SharePoint Online: How to remove URLs from Search Results (I)!

In this post I will explain how you can temporarily configure SharePoint Online Search to remove some URLs from search results when users do a common search. As you will see, this configurations are really “temporal” and useless from a practical point of view:

  • Let’s assume we have a SharePoint online site named “C. Decisional” and we would like to avoid the home page of this site appears in the search result when doing a search in the search center.
  • In order to achieve this requirement, we only need to access to the SharePoint Online Administration and click the “Search” link in the vertical menu.
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  • In the “Remove Search Results” page we only need to add the URLS we want to remove from the search results so SharePoint Online will remove them automatically from the results as soon as we press the “Remove Now” button.
  • Once the removal process finishes, we will see an information page in the “Remove Search Results” page saying that the URLs has been removed from the search results.
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  • If we repeat the same search we did at the beginning, we will see that the URLs are effectively excluded from the search results.

And here is when it comes the question: How do we make these URLs appears again in the search results? Well, the answer is quite straightforward: as soon as a new crawl is done in SharePoint Online as you can read in the following Office 365 article: http://office.microsoft.com/en-001/office365-sharepoint-online-enterprise-help/remove-search-results-HA103630752.aspx. Therefore, this “Remove Search Results” setting is at the end quite useless as I said at the beginning of the post.

SharePoint Online: Como excluir Urls de los resultados de las búsquedas (I)!

En este post os voy a comentar como de “forma temporal” es posible configurar las búsquedas de SharePoint Online para omitir ciertas Urls cuando se realiza una búsqueda. Como veréis, el carácter “temporal” implica que no va a ser muy útil esta opción de configuración:

  • Supongamos que tenemos un sitio denominado C. Decisional y que queremos que la página de inicio de dicho sitio no queremos que aparezca al realizar una búsqueda.
  • Para lograrlo, accedemos a la Administración de SharePoint Online y en la página con las distintas opciones de configuración hacemos clic en “Quitar resultados de la búsqueda”.
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  • En la página de configuración “Quitar resultados de la búsqueda” basta con indicar las URLs que se quieren quitar de los resultados de búsqueda para que SharePoint de forma las elimine de forma automática de los resultados devueltos en una búsqueda una vez que hacemos click en el botón “Quitar ahora”.
  • A continuación, se inicia el proceso que permite quitar la Url configurada de los resultados de las búsquedas. Cuando dicho proceso concluya, veremos un mensaje informativo en la misma página de “Quitar resultados de la búsqueda”.
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  • Si repetimos la búsqueda, veremos como la Url especificada no aparece en los resultados de búsqueda:

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¿Cómo hacer que vuelvan a aparecer? Pues esperando a qué se realice el siguiente crawling: http://office.microsoft.com/en-001/office365-sharepoint-online-enterprise-help/remove-search-results-HA103630752.aspx. Por lo tanto, como véis esta opción de quitar Urls de los resultados de búsqueda no es demasiado útil.