SharePoint Online: Migrando un flujo de trabajo desde un plan E3 a un plan P1 (I)!

Una de las diferencias, entre otras muchas, que nos vamos a encontrar en SharePoint Online en función de si tenemos un plan de tipo P1 o uno de tipo E es el relativo a los flujos de trabajo por defecto que se incluyen. Así, en un plan E3 tendremos los típicos flujos de aprobación, recogidas, etc…mientras que en un plan de tipo P1 sólo tendremos el flujo de tres estados. Ahora bien, ¿sería posible mover flujos entre planes de tipo E y P? Pues esta es la pregunta que me hice, y para la que la primera respuesta fue: “no veo porque no, al fin y al cabo se trata de flujos de tipo declarativos que se pueden personalizar en SharePoint Designer 2010 (SPD 2010)”. Bueno esta reflexión es cierta, pero no es suficiente…la clave para poder hacer esta especie de “migración” nos la da la posibilidad que nos brinda SPD 2010 de guardar como plantilla flujos que sean de tipo reutilizable como es el caso de los flujos que vienen por defecto. En este post, vamos a ver como realizar el proceso de migración y en el siguiente veremos si el flujo, una vez migrado a un plan P1, se puede usar en el sitio de destino. Empecemos:

• Lo primero que haremos en un sitio de SharePoint Online de nuestro plan E3 es crearnos en SPD 2010 una copia de uno de los flujos de trabajo por defecto que además son re-utilizables de forma global. Para ello, seleccionamos el flujo en cuestión y a través del menú contextual hacemos clic sobre la opción “Copy and Modify”,
• De esta forma, se inicia el asistente para crear un flujo de trabajo re-utilizable pero sobre la base del flujo que estamos personalizando. Especificamos un nombre para el mismo y pulsamos OK.
• A continuación, se muestra el diseñador del flujo y podemos personalizarlo según necesitemos.

• Si vamos hacía atrás a la página de información del flujo, veremos que por defecto dispone de un formulario de asociación InfoPath y que tiene marcada la opción de visualizar la ejecución del flujo en un diagrama Visio.
• Lo siguiente que haremos es publicar el flujo para que se generen todos los archivos de definición del mismo así como de los formularios asociados y del diagrama Viso. Además, de esta forma se habilita el botón “Save as template” que necesitamos para poder portar el flujo.
• Guardamos el flujo como plantilla con esta opción y por defecto, se guarda en la biblioteca de activos del sitio de dónde nos lo descargaremos. Por supuesto, la plantilla es una solución de SharePoint que hace que el flujo sea plenamente portable.

• A continuación accedemos al portal de administración de Office 365, pero para el plan P1.
• Desde este portal, nos vamos al sitio de grupo y a su administración.
• Desde la administración del sitio de grupo, accedemos a la administración de la colección de sitios y desde esta a la galería de soluciones.

• Cargamos el .WSP correspondiente a nuestro flujo y lo activamos…y cruzamos los dedos para que no dé error.
• Por suerte, la solución se activa y aparentemente el flujo está desplegado y listo para ser usado…pero esto lo veremos en el siguiente post de la serie.