Office 365: Comments in non-Office files in SPO and ODFB (I)!

So far, the ability to add comments to documents stored in SharePoint Online (SPO) and OneDrive For Business (ODFB) has been restricted to Office documents. Fortunately, this restriction has been removed and we can also add comments to non-office files through the common file viewer in Office 365:

Any comment added to a file gets registered as part of the file activity. Other users will be ablle to addd new comments to the previous comments, so notifications will be sent to the authors of the initial comments. Something that is not supported for now is the ability to mention other user in a comment in a file.

Office 365: FileChecker Migration Assessment Sample para SPO y ODFB!

En esta ocasión os comparto una herramienta que os puede facilitar la migración de archivos a SharePoint Online y OneDrive for Business (ODFB) ya que identifica caracteres no permitidos, longitudes de archivo excesivas y otros parámetros que puedan no permitir la migración de ciertos archivos. La herramienta en cuestión se llama FieChecker Migration Assesment para SPO y ODFB y podéis encontrar todos los detalles de la misma en este post de creador Bill Baer:

https://blogs.technet.microsoft.com/wbaer/2017/04/13/filechecker-migration-assessment-sample-available-for-sharepoint-online-and-onedrive-for-business/

Finalmente os dejo una captura de pantalla de la salida que genera la herramienta.

Office 365: Configuración del tipo de enlace para ODFB y SPO al compartir!

Una de las mejoras añadidas por Microsoft a la hora de compartir un archivo es la de poder especificar el tipo de enlace cuando se comparte un documento en OneDrive For Buiness (ODFB) o SharePoint Online (SPO) en Office 365:

Básicamente se trata de proporcionar el tipo de enlace por defecto a la hora de compartir documentos. Si por ejemplo seleccionamos la “Internal”» – people in the organization only” al compartir un documento tendremos la siguiente experiencia:

[Recursos]: Script para descargar todas las sesiones de Microsoft Ignite!

Si estás buscando una forma de bajarte todas las sesiones del pasado Microsoft Ignite, no busques más …puedes descargarte las sesiones haciendo uso del siguiente Script PowerShell: https://gallery.technet.microsoft.com/Ignite-2016-Slidedeck-and-296df316

Gracias a Michel de Rooij por preparar el script.

Office 365: Roadmap de ODFB y SPO anunciado en Microsoft Ignite!

Además de las novedades sobre Office 365 que se han anunciado en Ignite, durante el evento Microsoft también ha compartido lo que será el roadmap para SharePoint Online (SPO) y OneDrive for Business en los próximos meses. El resumen es el siguiente:

Actualmente en pleno roll out:

• Para usuarios:
• Shared folders + OD-SharePoint Online sync (preview)
• New sharing UX Mobile sharing notifications
• Sharing links for folders
• Download multiple files on browser
• File activity view for iOS
• Access SPO (SharePoint Online) files (Android)
• Access SP 2013/2016 files from iOS
• Copy from OneDrive to SharePoint
• File preview enhancements (Adobe, email, images, video)
• Suppport for iOS 10, Android
• Para Profesionales de IT
• Bandwidth throttling controls for sync upload
• Block anonymous edit sharing links
• Per User ODB management in O365 user admin console
• AAD conditional access (Windows preview)
• IT-managed Mac sync client deployment (preview)
• Security group sharing controls
• WIP (Windows Information Protection) support for Windows 10

Características que llegarán en Q4 de 2016

• Para usuarios:
• Shared folders + SharePoint Online sync (GA)
• Access SharePoint Online (SPO) files (Windows)
• New web UX on SharePoint on-prem
• Access SPO files from ODB browser
• File activity view for Android
• External sharing notifications
• Office Instant Previewer
• ‘Shared by Me’ view
• New UX on iPad and Android
• Re-sharing controls
• Scan for iOS
• Offline files for Window
• Para Profesionales de IT
• Dedicated ODB admin console
• Policy to block download for non-compliant devices
• Bring your own encryption key support
• AAD conditional access (Windows)
• IT-managed Mac sync client deployment

Características que llegarán en H1 en 2017

• Para usuarios:
• @mentions, notifications in Office doc comments
• Microsoft Flow integration
• Access SharePoint on-prem (Android & Windows)
• File activity view for Windows
• Microsoft Graph Discover view in iOS, Windows
• Curate Shared with Me view
• Move files from OneDrive to SharePoint
• Offline folders on mobil
• Para Profesionales de IT
• Removal of # % blocked characters
• RMS sync
• Max path length increase
• AAD conditional Access (Mac)
• External sharing reports

Y toda este roadmap lo podéis encontrar en la siguiente slide:

Referencia: http://www.zdnet.com/article/microsoft-onedrive-roadmap-a-slide-is-worth-a-thousand-words/#ftag=RSSbaffb68

OneDrive for Business: When do I save documents to OneDrive and when to a regular SharePoint Team Site? (I)

This is a very common question that many users ask themselves when they have to save documents in SharePoint 2013 OnPremises / SharePoint Online. Fortunately, you can find an answer to that question in the official Microsoft Documentation you can find here although answer this question totally depends on the needs and requirements of each organization…but, in general you could apply the following guidelines suggested by my fellows in the Office 365 Technical Network (Note: Please, take these ideas as recommendations you can use or not depending on your business requirements):

Important note: Credits go to Dean Gross, thanks a lot for sharing these great recommendations about OneDrive for Business.

Save documents to OneDrive when:

• You don’t plan to share them.
• You plan to share them, but they have a limited scope or lifecycle, for example, needing the link to the document and editing permission.
• You can’t identify an existing team site where your document belongs, and you don’t think the purpose of the document warrants creating a new one.

Save documents to a SharePoint Team Site when:

• The document is relevant to an ongoing project.
• You want to spread ownership and permissions across a wider collection of people.
• You want to grant permissions on a site basis instead of an individual document.
• Other project-related documents are already saved to the team site library, and others expect to find it there.
• You want to create a check-in workflow that assigns the document to someone else.

Additional references about general OneDrive for Business usage:

• Best practices and guidelines about security:
  • http://uwm.edu/o365/onedrive-security-recommendations/
• Guidelines to properly use OneDrive for Business:
  • http://www.uidaho.edu/its/OneDrive/Appropriate-Use
• Additional references:
  • http://blog.ciaops.com/2014/06/onedrive-for-business-vs-team-sites.html
  • http://blogs.perficient.com/microsoft/2014/03/when-to-use-onedrive-for-business-vs-team-sites/

OneDrive para Empresas: ¿Cuándo guardo documentos en OneDrive for Business y cuando en un sitio de grupo? (I)

Esta es una pregunta típica que se suelen hacer los usuarios cuando tienen que guardar documentación en SharePoint 2013 / SharePoint Online y para la que puedes hacer uso de la documentación oficial de Microsoft al respecto sobre cuándo utilizar una u otra opción para almacenar información…realmente las guías y pautas van a depender mucho de cada organización, pero de manera general (Nota: Los puntos aquí expuestos los he recogido de una conversación surgida en torno a estos temas en la Office 365 Technical Network) se podrían aplicar los siguientes puntos:

Guardar documentos en OneDrive for Business si:

• No se van a compartir dichos documentos y tienen un carácter / propósito personal.
• Se van a compartir los documentos, pero el ámbito / ciclo de vida de los mismos es limitado por lo que es importante poder disponer de la funcionalidad de compartirlos mediante un enlace y proporcionar permisos de edición si es necesario.
• No es posible identificar un sitio de grupo existente al que puedan pertenecer los documentos y no está claro que el propio propósito / fin del documento implique cerar un nuevo sitio de grupo.

Guardar los documentos en un sitio de grupo cuando:

• El documento es relevante para un proyecto en curso.
• Se necesita extender la propiedad y permisos de los documentos a lo largo de un grupo amplio de personas.
• Se necesita garantizar permisos a nivel de sitio en lugar de a nivel de documento individual.
• Otros documentos del proyecto ya están guardados en una biblioteca del sitio de grupo, y otros pueden esperar encontrarlos allí.
• Necesitas crear un proceso / workflow que haga el CheckIn de los documentos y los asigne a otras personas.

Otras referencias sobre este tema:

• Ejemplos de recomendaciones sobre seguridad:
  • http://uwm.edu/o365/onedrive-security-recommendations/
• Recomendaciones a la hora de utilizar OneDrive for Business:
  • http://www.uidaho.edu/its/OneDrive/Appropriate-Use
• Referencias adicionales:
  • http://blog.ciaops.com/2014/06/onedrive-for-business-vs-team-sites.html
  • http://blogs.perficient.com/microsoft/2014/03/when-to-use-onedrive-for-business-vs-team-sites/

Office 365: Probando OneDrive for Business Standalone (II)!

El otro día os mostraba en este post como es la experiencia de uso de OneDrive for Business Standalone cuando se adquiere como servicio fuera de suscripciones de Office 365 existentes. En este post vamos a ver como es dicha experiencia cuando a una suscripción de Office 365 le añadimos este servicio:

• Accedemos al portal de Office 365 y a través del menú vertical nos vamos a “servicio de compra”. En la página de servicios que se pueden adquirir, localizamos OneDrive for Business y hacemos clic en el botón de “Evaluación”.
• En la página que se muestra a continuación hacemos clic en “Probar ahora” de forma que tendremos a nuestra disposición 25 licencias de usuario de OneDrive for Business.

• Confirmamos a continuación el pedido.
• De vuelta al portal de Office 365, creamos un nuevo usuario al que posteriormente asignaremos una de las licencias de OneDrive.

• Asignamos una licencia de OneDrive for Business al usuario creado.
• A partir de aquí, la experiencia debería ser como la descrita en el post anterior. Sin embargo, en este caso al tener una suscripción completa de Office 365 si que se muestran los enlaces Sitios y Suministro de Noticias.

• La “buena noticia” es que si hacemos clic en “Sitios” se muestra un “forbidden” como una catedral por lo que como era de esperar el usuario de OneDrive no puede acceder a funcionalidad que no tiene disponible.
• Y “Suministro de noticias” simplemente no muestra nada.

Por lo tanto, podemos decir que la experiencia de usar OneDrive for Business Standalone como parte o no de una suscripción de Office 365 es casi la misma, aunque en el primer caso Microsoft parece que se ha olvidado de controlar que no se muestren los enlaces “Suministro de noticias” y “Sitios”.

Office 365: Microsoft aumenta el almacenamiento por usuario de OneDrive for Business hasta 1 Tb!

Bueno, por si a alguno le quedaba alguna duda de si tendría espacio de almacenamiento suficiente en OneDrive for Business, Microsoft acaba de resolverla dando un buen golpe encima de la mesa de los principales “players” ofreciendo soluciones de almacenamiento en la nube: desde hoy un usuario de OneDrive for Business puede llegar a tener hasta 1 Tb de almacenamiento. Sinceramente, hace tiempo que tengo claro que Microsoft va muy por delante con respecto a su competencia en temas de Cloud Computing y este anuncio es otra prueba más. Y ahora la prueba del algodón:

• Si os conectáis a vuestras suscripciones de Office 365 podréis ver en la configuración de OneDrive como es posible incrementar el espacio de almacenamiento desde los 25 GB iniciales hasta 1 Tb.

• Además de este incremento de almacenamiento, todo cliente de Microsoft que haya adquirido Office 365 ProPlus tendrá automáticamente derecho a ese espacio por usuario.