Office 365: Como crear un Flow para notificar OnDemand el alta de un nuevo documento / elemento en SPO (I)!

Microsoft Flow y su integración con SharePoint Online (SPO) permiten de una forma sencilla habilitar nuevos escenarios de colaboración como por ejemplo notificar OnDemand que se ha creado un nuevo elemento en una lista o un nuevo documento como veremos en este post.

  • Accedemos en primer lugar a una biblioteca de documentos disponible en un sitio cualquiera de nuestro tenant. A continuación, desplegamos las opciones de Flow y hacemos clic en Create a flow:

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  • Desde el panel de creación de Flow, hacemos clic en “See your flows” para acceder al entorno de diseño y creación de Flow.

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  • En la pantalla “My flows” hacemos clic en “Create from blank”:

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  • De esta forma, podremos seleccionar el trigger que va a causar que el Flow se lance. Para localizar el trigger que nos interesa, hacemos clic en “search hundreds of connectors and triggers”:

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  • Seleccionamos el trigger “SharePoint – For a selected item” que permite que el Flow sea lanzado de forma manual al seleccionar un documento de una biblioteca o un elemento de una lista.

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  • Una vez se muestra el diseñador de Flow, configuramos en primer lugar el Trigger de la siguiente forma:
    • Seleccionamos o indicamos la dirección URL del Sitio de SPO y el nombre o GUID de la lista o biblioteca de documentos a la que se va a vincular el Trigger.
    • En el caso de una Biblioteca de documentos tendremos que indicar manualmente su nombre o su GUID ya que a la fecha de escritura de este artículo no se listan las bibliotecas del sitio en el trigger).
    • A continuación, añadimos los datos de entrada que necesitemos teniendo en cuenta que este Trigger ahora mismo solo admite tres tipos de entradas:
      • E-Mail.
      • Text.
      • File.
    • En mi caso, voy a añadir una entrada tipo E-Mail y otra tipo Text.

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    • Nota: Para obtener el GUID de una biblioteca, podéis hacer una simple llamada a la API REST usando el navegador y que os devuelva el GUID de la lista. Por ejemplo:

https://<YourOffice365Domain>.sharepoint.com/sites/<SiteName>/_api/web/Lists/GetByTitle(‘Documentos’)/ID

    • A continuación, añadimos al Flow las acciones y condiciones que necesitemos. En mi caso, voy a añadir una acción de tipo “Outlook – Send an email” que voy a configurar de la siguiente forma:
      • En el campo “To” voy a seleccionar el valor de la entrada de tipo “E-Mail” añadida en el Trigger.
      • En el campo “Subject” voy a añadir el valor de la entrada de tipo “Text” añadida en el Trigger.
      • El campo Body de momento lo vamos a configurar con un simple texto

Notification_Flow_7

      • Para complementar el campo “Body” podemos hacer uso de la acción “SharePoint – Get Item” para obtener campos adicionales del documento seleccionado.

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  • Una vez que el Flow está listo, guardamos los cambios y comprobamos que está listo para ser utilizado en la biblioteca:

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  • Si hacemos clic en el Flow, se muestra el panel de lanzamiento del mismo con los parámetros de entrada indicados y que debemos configurar antes de poder ejecutar el Flow:

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  • Si todo va bien, podremos comprobar que el Flow se ha ejecutado sin problemas en la página de estado:

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  • Y que se recibe la notificación configurada.

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