SharePoint 2010: Configurar la aprobación de elementos de lista!

Como sucede con los documentos de una biblioteca de documentos, es posible configurar la aprobación de elementos de una lista (aunque sea personalizada) de manera que se vayan realizando los correspondiente cambios de estado y se controle cuando es visible o no un elemento de lista en función de los permisos del usuario que accede a la lista. Veamos un ejemplo práctico:

  • Navegamos hasta la lista en cuestión y pulsamos sobre la opción “List Settings” de la Ribbon.
  • En la página de configuración de la lista, pulsamos sobre la opción “Versioning Settings”.
  • En la página que se abre configuramos aquellos aspectos relativos a la configuración de aprobación:
    • Si se requiere aprobación o no de elementos.
    • Si se va a crear una versión del elemento de lista cada vez que se modifique.
    • Y finalmente quien puede ver las versiones borrador de un elemento de lista.
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  • A partir de configurar la aprobación de elementos de lista, vamos a ver como funciona el mecanismo jugando con dos usuarios diferentes. En primer lugar, un usuario colaborador crea un nuevo elemento en la lista. Como veis, cuando añadimos el nuevo elemento el estado de aprobación del mismo es “Pending”.
  • Un usuario no colaborador no debería poder ver el documento en estado de borrador como así sucede. Sólo verá aquellos elementos que estén aprobados.
  • De vuelta a un usuario colaborador, para aprobarlo tenemos dos opciones:
    • Usando la opción Approve / Reject disponible a nivel de elemento de lista.
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    • A través de la misma opción disponible en el formulario de visualización del elemento.
    • A través de la cinta de opciones.
  • Cualquiera de las dos opciones nos lleva a la pantalla de aprobación del elemento de lista que nos permite elegir entre cualquiera de los tres estados de aprobación disponibles:
    • Approved, de manera que aparecerá visible para todos los usuarios.
    • Rejected, de manera que el elemento no aparecerá para usuarios que no pueden ver elementos no aprobados.
    • Pending, que implica lo mismo que en el caso “Rejected”.
  • Aprobamos el elemento usando la cinta de opciones y aprovechamos para ver que se han generado las correspondientes versiones del mismo (Nota: Es necesario modificar el elemento de lista).
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Y hasta aquí llega este post sobre aprobación de elementos de lista.

Referencias: