SharePoint 2010: Excelente recopilatorio de buenas prácticas en TechNet!

Pues eso, Microsoft nos ha “regalado” de esta excelente recopilación de buenas prácticas para SharePoint 2010 que tenéis disponible en esta Wiki en Microsoft TechNet. Las categorías de buenas prácticas que se incluyen en la Wiki son las siguientes:

• Intro
• Performance
• Planning
• Installation, Removal, Configuration, and Operation
• Deployment
• Virtualization
• Real Life Usage
• Backup and Recovery
• Development
• Search
• Upgrade and Migration
• Extranet Environments
• Farms
• Top 10 Blogs to Follow
• Top 5 SharePoint Books
• Top 10 SharePoint Tools

¿SharePoint como servidor de archivos?

Esta es la pregunta que el otro día se planteaba en los foros de SharePoint en castellano y qué seguramente muchas organizaciones, a pesar de estar en el año 2012, se plantean a la hora de decidirse entre seguir usando carpetas compartidas en red o pasar a algo bastante más potente como nuestro servidor favorito. Podría estar escribiendo horas y horas sobre las ventajas que aporta SharePoint sobre el clásico servidor de ficheros, pero esta referencia de Microsoft para SharePoint 2007 (y valida para cualquier otra versión) me ha ahorrado el trabajo…las ventajas que aporta SharePoint sobre un servidor de archivos tradicional son muchas…por ejemplo:

• Acceso vía web (HTTP o HTTPS), lo que abre el abanico de posibilidades para acceder a la información de una organización.
• Características de gestión documental avanzadas como CheckIn/CheckOut de documentos, versionado, procesos de aprobación, etc.
• Modelados de procesos de colaboración a través del uso de flujos de trabajo.
• Integración con Office.
• Los documentos son documentos en sí, pero también una serie de metadatos.
• Facilitada para localizar documentos mediante el motor de búsquedas.
• …

Otras referencias:

• https://www.nothingbutsharepoint.com/sites/eusp/Pages/what-is-the-difference-between-a-file-server-and-sharepoint.aspx
• http://blogs.msdn.com/b/ericwhite/archive/2008/10/10/sharepoint-vs-file-servers.aspx
• http://sharepoint.microsoft.com/blog/Pages/BlogPost.aspx?PageType=4&ListId={72C1C85B-1D2D-4A4A-90DE-CA74A7808184}&pID=844
• http://blogs.msdn.com/b/joelo/archive/2007/01/12/file-servers-and-sharepoint-doc-libraries-tough-questions.aspx

SharePoint 2010: Creación de sitios a partir de Web Templates (I)!

Como he comentado en otros artículos, una de las opciones que emerge en SharePoint 2010 para la creación de sitios es la de utilizar los denominados Web Templates que son similares a las definiciones de sitios con las siguientes características clave:

• Los Web Templates no se almacenan físicamente en el servidor, sino que se persisten en las bases de datos de SharePoint lo que los convierte en una opción esencial para provisionar nuevos tipos de sitios en SharePoint Online o bien en entornos On-Premise dónde se hay establecido una política de despliegue de artefactos en la forma de soluciones SandBox.
• Nos permiten definir “casi definiciones de sitio” que se usan en tiempo de provisionado, pero sin referenciar a una definición física en tiempo de ejecución lo que facilita su mantenimiento.
• Se pueden desplegar como soluciones de tipo sandbox o granja…en cualquiera de las dos opciones, la activación de la correspondiente feature es la responsable de que podamos disponer de nuevas plantillas para crear sitios sin hacer nada con los directorios físicos de instalación de SharePoint.
• Las técnicas para crear un Web Template son variadas, de forma que podemos crear un Web Template desde la UI, SharePoint Designer o Visual Studio 2010. La idea la podéis ver en esta imagen del post imprescindible sobre opciones para el provisionado de sitios escrito por Vesa "vesku" Juvonen.

Por lo tanto, de acuerdo al esquema anterior una primera aproximación para generar un Web Template pasa por:

• Dado un sitio existente, guardarlo como plantilla a través de la opción correspondiente disponible en la página de configuración.
• Especificar un nombre para el Web Template y el archivo .WSP que se va a generar.
• Una vez concluye el proceso de guardado, el .WSP que se genera se guarda en la galería de soluciones del sitio raíz de la colección de sitios actual.

• Por lo tanto, se guarda como una solución Sandbox.
• Esta solución se encuentra activa de manera que podemos crear nuevos sitios en base a la plantilla generada.
• Todo este proceso lo podremos iniciar desde SharePoint Desinger 2010 y la correspondiente opción de la Ribbon.

Otros posts relacionados:

• SharePoint 2010: Laboratorios sobre WebTemplates…imprescindibles!
• SharePoint 2010: Posibilidades para realizar el aprovisionamiento de sitios!
• SharePoint 2010: Error ‘Add Solution’: Exception from HRESULT: 0x8107026E" al desplegar un Web Template!

SharePoint 2010: Limitaciones en LINQ To SharePoint (I)!

A la hora de realizar consultas contra listas o bibliotecas de SharePoint, normalmente hablamos del uso de CAML o de LINQ To SharePoint (hay otras posibilidades como comentaré en otro artículo), siendo esta última opción la que nos facilita la realización de las consultas en el entorno de desarrollo. Ahora bien, es importante que tengamos en cuenta que no vamos a poder hacer todos los tipos de consultas que se nos vengan a la cabeza ya que tendremos limitaciones generales debidas a SharePoint en sí y más particulares debidas a limitaciones del proveedor LINQ To SharePoint. En concreto:

• Si hablamos de realizar consultas con Joins, ya sea en CAML o LINQ To SharePoint tenemos que tener claro que tenemos un límite en cuanto al número de Joins a realizar y que no podremos hacer un Join con cualquier tipo de campo de SharePoint:
  • SharePoint 2010: Limitaciones en campos proyectados al hacer Joins!
  • SharePoint 2010: Soporte de Joins en LINQ To SharePoint (II)!
• Hay ciertos tipos de columna que simplemente no vamos a poder utilizar en consultas LINQ To SharePoint:
  • SharePoint 2010: Limitaciones en las columnas de tipo metadato administrado!
• Finalmente, tendremos que conocer que hay distintos tipos de consultas que no están soportadas en LINQ To SharePoint:
  • Unsupported LINQ Queries and Two-stage Queries: http://msdn.microsoft.com/en-us/library/ee536585.aspx

Office 365: Disponible de forma global el offering para educación!

Tal y como podéis leer en este artículo de Mary-Jo Foley, Microsoft acaba de liberar de forma global su offering para educación dentro de Office 365 y que viene a reemplazar a Live@Edu. Se trata de Office 365 for Academics y sin duda es una excelente noticia para entidades y organizaciones educativas que quieran sacar provecho de los servicios disponibles en Office 365 orientados al ámbito educativo. Como podéis ver, al igual que sucede con los planes E tendremos distintos planes de tipo A cada uno con servicios diferenciales.

Office 365: Cómo añadir o cambiar la imagen de tu pérfil!

En Office 365 cada usuario cuenta con un perfil con una serie de datos y entre los mismos se puede añadir una fotografía qué luego aparecerá asociada al usuario en cada uno de los servicios que forman parte de la plataforma: Lync Online, Exchange Online y/o SharePoint Online. Para añadir o actualizar la fotografía en un perfil tenemos dos opciones:

• Manualmente a través del portal de administración de Office 365:
  • http://onlinehelp.microsoft.com/en-us/office365-smallbusinesses/ff652565.aspx
  • http://www.deliveron.com/blog/post/Add-Your-Photo-to-Your-Lync-Online-Account.aspx
• De forma automatizada, o que nos podría permitir hacer actualizaciones masivas de imágenes de perfil….esto nos lleva a pensar en PowerShell, lo malo es qué de momento he visto que sólo es posible para planes de tipo E y cuando se ha realizado sincronización del directorio activo de la organización con Office 365:
  • Vía PowerShell para planes E y en los que se haya hecho sincronización de directorio activo usando Active Directory Federation Services (ADFS): http://support.microsoft.com/kb/2497721

SharePoint 2010: Cómo cambiar el tamaño máximo de adjuntos en listas!

Cómo sabéis, uno de los parámetros que podemos configurar cuando cargamos archivos en SharePoint es el del tamaño de carga. Este parámetro afecta en principio  a los archivos que carguemos en bibliotecas de documentos, pero también a los adjuntos de listas. Por defecto, el tamaño de carga está fijado a nivel de aplicación web en 50 MB y se puede cambiar:

• Usando el modelo de objetos o PowerShell.
• Mediante la Administración Central de SharePoint 2010. Simplemente seleccionamos la aplicación web a configurar, y pulsamos “General Settings” (Configuración General) para acceder a la ventana modal desde la que cambiar el tamaño de carga.
• Os recuerdo que el límite en el tamaño de archivo que soporta SharePoint 2010, lo qué no implica que tengamos que llegar a él, es de 2 GB.

A pesar de este cambio, puede ser que tengamos que modificar también el web.config y en concreto la línea <httpRuntime maxRequestLength="51200" /> qué como veis está fijada justo a los 50 MB.

Referencias:

• http://blogs.msdn.com/b/bgeoffro/archive/2008/03/19/list-attachments-over-50mb-need-more-than-an-increase-in-maximum-upload-size.aspx
• http://convergingpoint.blogspot.com.es/2011/08/list-attachments-over-50mb-need-more.html

SharePoint 2010: Posibilidades de Single Sign On desde aplicaciones ASP.NET!

Pues esto es lo que me planteaban el otro día y, partiendo de que en SharePoint 2010 no existe un Single Sign On (SSO) como tal y como si existía en SharePoint 2007, las opciones disponibles para hacer algo similar sin tener que pedirle las credenciales al usuario varias veces pasan por (Nota: El Secure Store Service de SharePoint 2010 no es SSO como se tiende a pensar de forma errónea):

• Usar autenticación basada en formularios tanto para la aplicación ASP.NET como para SharePoint, de manera que si suponemos que el esquema de Base de Datos (DB) de usuarios es común (http://msdn.microsoft.com/en-us/library/system.web.security.sqlmembershipprovider.aspx) para ambos podamos usar la misma cookie generada en la aplicación ASP.NET para autenticarnos en SharePoint.
• En el caso en qué esto no sea así, podemos aprovecharnos de la característica “Claims aware” de SharePoint 2010 para crearnos un proveedor de autenticación vía claims que pueda ser utilizado  tanto desde SharePoint como desde ASP.NET. Por ejemplo, en la página de login de la aplicación ASP.NET podríamos meter toda la lógica necesaria para obtener el “ticket” que identifique al usuario en ambas aplicaciones.

Finalmente os dejo varias referencias para esta cuestión:

• Patterns & Practices: A Guide to Claims-Based Identity and Access Control (2nd Edition). En concreto:
  • Claims-Based Single Sign-On for the Web and Windows Azure.
  • Claims-Based Single Sign-On for Microsoft SharePoint 2010.
• Opciones más artesanales:
  • Creando páginas y controles personalizados de navegación que de forma transparente para el usuario permitan hacer las transiciones entre aplicaciones ASP.NET y SharePoint (o viceversa):
    • http://waelmohamed.wordpress.com/2010/02/24/easy-way-to-create-single-sign-on-sso-between-multiple-net-applications-in-different-domains-using-asp-net-membership-provider/
• Aunque no lo recomiendo, siempre tenemos la opción de compartir la correspondiente cookie de autenticación. Más en esta línea:
  • Single Sign On (SSO) for cross-domain ASP.NET applications: Part-I – The design blue print
  • Single Sign-On Across .Net Web Apps Using Forms Based Authentication
  • ASP.NET 2.0: Implementing Single Sign On (SSO) with Membership API
  • Single Sign On via Cookie Sharing for Sub Domains using ASP.NET
• Otras referencias interesantes:
  • Sign into SharePoint 2010 with Facebook using a custom STS.
  • Claims and Security Technical Articles for SharePoint 2010
  • Provide SharePoint Single Sign-On with Active Directory Federation Services.

SharePoint 2010: Unicidad en los valores de una columna!

Una novedad interesante que incorpora SharePoint 2010 con respecto a su predecesor es la posibilidad de forzar a que una columna de lista o biblioteca de documentos almacene valores únicos, para lo cuál es necesario realizar la correspondiente indexación. A modo de ejemplo, vamos a ver como se configura la unicidad de la columna Título de una lista de tipo “Anuncios”:

• Nos vamos a la página de configuración de la lista utilizando la correspondiente opción de la cinta.
• En la página de configuración, pulsamos sobre el enlace de la columna “Título”.
• En la página de definición de la columna, simplemente marcamos que queremos que dicha columna almacene valores únicos.

• Si pulsamos “Aceptar” en esta configuración, veremos que se muestra un mensaje indicando que es necesario indexar la columna.
• Para comprobar la unicidad, damos de alta un registro en la lista de tipo “Anuncios”.
• Intentamos dar de alta otro registro con el mismo valor para la columna Título de forma que SharePoint detectará el correspondiente duplicado y mostrará un mensaje de error en el caso de un formulario ASP.NET o bien una ventana modal de error en el caso de un formulario InfoPath.

Para finalizar este artículo, una pregunta que nos puede venir a la cabeza es la de si es posible configurar esta unicidad de valores en cualquier tipo de columna de SharePoint. Lógicamente, la respuesta es que no y para conocer que columnas soportan la unicidad y que columnas no os recomiendo este artículo de MSDN.

SharePoint: A tener en cuenta si todavía estás en WSS 3.0 / MOSS!

Si todavía estás usando WSS 3.0 o MOSS en tu organización, es importante que tengas en cuenta que Microsoft dejará de dar soporte oficial a partir del 9 de octubre de este año lo que significa que no habrá nuevas actualizaciones o service packs (SPs) para ambos productos salvo aquellos casos en los que sean necesario fixes de seguridad, aunque si habrá un “soporte extendido” hasta 2017. Fuente: http://blogs.technet.com/b/stefan_gossner/archive/2012/06/21/are-you-still-using-wss-3-0-or-moss-2007.aspx