Office 365: Reminder Flow for SPO lists and document libraries (I)!

Integration between Flow and SharePoint Online (SPO) is being continuously improved by adding new scenarios that cover common use cases. One of the latest Flow additions in SPO is the ability to set a reminder based on a date field added to a list or a document library:

  • To try this new Flow, just add a new date column to a list or a document library in your SPO site (“Review date” in my case):

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  • Once the date column has been added, you will see that the Flow menu in the list / document library shows a new Reminder action based on that column: Set a reminder –> Review Date.

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  • When you click on the date column name, Flow settings panel to configure the Reminder Flow is opened. As you can see, in that panel you can configure the Flow name and the number of days in advance to your date column you want to send the reminder:

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  • To create the Flow, just click on “Create”. Of course, the user that created the reminder will be able to review the Flow at any time and modify it if necesary.

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  • Finally, we can easily test the Flow by adding some items to the list or document library, fill the date column with a proper date so the Reminder Flow created can send the reminder. In mi case, the reminder e-mail received in my mailbox looks as follows:

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Office 365: Flow de Reminders en Listas y Bibliotecas de Documentos (I)!

Microsoft sigue añadiendo más características de integración entre SharePoint Online (SPO) y Flow a través de la incorporación de nuevos Flows en listas y bibliotecas de documentos. Uno de estos nuevos Flows es el de establecer un recordatorio en una lista o biblioteca en base a una columna de tipo fecha disponible en la lista o biblioteca:

  • En un sitio de SPO, accedemos a una lista o biblioteca y añadimos una columna de tipo fecha (“Review Date” en mi caso):

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  • Una vez añadida la columna, de forma automática en la opción “Flow” de la barra de acciones de la biblioteca tendremos la posibilidad de añadir un Flow de Reminder en base a la columna de fecha añadida: Set a reminder –> Review Date.

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  • A continuación, se abre el panel de configuración del Flow de Reminder en el que podremos configurar el nombre del Flow y los días de antelación con los que queremos que se envíe el recordatorio:

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  • Para crear el Flow, simplemente hacemos clic en “Create”. El usuario podrá inspeccionar el Flow creado y modificarlo si es necesario a través del entorno de Flow:

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  • Por supuesto, si hay items listos para revisar, se podrá probar el Flow para revisar que las notificaciones se envían de forma correcta. En mi caso, este es el tipo de notificación recibida:

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