Office 365: Novedades en la Gestión de Contenidos en SPO anunciadas en Ignite!

Si en este post os anunciaba las principales novedades en SharePoint Online (SPO) anunciadas en Ignite, tengo que decir que me quedé un poco corto porque me faltaban las novedades en la gestión de contenidos que también se han anunciado y que sinceramente demuestran que Microsoft escucha a sus clientes y trata de facilitar el trabajo añadiendo más y más innovaciones en sus productos y servicios….dicho esto, vamos a las novedades:

  • Vuelve el panel de metadatos a Office…tengo que decir que por fin..esta funcionalidad era más que necesaria:

Word SharePoint properties panel 

  • Attention Views, o lo que es lo mismo, en un sólo clic poder revisar en una Biblioteca de Documentos si hay acciones pendientes de realizar en los archivos almacenada…en concreto añadir metadatos…la excusa de que no se pregunta al cargar los metadatos ya no se puede hacer más, con las Attention Views podremos ver el trabajo pendiente de hacer.

Attention views

  • Consultas e índices predictivos en listas y bibliotecas de documentos, de forma que el problema durante años del umbral de vista de lista desaparece en la práctica y ya no es una utopía tener en una simple vista millones de elementos o documentos….seguro que alguno se imaginará que esto no solo es posible a los cambios realizados en SPO, sino también las mejoras que se introducen en SQL Server 2017 y el uso de técnicas de Machine Learning.
  • Procesos de gestión documental con Flow integrados, como enviar un documento para revisar…Microsoft sigue avanzando en la integración de Flow con SPO y aparte de un nuevo panel de Flow para listas y bibliotecas de documentos, tendremos más procesos por defecto que estarán integrados directamente en la UI.

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  • Retención basada en eventos de documentos de manera que sea posible realizar retención de documentos OnDemand sin tener que esperar a que lleguen las fechas de expiración definidas.

Finalmente os dejo un resumen de las principales novedades y cuando vendrán de acuerdo al post de Chris McNulty en la Microsoft Tech Community:

  • When content is distributed between Office 365 and on-premises SharePoint, hybrid content types allow administrators to deploy a unified information architecture, governing metadata, templates and retention regardless of where content lives. [Now]
  • Attention Views aggregate files that require custom metadata into actionable screens that enable bulk management and updates.   [October 2017]
  • You can view and edit document metadata directly inside Word 2016 on Windows with the Word SharePoint Properties Pane. [January 2018]
  • You can work with the largest document libraries, using performance improvements from predictive indexing and queries. And you can find the files you need with the new filter pane.  [Now]
  • Automate document review and feedback with integrated review flows.  Built with Microsoft Flow and available on all libraries, you can easily route any file for review. [October 2017]
  • Build custom processes with Flow, to approve and publish content for libraries requiring formal check in and approval. [November 2017]
  • Event-based retention allows you to trigger document disposal from external events like project closure, financial events, or manual review. [Q4 2017]
  • Sync files from document libraries protected with information rights management policies. Files from IRM-protected document libraries can now be synced to your PC or Mac.  [Q4 2017]

Referencias