OneDrive for Business: When do I save documents to OneDrive and when to a regular SharePoint Team Site? (I)

This is a very common question that many users ask themselves when they have to save documents in SharePoint 2013 OnPremises / SharePoint Online. Fortunately, you can find an answer to that question in the official Microsoft Documentation you can find here although answer this question totally depends on the needs and requirements of each organization…but, in general you could apply the following guidelines suggested by my fellows in the Office 365 Technical Network (Note: Please, take these ideas as recommendations you can use or not depending on your business requirements):

Important note: Credits go to Dean Gross, thanks a lot for sharing these great recommendations about OneDrive for Business.

Save documents to OneDrive when:

  • You don’t plan to share them.
  • You plan to share them, but they have a limited scope or lifecycle, for example, needing the link to the document and editing permission.
  • You can’t identify an existing team site where your document belongs, and you don’t think the purpose of the document warrants creating a new one.

Save documents to a SharePoint Team Site when:

  • The document is relevant to an ongoing project.
  • You want to spread ownership and permissions across a wider collection of people.
  • You want to grant permissions on a site basis instead of an individual document.
  • Other project-related documents are already saved to the team site library, and others expect to find it there.
  • You want to create a check-in workflow that assigns the document to someone else.

Additional references about general OneDrive for Business usage:

OneDrive para Empresas: ¿Cuándo guardo documentos en OneDrive for Business y cuando en un sitio de grupo? (I)

Esta es una pregunta típica que se suelen hacer los usuarios cuando tienen que guardar documentación en SharePoint 2013 / SharePoint Online y para la que puedes hacer uso de la documentación oficial de Microsoft al respecto sobre cuándo utilizar una u otra opción para almacenar información…realmente las guías y pautas van a depender mucho de cada organización, pero de manera general (Nota: Los puntos aquí expuestos los he recogido de una conversación surgida en torno a estos temas en la Office 365 Technical Network) se podrían aplicar los siguientes puntos:

Guardar documentos en OneDrive for Business si:

  • No se van a compartir dichos documentos y tienen un carácter / propósito personal.
  • Se van a compartir los documentos, pero el ámbito / ciclo de vida de los mismos es limitado por lo que es importante poder disponer de la funcionalidad de compartirlos mediante un enlace y proporcionar permisos de edición si es necesario.
  • No es posible identificar un sitio de grupo existente al que puedan pertenecer los documentos y no está claro que el propio propósito / fin del documento implique cerar un nuevo sitio de grupo.

Guardar los documentos en un sitio de grupo cuando:

  • El documento es relevante para un proyecto en curso.
  • Se necesita extender la propiedad y permisos de los documentos a lo largo de un grupo amplio de personas.
  • Se necesita garantizar permisos a nivel de sitio en lugar de a nivel de documento individual.
  • Otros documentos del proyecto ya están guardados en una biblioteca del sitio de grupo, y otros pueden esperar encontrarlos allí.
  • Necesitas crear un proceso / workflow que haga el CheckIn de los documentos y los asigne a otras personas.

Otras referencias sobre este tema: