SharePoint Syntex

Microsoft 365: Novedades en Microsoft Syntex–Diciembre 2022!

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Esta vez toca hacer un repaso a las novedades en torno a Microsoft Syntex anunciadas en el blog del equipo de producto.

Nueva capacidad de extracción en documentos PDF en Android: A partir de un documento PDF, Syntex permitirá extraer las páginas del mismo como documentos separados facilitando compartir solo aquello que se necesite compartir.

Nuevos aceleradores + actualización de aceleradores existentes: En conctreto son dos los aceleradores actuales disponibles que son el de Contract Management y el de Accounts Payable.

El acelerador de Accounts Payable incluye un modelo preconstruido de tratamiento de facturas que automatiza la extracción y clasificación de información. También se incluyen las listas y bibliotecas necesarias así como una serie de WebParts de ejemplo.

thumbnail image 1 of blog post titled Microsoft Syntex: December updates and a 2022 wrap-up

El acelerador de Contracts Management incluye una biblioteca de acuerdos de servicio que tiene asociado un modelo de procesamiento de documentos no estructurados. También incluye una biblioteca de cartas con una plantilla de ensamblado de contenidos preconfigurado en base a una lista disponible en el sitio.

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Anotaciones Universales en documentos PDF y TIFF

Permite añadir anotaciones a este tipo de documentos sin modificar el archivo subyacente.

thumbnail image 3 of blog post titled Microsoft Syntex: December updates and a 2022 wrap-up

https://techcommunity.microsoft.com/t5/microsoft-syntex/bg-p/MicrosoftSyntexBlog

Microsoft Ignite: Llega Microsoft Syntex!

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Sin duda, aunque tengo que decir que algo ya sabía Winking smile, una de las grandes novedades del Ignite ha sido la llegada de Microsoft Syntex que incluye SharePoint Syntex y además añade nuevas capacidades muy demandadas. ¿Y qué incluye Microsoft Syntex, pues vamos a verlo?

Procesado inteligente de Documentos

Esta característica viene de SharePoint Syntex y lo que permite es comprender, etiquetar y securizar información usando inteligencia artificial (Microsoft Azure, AI Builder y otras fuentes) y las capacidades nativas de Microsoft 365.

The user interface for Microsoft SharePoint. A document processing example with a Rental Agreement.

Además, Syntex tiene integración con Viva Topics de forma que se pueda generar conocimiento a partir del contenido extraído de forma inteligente.

Traducción de contenido a diferentes idiomas

The user interface for Contoso Green Energy company, proposal intake for Project Apollo. Selecting files to be translated from an auto-detected language into English.

Resumen de contenidos

Generación automática de resumen de contenidos a partir del procesado realizado de manera que nos podemos focalizar en lo que es importante.

Ensamblado de Contenido para la generación de documentos

Procesamiento de Imagenes, Audio y Video

Por defecto, Syntex es capaz de procear de forma automática casi 10.000 objetos reconocibles y extraer información de estos usando OCR.

En el caso de Audio y Video, se generan y extraen transcripciones con soporte de momento de hasta 28 idiomas.

Firma electrónica integrada con eSignature

Es posible firmar documentos con eSignature, Adobe Sign, DocuSign u otros:

Prompt to send a document for signature, with the cursor hovering over Syntex eSignature and showing two other options: Adobe Acrobat Sign and DocuSign.

Búsqueda inteligente con Microsoft Search

Se incorporarán características como:

  • Búsquedas en lenguaje natural
  • Búsqueda semántica habilitando la búsqueda por concepto vs. la clásica búsqueda por palabras clave
  • Contenidos relacionados con las búsquedas mediante Employees May Ask

A SharePoint page for Contoso Green Energy company, with Search bar at the top and the query “how many solar panels to charge a home” and listing the suggested answer, relevant files, and suggested contact.

Anotaciones

Se trata de poder añadir anotaciones a documentos sin modificarlos.

Procesador de reglas de contenido

Basado en el motor de reglas de listas de Microsoft Lists, se incorporan nuevas acciones al mismo enfocadas a gestión de contenido

Rule creation for file movement based on parameters of content type, showing Rental Agreements moving to Contoso Property Management file archive folder.

Plantillas y Aceleradores

Se añaden nuevas plantillas de Syntex orientadas a casos de uso de procesado de contenidos como la nueva  plantilla de accounts payable.

A Syntex solution accelerator for Accounts Payable, showing a dashboard including a bar graph and pie chart for Purchase Orders.

Backup & Restore

No solo para contenidos de SharePoint, sino también de OneDrive, Teams y Exchage:

The user interface of SharePoint Admin Center, to select restore settings including date and time.

Syntex Archiving

O lo que es lo mismo, mover contenido no crítico  capas de almacenamiento de menor coste en base a definir reglas de negocio.

The user interface of SharePoint Admin Center, a report showing a list of sites, and information including admin contacts, storage used, sensitivity label, and their statuses.

Syntex Protector

Para facilitar proteger la información almacenada, poder revisar quien tiene acceso a la misma, etc

Syntex helps ensure sensitive content is only accessed by approved internal and external resources. Preview of edit access restriction notification.

Referencia:

Welcome to Microsoft Syntex—Content AI integrated in the flow of work

Microsoft 365: Novedades en SharePoint Syntex–Julio 2022!

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En el paso Microsoft Inspire también hubo espacio para hablar de novedades en SharePoint Syntex, si bien tengo que decir que muchas de las mismas ya las teníamos en el radar. De todos modos este es un buen resumen de todo lo que hemos ido viendo a lo largo del año de la mano del equipo de producto:

  • Document Understanding:  We’ve added new abilities to refine extracted values (e.g., handling duplicates and multiple values) and to add new entities dynamically to taxonomy term sets.
  • Form processing: We’ve removed the 300-seat minimum to get 1MM credits to use AI Builder. Now, we’ve expanding eligibility for AI Builder credits by including 3,500 credits per Syntex license per month, pooled at the tenant level, with a maximum allocation of 1M credits per month.
  • Content assembly: With content assembly, you can build new content from your existing data sources or turn existing documents into templates to generate new content like contracts, invoices, or statements of work. Now, you can generate Word or PDF output, and embed placeholders inside tables.  Public roadmap item 88717
  • Contract management: With contract management you can govern contract creation, analysis, and lifecycles with standard clause libraries, workflow driven approvals, and automatic classification. Public roadmap item 88713
  • Prebuilt models: Quickly configure and deploy models to extract information from your invoices and receipts. Public roadmap ID 88703
  • Content center site design: Easily build content centers with a ready-to-deploy instructional SharePoint site template to begin creating and managing document understanding models. Public Roadmap ID 88705
  • Advanced metadata search: Perform specific metadata-based queries on SharePoint document libraries to make faster, more precise queries based on specific metadata column values, rather than just searching for keywords.
  • Advanced search with custom columns: You can add custom metadata columns, including multiline text and taxonomy fields, to the Syntex advanced search form for any licensed Syntex user. Public roadmap ID 88961
  • Syntex assessment tool: Generate a Power BI report that summarizes trends in your SharePoint information architecture to find places where Syntex might be of high value.

Además, tenemos disponibles nuevas demos y recursos:

What’s new in SharePoint Syntex – July 2022

Microsoft 365: Probando SharePoint Syntex con la plantilla de Syntex Content Center (I)!

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En esta ocasió os dejo la referencia al artículo que escribí para el #49 de CompartiMOSS en el que podéis ver paso a paso como el Syntex Content Center os habilita sin coste a probar las posibilidades que proporciona Syntex para la captura automática de información en documentos no estructurados.

https://www.compartimoss.com/revistas/numero-49/probando-sharepoint-syntex-con-la-plantilla-de-syntex-content-center

Imagen 2.- Sitio creado con la plantilla de Syntex Content center.

Microsoft 365: Novedades en SharePoint Syntex anunciadas en Ignite 2021–Edición de otoño

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Como era de esperar, en la edición de Ignite 2021 de otoño también hemos tenido novedades en torno a SharePoint Syntex que os resumiré en este artículo.

Plantillas automáticas (aka Content Assembly)

SharePoint Syntex no solo automatiza la captura y extracción de información de documentación estructurada y no estructurada, sino que además permite generar documentos al vuelo partiendo de los modelos de AI de que dispone la plataforma.

thumbnail image 2 captioned Content assembly in Syntex

Gestión de Contratos

En este caso estamos hablando de un vertical que estará disponible como parte del SharePoint Look Book que permite gestionar el ciclo de vida de creación de contratos, análiis de estos, clasificación automática, etc.

Búsqueda avanzada de serie (Por fin! Aunque a medias) para Sitios de SharePoint

Por fin la tan esperada búsqueda avanzada en base a metadatos llegará a sitios de SharePoint, aunque solo estará disponible inicialmente en sitios donde tengamos modelos de Syntex en uso.

thumbnail image 3 captioned Metadata search powered by Syntex

Procesos de Negocio

Aunque ya teníamos la posibilidad crear reglas de alertas e informes de Power BI desde listas de Microsoft Lists, faltaba disponer de esta capacidad en Bibliotecas de Documentos.

thumbnail image 4 of blog post titled Learn about the future of SharePoint Syntex at Microsoft Ignite

Modelos pre-construidos para la identificación y extracción de información

Hasta ahora en SharePoint Syntex era siempre necesario como paso previo crearnos nuestros modelos de Document Understanding. Con esta actualización, Microsoft nos proporcionará modelos pre-construidos que podremos utilizar.

Además, se añade la posibilidad de crear modelos fuera del Syntex Content Center y una nueva vista de tipo “Cards” en bibliotecas en las que se hayan aplicados modelos de Syntex de forma que podamos ver rápidamente que información se ha extraído.

Syntex comienza a hablar otros idiomas Winking smile

De momento solo en la parte de Forms Processing, pero este es el comienzo, veremos el soporte para idiomas adicionales al inglés. En concreto: Francés, Alemán, Italiano y Español.

Mejoras en el etiquetado de imágenes

Cuando una imagen se carga en SharePoint, de forma automática se extrae información de esta y se añade en una columna tags. Esta funcionalidad se va a mejorar añadiendo todavía más etiquetas, facilitando que podamos eliminar y añadir manualmente nuevas etiquetas, etc.

Integración de Syntex y Viva Topics

Se habilitan las siguientes integraciones entre ambos productos:

  • Dado que podemos configurar un modelo de Syntex para que aplique una etiqueta de sensibilidad al contenido procesado, luego Viva Topics tendrá en cuenta dichas etiquetas para incluir/excluir contenido en el proceso de minado de nuevos topics.
  • Creación de Topics a partir de las taxonomías definidas en Syntex.
  • A la inversa, en el futuro será posible incorporar topics de Viva Topics en el proceso de ensamblado de contenido.

Novedades en licenciamiento

Syntex se sube a “la moda” del Pay as you go de manera que podremos usar Syntex sin necesidad de tener una lciencia, simplemente pagando cuando lo necesitemos.

Referencia

Learn about the future of SharePoint Syntex at Microsoft Ignite – Microsoft Tech Community

[CompartiMOSS]: Disponible el número 49 de la revista!

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Desde el equipo editorial de CompartiMOSS nos complace compartir que una vez más hemos publicado un nuevo número de la revista y van 49. Como siempre, este número ha sido posible gracias a la inestimable colaboración de nuestros autores y por supuesto al apoyo de nuestros lectores. El número 49 de la revista está disponible online en nuestro sitio web: https://www.compartimoss.com/

Les invitamos a leer los artículos de este nuevo número y por supuesto a que nos envien sus propuestas para el siguiente número, que será realmente especial: el número 50 de CompartiMOSS.

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Project Cortex: La propuesta de Microsoft para capturar, comprender y procesar información de forma inteligente

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Cuando Microsoft lanzó  Project Cortex en Microsoft Ignite 2019, lo introdujo como un nuevo servicio en Microsoft 365 basado en un conjunto de nuevos servicios de Inteligencia Artificial (IA) innovadores y el API de Microsoft Graph que facilitan:

  • Conectar las personas al conocimiento (lo que ahora conocemos como Viva Topics en Microsoft Viva).
  • Reconocer, extraer y transformar información de contenido estructurado y no estructurado (lo que ahora conocemos como SharePoint Syntex).
  • Proteger y administrar de forma inteligente información y contenido con las características de Seguridad y Compliance de Microsoft 365.
Overview de Project Cortex

Figura 1.- Overview de Project Cortex (Fuente: Microsoft).

Con estos elementos claves, Project Cortex viene a paliar los principales problemas de gestión de información presentes actualmente en muchas organizaciones:

  • Silos de información desconectados a lo largo de aplicaciones y sistemas legacy y de negocio.
  • Introducción manual de información sujeta a errores e interpretación y con un alto coste económico.
  • Improductividades en la búsqueda de información.
  • Información duplicada en distintas aplicaciones y sistemas.
  • Imposibilidad (o simplemente es muy complicado) de poder categorizar la información con metadatos y taxonomías predefinidas.
  • Etc

Cortex no solo permite paliar estos problemas, sino que además puede proporcionar un claro retorno económico a las organizaciones que lo adopten tal y como refleja el Estudio conducido por Forrester y publicado en 2021 respecto al impacto económico de Project Cortex:

  • Ahorro en la clasificación de contenidos: De $1.2 M a $3.3 M.
  • Ahorro por mejorar el descubrimiento de información: De $42 M a $127 M.
  • Ahorro en herramientas legacy servicios profesionales: $864 K a $1.2 M.

Project Cortex proporciona a los clientes de Microsoft 365 los siguientes elementos fundamentales que resuelven los problemas y generan el retorno económico indicados:

  • Comprensión de Información gracias a la IA.
  • Procesado y transformación de información.
  • Governanza, Seguridad y Complianza en la información capturada y transformada.

Y son precisamente estos elementos fundamentales son los que nos llevan a hablar de SharePoint Syntex, el primer producto comercial de Project Cortex liberado por Microsoft en octubre de 2020.

SharePoint Syntex

SharePoint Syntex es un nuevo servicio disponible como AddOn en planes de Microsoft 365 que se asienta sobre SharePoint Online y los nuevos servicios de IA para proporcionar las siguientes funcionalidades en la captura, procesado y gobierno de la información:

  • Comprensión de la información mediante modelos de IA sin código que permiten identificar y extraer información de contenidos estructurados (Una orden de compra) o no estructurados (un contrato) para almacenar y clasificar estos de forma inteligente en la Gestión Documental que modelemos en la plataforma.
  • Procesado de información a través de automatizar la captura, ingesta y categorización de contenidos mediante procesos de negocio modelados con Power Apps. Por ejemplo, todo contrato identificado y procesado por Syntex se envíe a firmar a un tercero de confianza.
  • Seguridad y Compliance de la información: Además de identificar y extraer información de los contenidos, aplicar de forma automática etiquetas de retención y/o de protección en función del tipo de contenido al que corresponda la información.

Pero: ¿Qué aporta Syntex desde el punto de vista de captura y procesado de información disponible en documentos de distintos tipos?  La respuesta es que Syntex supone pasar del Machine Learning Convencional caracterizado por:

  • Hacer uso de una Inteligencia Artificial de tipo “Black Box”, es decir, que no es muy influenciable.
  • Necesitar un número de muestra grande para poder producir unos resultados de captura de información con una cierta precisión.
  • Necesitar interacción “humana” para revisar los resultados del procdesado.
Machine Learning Convencional

Figura 2.- Machine Learning Convencional (Fuente: Microsoft).

A un modelo de tipo Machine Taching caracterizado por:

  • Una Inteligencia Artificial “Human-centric”, es decir, que mejora con el tiempo y en base al aprendizaje.
  • Requerir de un número de muestras reducido (Con solo 5 es suficiente para identificar un documento) para generar resultados precisos.
  • Revisión de los resultados “de forma temprana” para mejorar los modelos de Machine Teaching.
Modelo Machine Teaching

Figura 3.-  Modelo Machine Teaching (Fuente: Microsoft).

Si bajamos un poco a tierra, SharePoint Syntes proporciona dos tipos de procesados de información basados en IA:

  • Identificación y procesado de documentos de naturaleza no naturaleza no estructurada (Por ejemplo Contratos) a partir de:
    • Crear un “Document understanding model”.
    • Definir Clasificadores Entrenables (Trainable Classifiers) para identificar documentos (Formato PDF, Office) con un conjunto pequeños de documentos incluyendo muestras negativas.
    • Extraer metadatos de los documentos que posteriormente se utilicen para clasificar los documentos.
  • Identificar y procesas documentos de naturaleza semiestructurada (Por ejemplo un Pedido) a partir de:
    • Un Modelo de IA creado con el AI Builder de la Power Platform.
    • Definir (etiquetar) la información a extraer de los documentos (Formato PDF, JPG, PNG).
Espectro de identificación y procesado de documentos

Figura 4.-  Espectro de identificación y procesado de documentos (Fuente: Microsoft).

Finalmente, SharePoint Syntex se aprovecha de las capacidades de Seguridad y Compliance de Microsoft 365 para aplicar de forma automática Etiquetas de retención que permitan retener ciertos documentos en función del tipo documental y a futuro aplicar etiquetas de protección que permitan de la misma forma encriptar y proteger los documentos en base a las condiciones que cumplan.

Conclusión

Bajo el nombre de Project Cortex hemos visto y veremos una serie de nuevos Servicios y Soluciones de Microsoft basados en servicios de IA innovadores y  destinados a conectar personas y conocimiento, identificar y procesar contenidos de manera inteligente y todo ello enlazado con elementos de Seguridad y Compliance.