Office 365: How to disable document sharing for corporate users in a SPO Site (I)!

As I say many times, it’s not possible to know and/or remember everything about a huge platform such as SharePoint Online (SPO). There are always new opportunities to learn stuff about the service. A good example is the topic I will cover in this article: how to disable sharing documents with users (no matter if they are corporate users or external ones) in a SPO site. You can continue reading this article at petri.com website: https://www.petri.com/disabling-document-sharing-users-no-access-spo-site

Office 365: Como deshabilitar compartir documentos con usuarios que no tienen acceso a un sitio (I)!

Como siempre suelo decir, con Office 365 y con SharePoint Online (SPO) siempre hay temas nuevos que aprender como por ejemplo como deshabilitar que los usuarios de un sitio de SPO puedan compartir documentos con otros usuarios que no tienen acceso al sitio ya sean usuarios corporativos o externos:

  • Accedemos al sitio que necesitamos configurar y luego a la página de configuración del sitio. Aquí haremos clic en Site permissions (Permisos del sitio).

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  • En la página de Site permissions, hacemos clic en la opción “Access Request Settings” (Configuración de solicitud de acceso):

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  • En la ventana que se abre, realizamos las configuraciones necesarias para evitar que un integrante del sitio pueda compartir documentos e incluso el sitio mismo. En mi caso, he desmarcado todas las opciones:

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  • Para probar que la configuración es correcta, añadimos un usuario al grupo de integrantes del sitio y comprobamos la experiencia en los siguientes escenarios:
    • Al compartir un archivo comprobaremos como el diálogo para compartir indica que el documento solo se puede compartir con usuarios que tienen acceso al sitio.

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    • Al copiar el enlace al documento, la experiencia es similar a la anterior:

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    • Finalmente, si se trata de compartir el sitio con un usuario que no tiene acceso al sitio, podremos comprobar que el diálogo de compartir no es capaz de resolver el usuario:

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