Día: julio 5, 2017

Office 365: Is it possible to archive any Office 365 Group not required / in use anymore?

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The answer is “Yes”, but not using an archive mechanism provided by Microsoft. The steps you will need to folow are explained in  Office 365 for IT Professionals book (I recommend you to buy it if you want to keep up to date with many of the services and features available in Office 365) are the following:

  • Remove all owners from the group’s membership list.
  • Remove all users from the group’s membership list.
  • Add a new group owner. Ideally, this should be a special compliance administration account instead of a tenant administrator.
  • Ensure that the group is private so that its documents stay invisible to Delve or other searches.
  • Block email by changing the group primary SMTP address and set RequireSenderAuthenticationEnabled property to $True to stop Exchange Online accepting any external email sent to the group.
  • Hide the group so that it does not appear in the GAL and other address lists.

Office 365: ¿Se pueden archivar Grupos de Office 365 que no se necesiten / estén en uso?

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La respuesta es qué sí, aunque no mediante un mecanismo proporcionado por Microsoft para ello. Los pasos a seguir (y qué podéis encontrar en el libro Office 365 for IT Professionals, que os recomiendo) son los siguientes:

  • Eliminar a los propietarios de la lista de miembros del grupo.
  • Eliminar a los usuarios de la lista de miembros del grupo.
  • Añadir un nuevo propietario al grupo que debería ser una cuenta de administrador de compliance frente a una cuenta de administrador de tenant.
  • Verificar que el grupo es privado de forma que los documentos que contiene permanecen invisibles para Delve.
  • Bloquear el acceso por e-mail al grupo a través de:
    • Cambiar la dirección SMTP principal del grupo.
    • Fijar la propiedad RequireSenderAuthenticationEnabled a $True.
  • Ocultar el Grupo de la GAL y otras listas de direcciones.