Office 365: New Sharing reports in SPO sites (I)!

If we need to have a report of all the items (Folders, documents) shared externally in a SharePoint Online (SPO) site, there is a new option to generate such report available in the Site usage page. You only need to browse that pge, and you will find this new option under the “Shared with external users” section:

image

When you click on “Generate report”, we need first to choose the folder where the report is going to be saved or create a new one. As you can see, you can only save the report in the default document library created when the site was provisioned:

image

Once you click on the “Save” button, the CSV will be generated in the location chosen. That CSV will have a row for every shared item in the site and each row can have the information described in the following support article:

https://docs.microsoft.com/en-us/sharepoint/sharing-reports

image

As a final note, this Sharing report feature also send an e-mail notification to the user when the report has been generated. Bear in mind that if you have required metadata in the document library where the report is going to be saved, the report is not going to be generated. This is a bug I have already reported to the SharePoint Team.

image

Office 365: Generación de Sharing reports en SPO (I)!

Si necesitamos disponer de un informe de los elementos que se han compartido en un sitio de SharePoint Online (SPO), disponemos de la posibilidad de generar informes de compartición desde la página de contenidos del sitio. Esta opción está disponible en la sección de “Shared with external users”:

image

Al hacer clic en la misma, tendremos que indicar la ubicación donde guardar el archivo en la biblioteca por defecto del sitio o bien crear una nueva carpeta:

image

A continuación, se generará un archivo CSV en el que tendremos una fila por cada elemento compartido tal y como se describe en el siguiente artículo: https://docs.microsoft.com/en-us/sharepoint/sharing-reports

image

Como nota final, comentar que esta funcionalidad envía una notificación al correo electrónico del usuario cuando el informe se ha generado (Nota: Cuidado si en la biblioteca tenéis metadatos obligatorios, porque esto hará que el informe no se genere):

image

Office 365: Como configurar la Public Preview de las etiquetas de sensibilidad en SharePoint, OneDrive, Grupos y Teams (I)!

Uno de los anuncios que se han hecho en Microsoft Ignite 2019 es la disponibilidad en Public Preview de las Sensitivity Labels para SharePoint, OneDrive, Grupos de Office 365 y Teams. Para poder hacer uso de las Sensitivity Labels, lo primero que hay que hacer es activarlas con PowerShell y para ello tendréis que instalar el módulo PowerShell que permite trabajar configuraciones de Grupos de Office 365 en Azure AD:

https://docs.microsoft.com/en-us/azure/active-directory/users-groups-roles/groups-settings-cmdlets

Una vez que hayáis hecho esto, para hacer uso de las Sensitivity Labels solo tenéis que seguir las instrucciones que se indican en el siguiente enlace:

https://docs.microsoft.com/en-us/microsoft-365/compliance/sensitivity-labels-teams-groups-sites

Básicamente, hay que ejecutar el siguiente Script PowerShell:

Connect-AzureAD
  $setting=(Get-AzureADDirectorySetting | where -Property DisplayName -Value "Group.Unified" -EQ)
  if ($setting -eq $null)
  {
    $template = Get-AzureADDirectorySettingTemplate -Id 62375ab9-6b52-47ed-826b-58e47e0e304b
    $setting = $template.CreateDirectorySetting()
    $setting["EnableMIPLabels"] = "True"
    New-AzureADDirectorySetting -DirectorySetting $setting
  }
  else
  {
    $setting["EnableMIPLabels"] = "True"
    Set-AzureADDirectorySetting -Id $setting.Id -DirectorySetting $setting
  }

Y a partir de este momento, basta con tener etiquetas de sensibilidad creadas para poder hacer uso de estas en SharePoint, OneDrive, Grupos de Office 365  y Teams. Por ejemplo, al crear un nuevo Grupo de Office 365 podremos seleccionar una de las etiquetas de sensibilidad disponible para su aplicación al Grupo:

image