Office 365: Como funciona la configuración de “First Release” en un tenant!

Como sabéis, en Office 365 podemos acceder de forma anticipada a las nuevas funcionalidades y servicios de la plataforma mediante la configuración conocida como “First Release” que permite acceder a dichas funcionalidades con al menos una semana de anticipación en relación a cuando se publican de forma general por parte de Microsoft. Todo el proceso de liberación de funcionalidades bajo “First Release” queda descrito en el siguiente diagrama:

Tal y como se comenta en el siguiente enlace de soporte https://support.office.com/en-us/article/Office-365-release-programs-3B3ADFA4-1777-4FF0-B606-FB8732101F47, la configuración en modo First Release en un tenant de Office 365 implica:

• Que al menos 7 días antes de que se libere una funcionalidad o característica nueva en Office 365, estará disponible en tenants de Office 365 con First Release habilitado.
• Que al menos 21 días antes de que esa funcionalidad o característica se libere. deberíamos visualizar un mensaje en el centro de mensajes informando sobre la misma.

Finalmente, hay que tener en cuenta que dependiendo de la complejidad de la característica o funcionalidad es posible que el tiempo que se tarde en recibir la misma puede ser mayor del esperado y que Microsoft no garantiza los tiempos de disponibilidad de las mismas.

SharePoint Online: Ventajas y Desventajas respecto a SharePoint 2010 (I)!

Es curioso, pero últimamente me estoy encontrando con este tipo de discusiones en distintos tipos de foros: qué ventajas aporta SharePoint Online frente a SharePoint 2013. En parte me sorprende, pero en parte no tanto porque a día de hoy hay muchas organizaciones que todavía están utilizando de forma intensiva SharePoint 2010 y no se deciden a migrar a SharePoint 2013 ya sea porque quieren esperar al nuevo SharePoint 2016 o porque se están empezando a plantear seriamente pasar a SharePoint Online en Office 365. Precisamente, un usuario del foro de SharePoint en TechNet planteó este tipo de cuestión y en este post os voy a compartir mis comentarios respecto a las ventajas / desventajas de SharePoint Online frente a SharePoint OnPremises en general.

Q: Estoy realizando una investigación sobre SharePoint 2010 y SharePoint Online. Quiero saber cuáles son las ventajas y diferencias entre ambas plataformas.

R: Las primeras ventajas claras de SharePoint Online frente a SharePoint OnPremises en general son:

• En primer lugar, SharePoint Online siempre se va a apoyar sobre la última versión disponible de SharePoint que a día de hoy es SharePoint 2013 y en unos meses será SharePoint 2016. Esto implica que siempre vas a tener la última versión de la plataforma sin preocuparte por tener que migrar, actualizar, etc.
• En segundo lugar, SharePoint Online con respecto a SharePoint 2010 incorpora mejoras como por ejemplo el buscador que es mucho más potente, el nuevo concepto de visualización de documentos Office con vista previa usando Office Web Apps (que vienen de serie).
• En tercer lugar, a nivel de escalabilidad y rendimiento lo tienes garantizado por contrato en tu SharePoint Online de forma que si hay cambios en los requerimientos en cuanto a usuarios o almacenamiento requerido rápidamente vas a poder cumplirlos ya que no necesitas hacer cambios a nivel de infraestructura.
• En cuarto lugar, si pensamos en términos de desarrollo en SharePoint Online siempre vas a tener las últimas posibilidades disponibles para desarrollar.
• Finalmente, no te olvides de la integración que tienes en SharePoint Online con el resto de servicios de Office 365: Exchange, Skype for Business, etc y sobre todo las nuevas capacidades que Microsoft va liberando como Delve, Office 365 Videos o los Grupos.

Q: Quiero aprovechar también de consultarte las desventajas de SharePoint 2010 si es posible, sería una gran ayuda para mí.

R: En este caso, otro colaborador habitual (Christian Azcón) expuso el siguiente punto de vista en cuanto a desventajas:

• No es posible usar un custom DNS para sites collection privados
• Es más lento en algunas zonas geográficas.
• Administración restringuida. Lo cual puede ser un problema para configuraciones especiales (Ej: size de subida de archivos).
• Integración compleja con on-Premise para hacer SSO.

Como podéis ver en el hilo, en mi caso me mostré parcialmente de acuerdo con los puntos comentados por Christián y añadí los siguientes puntos a tener en cuenta:

Para comparar con SharePoint 2010, lo mejor que puedes hacer es utilizar cualquier comparativa entre SharePoint 2010 y SharePoint 2013: http://www.fpweb.net/sharepoint-2013/compare-sharepoint-2010-2013/. Respecto a las desventajas que comenta Christian, estoy parcialmente de acuerdo en algunas de ellas:

• SSO, Microsoft está simplificando cada vez más como desplegar SSO entre OnPremises y Online mediante ADFS y cada vez va a ser más sencillo porque lo que nos espera en los próximos meses y más cuando llegue SharePoint 2016 es que cada vez habrá más y más escenarios híbridos OnPremises – Online para los que es vital poder configurar rápidamente el SSO.
• La lentitud es algo que también Microsoft está mejorando a base de acuerdos con operadores para tener canales dedicados a sus datacenters y que va a mejorar mucho con Express Route: http://blogs.office.com/2015/03/17/announcing-azure-expressroute-connectivity-to-office-365/
• Administración Restringida, totalmente de acuerdo, pero así es como tiene que ser…el hecho de compartir infraestructura con otros clientes te lleva a que no puedas tener la potencia a nivel de administración que tienes OnPremises.

Por otro lado, te paso otras ventajas adicionales que tiene SharePoint Online:

• Toda innovación y servicio nuevo siempre va a estar en SharePoint Online y es posible que en SharePoint OnPremises no esté o tarde en estar…ejemplos: Office 365 Video, Delve, Office 365 Groups…todos se apoyan sobre SharePoint y también sobre otras tecnologías de Office 365 como Office Graph y Exchange Online.
• La integración con Azure es algo a tener en cuenta, sobre todo con Azure AD de forma que las posibilidades que vamos a tener de administración a través de Azure van a ser bastante potentes.

Q: Puntualmente necesito saber las desventajas de SharePoint 2010 desde el punto de vista de ustedes, que por lo que veo, saben bastante.Yo aún no manejo muy bien las plataformas, pero de momento necesito saber esas informaciones para el trabajo que estoy realizando. Así que de ser posible si me pudiesen darme sus opiniones sobre las desventajas de SharePoint 2010 se los agradecería bastante. 

R: Este tema daría para hablar y hablar…actualmente las ventajas que te hemos comentados para SharePoint Online te sirven para ponerlo en el lado de desventajas:

• SharePoint 2010 es la versión previa a lo que tenemos actualmente en SharePoint Online y además tienes que tener claros los ciclos de soporte de Microsoft del producto que vienen marcados por la liberación del service pack correspondiente. Fíjate como a partir de octubre de este año, se entrará en un soporte extendido del producto, es decir, ya no habrá más service packs ni actualizaciones críticas de producto: https://support.microsoft.com/en-us/lifecycle/search/default.aspx?alpha=sharepoint%20server&Filter=FilterNO&wa=wsignin1.0
• En SharePoint 2010 no tienes las últimas novedades e innovaciones que ha incorporado SharePoint Online (realmente SharePoint 2013) como por ejemplo el buscador (que es diferencial), la API REST para extender SharePoint mediante desarrollo, el modelo de Aplicaciones que es un nuevo paradigma de desarrollo para SharePoint o la integración con Windows Azure Workflow para la parte de Flujos de Tabajo, o el nuevo mecanismo de acceso a sitios en el que las peticiones de acceso quedan reflejadas en una lista de Solicitudes de Acceso. 
• Junto con el punto anterior, puedes comparar funcionalmente SharePoint 2010 con SharePoint Online / SharePoint 2013 y darte cuenta qué a nivel de ciertas «áreas de capacidad», SharePoint 2010 se ha quedado un tanto obsoleto…estoy pensando en capacidades de BI (toda la parte de Power BI que tenemos en SharePoint Online, no está en SharePoint 2010 y en SharePoint 2013 la tenemos parcialmente), las capacidades sociales (aunque en este punto es mejor no comparar, porque en Office 365 tenemos Yammer o los Grupos de Office 365) o las mejoras en la infraestructura de publishing para crear portales de noticias.

Como veis, la discusión y puntos tratados son bastante interesantes y seguro que seguirán con nuevos comentarios

SharePoint Online: How to acces the Change Log in a Site Collection (II)!

Continuing the series of articles on how to access the Changes Log in SharePoint Online, this time I will show you how to obtain this information by using the following PowerShell script that you can download from: How to read the Changes Log for a SharePoint Online Site Collection

$host.Runspace.ThreadOptions = "ReuseThread"

#Definition of the function that gets changes available in the Changes Log for a SharePoint Online Site Collection

function Get-SPOChangesLogForSC

{

    param ($sCSOMPath,$sSiteColUrl,$sUserName,$sPassword)

    try

    {    

        Write-Host "----------------------------------------------------------------------------"  -foregroundcolor Green

        Write-Host "Getting all changes in a SharePoint Online Site Collection" -foregroundcolor Green

        Write-Host "----------------------------------------------------------------------------"  -foregroundcolor Green

        #Adding the Client OM Assemblies        

                #Adding the Client OM Assemblies

        $sCSOMRuntimePath=$sCSOMPath +  "\Microsoft.SharePoint.Client.Runtime.dll"          

        $sCSOMPath=$sCSOMPath +  "\Microsoft.SharePoint.Client.dll"             

        Add-Type -Path $sCSOMPath         

        Add-Type -Path $sCSOMRuntimePath       

        #SPO Client Object Model Context

        $spoCtx = New-Object Microsoft.SharePoint.Client.ClientContext($sSiteColUrl) 

        $spoCredentials = New-Object Microsoft.SharePoint.Client.SharePointOnlineCredentials($sUsername, $sPassword)  

        $spoCtx.Credentials = $spoCredentials 

        #Root Web Site

        $spoRootWebSite = $spoCtx.Web

        $spoCtx.Load($spoRootWebSite)

        $spoCtx.ExecuteQuery()

        Write-Host "Accessing the Change Log for " $spoRootWebSite.Title " - " $spoRootWebSite.Url

        #Getting changes in the Change Log

        $spocChangeQuery = New-Object Microsoft.SharePoint.Client.ChangeQuery($true,$true)

        $spocChangesCollection=$spoCtx.Site.GetChanges($spocChangeQuery)

        $spoCtx.Load($spocChangesCollection)

        $spoCtx.ExecuteQuery()

        #We need to iterate through the $spcChangesCollection Object in order to get the Changes from the Change Log

        Write-Host "# of Changes found in the first batch " $spocChangesCollection.Count

        foreach($spocChange in $spocChangesCollection){

            Write-Host "Change Type: " $spocChange.ChangeType " - Object Type: " $spocChange.TypedObject " - Change Date: " $spocChange.Time  -Foregroundcolor White

        }

        $spoCtx.Dispose()

    }

    catch [System.Exception]

    {

        write-host -f red $_.Exception.ToString()   

    }    

}

#Required Parameters

$sSiteColUrl = "https://<O365Domain>.sharepoint.com/sites/<SiteCollection>" 

$sUserName = "<O365User>@<O365Domain>.onmicrosoft.com" 

$sPassword = Read-Host -Prompt "Enter your password: " -AsSecureString

$sCSOMPath="<CSOM_Path>"

Get-SPOChangesLogForSC -sCSOMPath $sCSOMPath -sSiteColUrl $sSiteColUrl -sUserName $sUserName -sPassword $sPassword

The output you will get after executing the script is the following one:

SharePoint Online: Como acceder al log de cambios (II)!

Siguiendo con la serie de artículos sobre como acceder al log de cambios en SharePoint Online, en esta ocasión vamos a ver como obtener dicha información por medio de PowerShell haciendo uso del siguiente script que os podéis descargar desde: How to read the Changes Log for a SharePoint Online Site Collection

$host.Runspace.ThreadOptions = "ReuseThread"

#Definition of the function that gets changes available in the Changes Log for a SharePoint Online Site Collection

function Get-SPOChangesLogForSC

{

    param ($sCSOMPath,$sSiteColUrl,$sUserName,$sPassword)

    try

    {    

        Write-Host "----------------------------------------------------------------------------"  -foregroundcolor Green

        Write-Host "Getting all changes in a SharePoint Online Site Collection" -foregroundcolor Green

        Write-Host "----------------------------------------------------------------------------"  -foregroundcolor Green

        #Adding the Client OM Assemblies        

                #Adding the Client OM Assemblies

        $sCSOMRuntimePath=$sCSOMPath +  "\Microsoft.SharePoint.Client.Runtime.dll"          

        $sCSOMPath=$sCSOMPath +  "\Microsoft.SharePoint.Client.dll"             

        Add-Type -Path $sCSOMPath         

        Add-Type -Path $sCSOMRuntimePath       

        #SPO Client Object Model Context

        $spoCtx = New-Object Microsoft.SharePoint.Client.ClientContext($sSiteColUrl) 

        $spoCredentials = New-Object Microsoft.SharePoint.Client.SharePointOnlineCredentials($sUsername, $sPassword)  

        $spoCtx.Credentials = $spoCredentials 

        #Root Web Site

        $spoRootWebSite = $spoCtx.Web

        $spoCtx.Load($spoRootWebSite)

        $spoCtx.ExecuteQuery()

        Write-Host "Accessing the Change Log for " $spoRootWebSite.Title " - " $spoRootWebSite.Url

        #Getting changes in the Change Log

        $spocChangeQuery = New-Object Microsoft.SharePoint.Client.ChangeQuery($true,$true)

        $spocChangesCollection=$spoCtx.Site.GetChanges($spocChangeQuery)

        $spoCtx.Load($spocChangesCollection)

        $spoCtx.ExecuteQuery()

        #We need to iterate through the $spcChangesCollection Object in order to get the Changes from the Change Log

        Write-Host "# of Changes found in the first batch " $spocChangesCollection.Count

        foreach($spocChange in $spocChangesCollection){

            Write-Host "Change Type: " $spocChange.ChangeType " - Object Type: " $spocChange.TypedObject " - Change Date: " $spocChange.Time  -Foregroundcolor White

        }

        $spoCtx.Dispose()

    }

    catch [System.Exception]

    {

        write-host -f red $_.Exception.ToString()   

    }    

}

#Required Parameters

$sSiteColUrl = "https://<O365Domain>.sharepoint.com/sites/<SiteCollection>" 

$sUserName = "<O365User>@<O365Domain>.onmicrosoft.com" 

$sPassword = Read-Host -Prompt "Enter your password: " -AsSecureString

$sCSOMPath="<CSOM_Path>"

Get-SPOChangesLogForSC -sCSOMPath $sCSOMPath -sSiteColUrl $sSiteColUrl -sUserName $sUserName -sPassword $sPassword

La salida por pantalla correspondiente es:

[Eventos]: Registro abierto para las sesiones y los Workshops de CEUS By Iberian SharePoint Conference!

Poco a poco vamos quemando etapas en el camino que nos llevará a realizar los próximos 9 y 10 de junio el evento CEUS By Iberian SharePoint Conference, o lo que es lo  mismo el evento de productividad más importante de España en 2015 que será continuación de la conferencia Microsoft Iginite que se realizará a principios de mayo en Chicago. En esta ocasión, nos complace anunciaros que ya tenemos abierto el registro tanto para la conferencia (sesiones del día 10 de junio) como para los Workshops (que se realizarán durante la mañana del día 9 de junio). Los enlaces de registro son los siguientes:

• Sección de Regisgtro en la Web del evento: http://www.iberianspc.com/registrate
• Enlaces directos para el registro:
  • Workshops: http://ceus1.quality-event.com
  • Conferencia: http://ceus3.quality-event.com

En breve os iremos dando detalles tanto del contenido de los Workshops como de la agenda que estamos preparando para el evento en el que además tendréis la oportunidad de charlar y conocer las soluciones y servicios de productividad de las empresas más importantes de España y de fuera de España en ese campo.

Office 365: Compose Apps en OWA & Outlook (II)!

Siguiendo con la serie de posts sobre Compose Apps para OWA y Outlook, en esta ocasión vamos a ver la experiencia de uso de estas Apps en Outlook 2013:

• En el caso de Outlook 2013, para acceder a las “Compose Apps” no tenemos más que hacer clic en la opción “Aplicaciones para Office” de la sección “MENSAJE” de la Ribbon”.
• A continuación se abre la ventana con el listado de Apps disponible y desde dónde también podremos acceder a la tienda de Office para descargar nuevas Apps. Fijaros como la misma App “Mis Plantillas” está disponible para Outlook 2013.

• Si agregamos la App, veremos que la experiencia de usuario es la misma que ya vimos para su variante en OWA. Fijaros también como la plantilla que creamos desde OWA en la App está también disponible para Outlook.

SharePoint OnPremises & Online: ¿Qué restricciones aplican en las longitudes de las Urls?

Esta es la pregunta que hacía el otro día en uno de los foros sobre SharePoint y Office 365 que suelo seguir. La respuesta, que podéis encontrar detallada en el siguiente enlace https://technet.microsoft.com/en-us/library/ff919564(v=office.14).aspx, es la siguiente (Nota: Los límites detallados son para SharePoint 2010, pero aplican también en SharePoint 2013):

The total length of the URL path to a folder or a file in SharePoint Server 2010 but not to the length of any parameters. Also, these limitations apply only to un-encoded URLs, not to encoded URLs. There is no limit to encoded URLs in SharePoint Server 2010. The limitations are the following:

• 260 Unicode (UTF-16) code units – the characters in a full file path, not including a domain/server name.
• 256 Unicode (UTF-16) code units – the characters in a full folder path, not including the file name and the domain/server name.
• 128 Unicode (UTF-16) code units – characters in a path component, that is, a file or folder name.
• 260 Unicode (UTF-16) code units – the characters in a full path, including a domain/server name for use with Office clients.
• 256 Unicode (UTF-16) code units – the characters in a full path including the domain/server name, for use with Active X controls.

Otras referencias:

• https://social.technet.microsoft.com/Forums/sharepoint/en-US/688eb40e-26fd-411d-a9d9-4dba49541851/url-path-length-restrictions-in-sharepoint-2013?forum=sharepointadmin

Office 365: ¿Qué sucede si sitio asociado a un Grupo de Office 365 no está creado?

Como se suele decir, una imagen vale más que mil palabras…aunque como veréis al final del post, si un Grupo por el motivo que sea no tiene un Site asociado (en este caso porque se creó un grupo con un nombre que a nivel de Colección de Sitios ya estaba en uso), por el momento a través de la interfaz de usuario de Office 365 no hay forma de crearlo o re-crearlo:

• Si el sitio asociado al Grupo no existe, se muestra una página intermedia que nos posibilita crear dicho sito.
• Como veis, en dicha página intermedia tenemos la posibilidad de definir el nombre para la Colección de Sitios asociada al Grupo de Office 365.

• Además, la página para añadir el sitio al Grupo detecta si la Colección de Sitios a crear está en uso o no mostrando el correspondiente mensaje.
• Desafortunadamente, si hacemos clic en “Guardar” veremos que la Colección no se crea y aparece en la página un mensaje que no nos da pista alguna de lo que está pasando.

Esperemos que en futuras actualizaciones de los Grupos de Office 365, Microsoft vaya solucionando este tipo de problemas.

Office 365: Como dejar de compartir mi actividad con otros usuarios en Delve!

Una de las últimas novedades que podemos encontrarnos en Delve es que a nivel de configuración cada usuario tiene opción de dejar de compartir su actividad con otros usuarios de la organización:

• Dentro de las opciones de configuración, hacemos clic en la opción “Se está compartiendo la actividad” (“Sharing Activity”).
• A continuación, se muestra un panel que nos permite deshabilitar que nuestra actividad sea visible por otros usuarios lo que también implica que no veamos la actividad de otros usuarios.

Office 365: Novedades en Delve (I)!

Dentro de las últimas novedades que incorpora Delve en Office 365, recientemente nos hemos encontrado dos bastante relevantes:

• La primera, en relación al soporte multiplataforma y multidispositivo para Delve a partir de la liberación de una primera App para Android: Office 365- Delve se hace multi-plataforma y llega a Android e iOS!
• La segunda es la relativa a las nuevas experiencias de usuario anunciadas por Microsoft en este post: http://blogs.office.com/2015/04/14/new-office-delve-people-experiences-in-office-365/

En este artículo veremos algunas de las novedades a nivel de experiencia de usuario en Delve que en principio están disponibles para tenants de Office 365 en los que se ha configurado Delve:

• Si accedemos a Delve, nos encontraremos en primer lugar que las opciones incluidas en el menú vertical se simplifican mucho…disponemos de una sección principal y de una sección específica para nuestro usuario (“Yo” o “Me”).
• Además, en Delve se incorpora la característica de “Smart Search” para rápidamente localizar contenido en el que hemos trabajado o localizar contenido en el que han trabajado otros usuarios y que es visible para mi usuario…os recuerdo que Delve respeta la privacidad.

• Si hacemos clic en “Yo”, se muestra el nuevo concepto de página de perfil de usuario en el que por un lado podemos ver la actividad reciente que se ha generado en torno a nuestro usuario (por nosotros mismos o por el trabajo colaborativo con otros usuarios).
• Desde la sección de Actividad reciente, podremos visualizar más información relacionada con nuestro usuario.

• Y por otro, tendremos la página de perfil que se alimente de la información del usuario residente en Azure AD y que se puede modificar también desde aquí. En esta página veremos en los próximos meses muchos cambios y se añadirá información adicional y relevante como documentos, proyectos, tareas en los que estoy trabajando, una mayor integración con Yammer, etc.