Office 365: Alguna FAQs sobre Planner (I)!

En este primer post de la serie os comparto una serie de FAQs, por cortesía de Tony Redmond (compañero MVP de Office Servers & Services) sobre Office 365 Planner:

¿Qué es Office 365 Planner?

Es una nueva Aplicación que Microsoft está añadiendo a los tenants de Office 365 que se encuentra actualmente en versión Preview y que aporta una funcionalidad similar a la popular aplicación Trello adecuada para la gestión de proyectos pequeños o para facilitar el trabajo colaborativo orientado a tareas de Grupos de Trabajo. Por supuesto, Planner (como Trello) no están pensadas para proporcionar una funcionalidad de gestión de proyectos avanzada como la que proporciona Microsoft Project (versiones Project Server, Online y de Escritorio) que en todo caso se mantiene como la herramienta de adecuada para Jefes de Proyecto y todos aquellos roles que en su día a día tienen que trabajar en proyectos grandes o complejos. Más información sobre Planner en este enlace.

¿Está Office 365 Planner disponible para su uso en Producción?

Planner está disponible actualmente en tenants de Office 365 configurado en modo First Release y estará disponible de forma global a lo largo de este año 2016 (+ información en este enlace). Planner está accesible desde el portal tasks.office.com

Al estar en Preview, veremos cambios en las capacidades y funcionalidades de Planner hsata que esté disponible de forma globa. La Preview actual no solo permite probar Planner, sino también obtener feedback de los usuarios y clientes de Office 365. En lo que a planes de Office 365 se refiere, Planner estará incluido de acuerdo a Microsoft en suscripciones empresariales (planes E1 a E5), subscripciones de tipo empresa y subscripciones para Educación.

¿Cómo se licencia Planner?

Por el momento Planner se activa a través de un código promocional proporcionado por Microsoft (Ha habido más de un código) o como parte de licencias E5. En el caso de activar Planner por medio de un código promocional, Planner se añade como un servicio independiente en nuestro tenant de Office 365 lo que significa que tendremos que asignar las licencias a los usuarios bien a través del Portal de Office 365 o bien por medio de PowerShell. Por ejemplo, para verificar los usuarios de Office 365 con licencia podemos usar el siguiente código PowerShell:

Get-MsolUser | ? {$_.Licenses.AccountSkuId -eq "tenant:PLANNERSTANDALONE"}

Y para visualizar los usuarios que tienen acceso a Planner como parte de un Plan E5, el código PowerShell a utilizar es:

Get-MsolUser | ? {$_.Licenses.AccountSkuId -eq "tenant-name:ENTERPRISEPREMIUM_NOPSTNCONF" -and $_.Licenses.ServiceStatus[8].ProvisioningStatus -ne "Disabled"}

¿Qué es un Plan?

Un Plan es una colección de tareas que se asignan a los miembros de un equipo. Cada tarea representa una unidad de trabajo o una actividad que se tiene que completar antes de una fecha.

¿Dónde se guardan los datos de Planner?

Depende de qué datos estemos hablando. Los datos del plan (metadatos) se guardan en un servicio de Azure y los comentarios a las tareas de un plan se guardan en el buzón de Exchange Online (EXO) del Grupo de Office 365 asociado con el Plan. Los documentos del Plan y otros adjuntos se guardan en la biblioteca de documentos del sitio de SharePoint Online (SPO) vinculada al Grupo.

¿Existe un vínculo entre Planner y Grupos de Office 365?

Sí. Cada Plan se asocia con un Grupo de Office 365 y actualmente la relación es 1 a 1 (esto puede cambiar en el futuro) de manera que no es posible tener un Plan sin el Grupo correspondiente. En cambio, un Grupo puede existir sin estar vinculado a un Plan. Si se crea un Plan que no tiene un Grupo, Office 365 se encargará de crearlo de forma automática.

¿Qué otras dependencias tiene un Plan?

Todo aquel que quiera trabajar con Planner necesita un buzón de EXO para poder contribuir a un Plan. También necesitará utilizar SPO para poder acceder a los documentos guardados en la Biblioteca de Documentos del Grupo (y por tanto del Plan).

¿Qué sucede con las personas que no forman parte del Grupo de Office 365?

Se puede asignar una tarea a cualquier persona que es miembro del Grupo o dejarla sin asignar. Para poder asignar tareas en un Plan, es necesario que el usuario forme parte del Grupo y que su cuenta de usuario pertenezca al tenant de Office 365…por lo tanto, por el momento no se permite que personas externas participen en Pllaner, aunque esta característica vendrá a futuro cuando se añada dicho soporte en Grupos de Office 365.

¿Quién puede crear nuevos Planes?

Por el momento todo el mundo puede crear un nuevo Plan. La política de buzón de OWA que se puede utilizar pare restringir la capacidad para crear Grupos de Office 365 no aplica a Planner. En la práctica esta falta de control se traduce en qué se crearán Planes y Grupos sin ningún tipo de planificación. De acuerdo a Microsoft, se está trabajando en la creación de políticas que permitan comprobar qué Planes son obsoletos y eliminarlos (lo mismo para Grupos).

¿Se puede asignar una misma tareas a varias personas como parte de un escenario en el que varias personas comparten trabajo y responsabilidad de qué la tarea sea completada?

No por el momento. Una tarea solo se puede asignar a una única persona. De acuerdo a Microsoft, se está trabajando en añadir soporte para responsabilidades compartidas.

¿Cómo se realiza el seguimiento del progreso de una tarea?

Una tarea se puede encontrar en tres estados fundamentales: No iniciada, en Progreso o Completada. No es posible indicar el grado de progreso de una tarea (con el correspondiente porcentaje).

¿Se soporta etiquetado de tareas?

Sí. Se dispone de la posibilidad de etiquetar tareas con 6 códigos de color. Son los miembros del Grupo / Plan quienes deciden como utilizar esas etiquetas de colores.

¿Se soportan Check Lists (Listas de Comprobación) en Planes?

Sí, se pueden asignar elementos de Check Lists a una tarea. Cada elemento del Check List es independiente de los demás y puede estar en un estado Compleado (No chequeado) o Realizado (Chequeado).

¿Qué sucede si alguien deja el Grupo?

Se tendrán que asignar las tareas pertenecientes a esa persona a otra del Grupo. Este proceso es manual por el momento.

¿Incluye Planner gráficos / informes que permitan visualizar el progreso en el cumplimento de tareas de forma rápida?

Planner incluye algunos gráficos de progreso, aunque no muchos. Si se necesitan gráficos de tipo Gantt o de Burndown, entonces es recomendable usar una herramienta de gestión de proyectos más sofisticada como Project Online.

¿Qué sucede cuando todas las tareas de un Plan se completan?¿Se puede cerrar y empezar de nuevo?

Se puede empezar de nuevo creando un nuevo conjunto de tareas, pero las tareas completadas permanecerán en el Plan a no ser que se borren. Por el momento Planner (al contrario que Trello) no cuenta con una forma de archivar actividades antiguas.

¿Se pueden migrar tareas de listas de tareas de SPO a Planner?

No, actualmente no es posible.

¿Se pueden migrar información y tareas de Trello a Planner?

No, actualmente no es posible.

¿Se puede mover un Plan a Project Online?

No de forma automática, pero sí de forma manual. Actualmente no existe conexión alguna entre Planner y Project Online.

¿Qué es un Cubo (Bucket) de Planner?

Es un contenedor de tareas dentro de un Plan. Se puede tener tantas tareas como se dese en un cubo y tantos cubos como se quiera en un Plan. Por defecto, un Plan incluye un Cubo denominado “Pendiente” (To Do) que puede ser renombrado.

¿Se pueden arrastrar y soltar tareas entre Cubos?

Sí.

¿Existen plantillas para crear Planes de forma que por defecto se disponga de un conjunto de tareas y cubos cuando se crea el Plan?

No. Por el momento, Planner no soporta el concepto de Plantillas para Planes.

Grupos de Office 365 se integran con Outlook 2016: ¿Ocurrirá lo mismo con Planner?

De momento los únicos clientes disponibles para trabajar con Planner son los exploradores web. Aunque los Grupos de Office 365 se integran con Outlook 2016, no  es posible acceder a Planner desde Grupos…únicamente se pueden ver los comentarios añadidos a las tareas si un plan se asocia con un Grupo. Todos estos comentarios se muestran como cualquier otra conversación en un Grupo.

¿Existe una aplicación móvil para Planner?

No todavía.

¿Se puede enviar por medio de correo una tarea a un Plan?

No es posible.

Microsoft es el propietario de Wunderlist: ¿Tendrá conexión con Planner?

No existe todavía una integración entre Wunderlists y las tareas de un Plan. De acuerdo a Microsoft, están trabajando en proporcionar esa integración.

¿Hay comandos PowerShell para administrar Planes?

No por el momento. Únicamente disponemos de comandos PowerShell para trabajar con Grupos.

¿Existe una API que permita acceder a la información de un Plan?

Sí, aunque está todavía en beta. Información disponible sobre la API en:

http://graph.microsoft.io/en-us/docs/api-reference/beta/resources/task.

¿Estará Planner disponible para clientes OnPremises?

Dado que Planner depende por un lado de los Grupos de Office 365 y por otro del Servicio de Azure, no parece probable que Planner vaya a estar disponible para OnPremises.

¿Cómo puedo proporcionar Feedback sobre Planner a Microsoft?

A través del siguiente enlace al User Voice de Planner:

https://planner.uservoice.com/forums/330525-planner-preview-feedback-forum/

Referencia: Post de Tony Redmond, colega MVP de Office servers & Services:

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