager. + Info:
• New Microsoft 365 features to accelerate GDPR compliance

Finalmente os dejo algunos artículos en los que se hace un overview de lo que se ha anunciado en Ignite:

• Your Office 365 news from the Microsoft Ignite Keynote!
• Recap of Microsoft Ignite 2017 keynote and announcements

Office 365: Cambios en la experiencia de usuario de Planner (II)!

Siguiendo con la serie de artículos sobre los cambios en la experiencia de usuario de Planner, en esta ocasión os comparto un video demostrativo al respecto.