SharePoint y Access (III)!

Después de los dos primeros post sobre la integración entre SharePoint y Microsoft Access 2007 (ver parte I y parte II), en esta ocasión vamos a seguir viendo que operaciones/acciones podemos realizar con los datos de una lista de SharePoint utilizando Access 2007. Una vez editado un registro de una lista desde Access 2007, además de cambiar los datos, podremos:

  • Enviar por e-mail el registro concreto (necesitamos soporte del Automation Object E-Mail).
  • Imprimir el registro editado.
  • Recoger datos vía e-mail, que iniciará un asistente para configurar como ser recogen los datos a través de un e-mail:
    • La primera pantalla del asistente nos indica los pasos necesarios para configurar la recogida de datos vía e-mail. Pulsamos Next.
    • En la siguiente pantalla se especifica el tipo de formulario a utilizar para recoger los datos (HTML vs Infopath). En nuestro caso, elegimos Infopath y pulsamos Next.
image image image

    • En la siguiente pantalla especificaremos el tipo de acción: recoger datos de un nuevo registro o actualizar datos de un registro existente. Elegimos la segunda y pulsamos Next.
    • En la siguiente pantalla especificamos los datos que queremos recolectar. Pulsamos Next.
    • En la siguiente pantalla especificamos como vamos a procesar las réplicas vía e-mail.
image image image

    • Además, podremos especificar propiedades para controlar el procesamiento automático de los envíos.
    • En la siguiente pantalla tendremos que especificar que columna contiene la dirección de e-mail de los destinatarios.
    • En la siguiente pantalla se especifica en que campo del e-mail se añadirán los destinatarios.
image image image

    • En la siguiente pantalla, se nos informa de algunos warnings y posibles problemas. Pulsamos Next.
    • En la siguiente pantalla, seleccionamos la lista de destinatarios (en este caso podéis ver que en mis pruebas los destinatarios no son tales :-)). Pulsamos Send.
    • Si dispusiéramos de un campo de tipo e-mail, la cosa cambia. Abrimos el buzón de correo del usuario Administrator (Nota He vuelto a abrir con Access 2007 la lista Issues, pero con una columna e-mail adicional) y podremos comprobar que hay un e-mail relacionado con la lista Issues que incluye como attachment un formulario Infopath:
image image image
    • Abrimos el formulario asociado al correo, lo que abrirá Microsoft Office Infopath para actualizar el Issue correspondiente.
    • Tras realizar los cambios, pulsamos Submit y se abrirá una pantalla para facilitar el envío de los datos modificados.
    • Tras enviarlo, si volvemos al buzón de correo de Administrator, veremos que en la carpeta Access Data Collection Replies aparece un nuevo mensaje con el formulario Infopath como attachment.
image image image

    • Si abrimos el detalle del mensaje, veremos que se trata del formulario que actualizamos con anterioridad.
    • Como no tenemos la BD Access 2007 cerrada, la actualización vía e-mail no tendrá lugar pues la BD está en uso. Esta actualización ser realizará sin problemas en el caso de que la BD Access esté cerrada.
  • Enviar la información por correo electrónico en un cierto formato.
image image image
  • Otras funcionalidades de la integración de Accesso 2007 y SharePoint son:
    • Publicar los cambios realizados en Access 2007 aparecerán en SharePoint si estamos conectados o en el momento en el que sincronicemos la información. Los cambios se reflejan de manera automática como era de esperar.
    • Crear elementos propios de Access o de SharePoint a través de la Ribbon Create.
    • Elegir la forma de trabajo con los datos: online, offline, datos de caché, etc.
image image image
  image  

Y hasta aquí llega este tercer post sobre la integración de SharePoint y Access 2007. Espero que os haya resultado interesante.

SharePoint y Access 2007 (II)!

Siguiendo con la serie de posts sobre SharePoint y Microsoft Office Access 2007 que iniciamos hace un mes, en esta ocasión vamos a ver como podemos trabajar con datos de listas de SharePoint desde Access 2007. Empecemos.

Trabajo con listas de SharePoint en Access 2007

Como vimos en el primer post de la serie, integración de la plataforma SharePoint y Microsoft Office Access 2007 nos permite:

  • Abrir una lista de SharePoint directamente en Acccess 2007, de manera que tendremos una vista más enriquecida de la información guardada en una lista.
  • Guardar en SharePoint elementos típicos de Access (informes, formularios, hojas de datos) y abrirlas con el cliente Access 2007.
  • Crear una BD de Access 2007 abriendo listas de SharePoint con Access 2007. En este caso, Access 2007 creará toda la infraestructura necesaria para gestionar esta BD: informes, formularios, etc.

Vamos a ver un ejemplo de este último punto:

  • Supongamos que tenemos una lista de tipo Issues en un sitio de SharePoint con una serie de datos.
  • A través del menú Actions de la lista, hacemos clic en la opción Open with Access.
  • De este modo se abrirá Microsoft Office Access 2007. En primer lugar tendremos que especificar el path físico dónde se va almacenar la BD de Access asociada a la lista (a partir de pulsar OK, comienza el proceso de creación de la BD Access en el equipo cliente).
image image image

  • En la primera pantalla, tenemos la vista Access de la lista Issues, podemos ver además que estamos conectados a nuestro sitio SharePoint, aunque podríamos trabajar en modo Offline.
  • Si pulsamos sobre el Navigation Pane, podremos ver qué elementos típicos de Access 2007 se han creado a partir de los datos de la lista Issues:
    • Formularios para trabajar con la información de la lista en SharePoint.
    • Informes a partir de la información de la lista de SharePoint.
    • Formularos a otras listas vinculadas con la lista Issues.
  • Por ejemplo, el formulario Issues Details nos permite hacer un recorrido por los Issues dados de alta en la lista.
image image image

  • El informe Open Issues nos da un listado de Issues activos y pendientes de resolver.
  • Si nos vamos a la sección de información de usuario (User Information List) y pulsamos sobre uno de los formularios asociados (Por ejemplo, el User Information Details):
    • Podremos visualizar la información de los usuarios vinculados a la lista Issues de alguna forma (por ejemplo, como creadores de un Issue).
    • Si nos vamos a las pestañas Opened Issues y Assigned Issues podremos ver los Issues dados de alta por el usuario y que continúan abiertos, así como los asignados
image image image

Operaciones con datos de listas de SharePoint desde Access 2007

Una vez que hemos visto una primera aproximación a que posibilidades nos da Access 2007 para trabajar con lista de SharePoint, vamos a ver que operaciones/funcionalidades tenemos disponibles:

  • Volvemos al listado de Issues para ver en detalle que operaciones podemos realizar con los registros de la lista. A través del botón Options, habilitamos el contenido que se ha deshabilitado para la BD creada en Access.
  • De esta forma se habilitarán las distintas opciones de que dispone Access 2007 para trabajar con una BD, pero aplicadas a datos de SharePoint.
  • Por ejemplo, podemos dar de alta un nuevo Issue, lo que abrirá un formulario Access para crearlo.
  • Por supuesto, en cualquier momento podremos editar uno de los registros añadidos.
image image image

Y como este post sería demasiado largo si sigo detallando que acciones podemos realizar con datos de una lista de SharePoint, mejor lo dejamos para el tercer capítulo de la serie. Como siempre, espero que el post os haya resultado interesante.

SharePoint y Microsoft Office Access 2007 (I)!

Aprovechando que el jueves de la semana pasada realizamos un evento en Santander muy interesante sobre Mejora de Aplicaciones Access con SQL Server y SharePoint, voy a iniciar una serie de artículos sobre la integración de SharePoint (WSS 3.0 & MOSS) y Microsoft Office Access 2007. Empecemos.

Alternativas para la integración de SharePoint y Microsoft Access 2007

A la hora de integrar SharePoint y Microsoft Office Access 2007 tenemos varias alternativas:

  • Podemos mover una base de datos (BD) de Access 2007 a SharePoint a través del asistente Mover a SharePoint (Move to SharePoint Site). Este asistente crea listas de SharePoint en nuestro sitio, que además podremos vincular de la misma forma como se vinculan las tablas en nuestra BD. Además, Access 200 va a crear una nueva aplicación front-end que incluye formularios, informes y las nuevas tablas vinculadas que acabamos de exportar. La idea es que una vez que se han creado las listas de SharePoint, los usuarios pueden trabajar del mismo modo desde un sitio de SharePoint o desde tablas vinculadas en SharePoint.
  • Los usuarios pueden también abrir formularios de Access desde un sitio SharePoint así como listas en vistas tipo Access.
  • Se pueden crear BD’s desde listas de SharePoint abriéndolas en Access 2007. Si la BD no existe, Access 2007 la creará, así como un conjunto de formularios en informes basados en las listas.
  • Finalmente, Access 2007 proporciona acceso offline a lista de SharePoint, lo que permite trabajar en datos de Access 2007 de manera offline y sincronizar los datos posteriormente en SharePoint.

En este primer post vamos a ver la primera de las opciones comentadas para la integración entre SharePoint y Access 2007.

Mover los datos de una BD de Access 2007 a SharePoint

Para comprobar como se pueden mover de manera efectiva los datos de una BD de Access 2007 a SharePoint he creado una BD sencilla constituida por dos tablas relacionadas entre sí, y les he añadido una serie de registros para llevarlos a un entorno de SharePoint. A continuación, para exportar los datos de Access 2007 a SharePoint, no tenemos más que pulsar sobre la opción Mover a SharePoint que aparece en el ribbond de Datos Externos de Access 2007.

image image image
 
Se iniciará un asistente de exportación de la BD de Access a SharePoint en el que tendremos que realizar los siguientes pasos:
  • Especificar la url del sitio destino.
  • Especificar la biblioteca de documentos del sitio de SharePoint dónde se va a guardar la copia de la BD Access que estamos exportando a SharePoint.
  • Especificado el sitio de SharePoint destino y la biblioteca de SharePoint dónde se guardará la copia de la BD Acces, pulsamos Siguiente.
image image image 
  • Como tenemos dos tablas vinculadas en Access, el proceso de exportación va a crear estas tablas vinculadas, pero en SharePoint.
  • Una vez acabado el proceso de exportación, se habrán creado las dos tablas en SharePoint y se guardará una copia de la BD de Access en la biblioteca de documentos.
image image image
  • Si nos visualizamos todo el contenido de nuestro sitio de SharePoint, veremos que la sección Listas contiene dos nuevas listas cuyo nombre coincide con el de las tablas de la BD de Access que exportamos y que además estas listas contienen el mismo número de elementos que registros contienen las tablas de la BD Access origen.
  • Si abrimos una de las listas creadas, podremos comprobar como esta contiene los mismos datos que la tabla correspondiente en la BD.
  • Sin embargo, uno de los problemas que tiene la exportación de Access 2007 a SharePoint es que de primeras se puede perder las relaciones entre las tablas de la BD de Access 2007. En mi caso, ocurrió exactamente esto y la solución pasa por recrear las relaciones entre las tablas creadas en el proceso de exportación y publicar los cambios en el sitio de SharePoint.
image image image

Y hasta aquí llega el primer post de la serie sobre Access 2007 y SharePoint. Espero que el post os haya resultado interesante.