Esta es una pregunta típica que se suelen hacer los usuarios cuando tienen que guardar documentación en SharePoint 2013 / SharePoint Online y para la que puedes hacer uso de la documentación oficial de Microsoft al respecto sobre cuándo utilizar una u otra opción para almacenar información…realmente las guías y pautas van a depender mucho de cada organización, pero de manera general (Nota: Los puntos aquí expuestos los he recogido de una conversación surgida en torno a estos temas en la Office 365 Technical Network) se podrían aplicar los siguientes puntos:
Guardar documentos en OneDrive for Business si:
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No se van a compartir dichos documentos y tienen un carácter / propósito personal.
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Se van a compartir los documentos, pero el ámbito / ciclo de vida de los mismos es limitado por lo que es importante poder disponer de la funcionalidad de compartirlos mediante un enlace y proporcionar permisos de edición si es necesario.
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No es posible identificar un sitio de grupo existente al que puedan pertenecer los documentos y no está claro que el propio propósito / fin del documento implique cerar un nuevo sitio de grupo.
Guardar los documentos en un sitio de grupo cuando:
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El documento es relevante para un proyecto en curso.
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Se necesita extender la propiedad y permisos de los documentos a lo largo de un grupo amplio de personas.
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Se necesita garantizar permisos a nivel de sitio en lugar de a nivel de documento individual.
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Otros documentos del proyecto ya están guardados en una biblioteca del sitio de grupo, y otros pueden esperar encontrarlos allí.
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Necesitas crear un proceso / workflow que haga el CheckIn de los documentos y los asigne a otras personas.
Otras referencias sobre este tema:
- Ejemplos de recomendaciones sobre seguridad:
- Recomendaciones a la hora de utilizar OneDrive for Business:
- Referencias adicionales:
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