[Product Review]: GScan Online de Gradient!

Con este artículo, voy a comenzar la que espero sea una serie de revisiones de productos sobre SharePoint (y posiblemente otras plataformas) que vayan llegando a mis manos de una u de otra forma y que considere interesantes por el requerimiento de negocio (o técnico) que resuelven).

Resumen

Una de las características más importantes de SharePoint desde el punto de vista de modelado de soluciones de negocio es sin duda su “carácter de plataforma extensible” lo que permite dar respuesta a los diferentes requerimientos plantados cuando se decide optar por SharePoint como plataforma corporativa sobre la que construir y dar respuesta a las necesidades de una organización.

En el marco de SharePoint 2013 y SharePoint Online, Microsoft ha definido un nuevo modelo de extensibilidad que introduce el concepto de Aplicación para dar respuesta a los requerimientos de soluciones de negocio personalizadas tanto para usuarios individuales como para una organización. La apuesta de Microsoft es aclara, recomendando la adopción y uso de este modelo de Aplicaciones como el marco de trabajo para construir estas soluciones para SharePoint, poniendo además a disposición de los desarrolladores y de los usuarios una tienda, el Office Store, en el que se pueden publicar y descubrir Aplicaciones que resuelvan las necesidades planteadas. Precisamente, en este artículo se analiza la aplicación GScan Online de Gradient (https://www.gscanonline.com/) como claro ejemplo de respuesta a un requerimiento de negocio muy habitual hoy en día (digitalización simple de información + 0 papeles) y de las posibilidades del nuevo modelo de aplicación para SharePoint (la Aplicación está disponible en el Office Store tanto para SharePoint OnPremise como para SharePoint Online en Office 365).

Instalación y configuración de GScan Online

Para poder evaluar GScan Online en un sitio de SharePoint 2013 (OnPremises u Online), es necesario realizar su instalación desde la página oficial de la Aplicación en el Office Store.  GScan Oline es una aplicación de SharePoint de tipo Provider-Hosted ya que todo el procesado que realiza cuando se digitaliza información es un trabajo pesado que se tiene que realizar en un servidor en el que se han desplegado los componentes necesarios para realizar el procesado de documentos, extraer los metadatos adecuados del documento, aplicar OCR si así se estima, etc. Una vez que se ha instalado GScan Online, es realmente sencillo comenzar a utilizarla:

  • Desde la página de “Contenidos del sitio”, hacemos clic en el Tile de GScan Online Lite (Versión de prueba de GScan Online) de manera que se inicia un asistente inicial de configuración (Nota: Este asistente se inicia únicamente cuando se configura GScan Online por primera vez). Dentro de los pasos del asistente, tendremos uno relativo a instalar y configurar una pequeña utilidad de cliente necesaria para poder hacer uso de los dispositivos de escaneo a los que tengamos acceso desde nuestro equipo de trabajo. Una vez que se ha instalado esta utilidad, el asistente de configuración incluye, entre otros pasos, la posibilidad de elegir aquellas Bibliotecas de Documentos del sitio actual en las que se va a guardar la información digitalizada.
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  • Además, podremos elegir tanto el Tipo de Contenido de la Biblioteca como los metadatos del mismo que se quieren incorporar a la digitalización.
  • Concluida la configuración inicial de GScan Lite, ya estamos en disposición de comenzar a utilizar esta Aplicación. La pantalla de inicio de la misma nos permite visualizar de un solo vistazo las distintas características y funcionalidades que aporta:
    • Cinta de trabajo, desde la que se pueden realizar tareas como realizar retoques sobre el documento a digitalizar (procesar), alejar / acercar el documento, aplicar OCR al mismo, moverse entre página del documento, etc.
    • Un panel de metadatos del documento en el que se listan los metadatos disponibles en la Biblioteca de Documentos de destino y cuyo valor podremos extraer del documento a procesar. Estos metadatos se pueden añadir de forma completamente manual o bien aprovechando la potente capacidad de OCR de GScan Online.
    • Finalmente, una sección global de accesos directos que nos permite indicar el origen de los contenidos a procesar (un dispositivo de escaneo, el sistema de archivos de nuestro equipo, OneDrive, DropBox, etc).
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  • Mención especial merecen las opciones de configuración de la Aplicación ya que permiten configurar aspectos muy variados del proceso de digitalización: resolución a aplicar, tipo de escaneo (Duplex vs. Simplex vs. Flatbed), tipo de imagen (Color, escala de grises, blanco y negó), si se va a utilizar un separador de documentos (puede ser una página en blanco o una página con un código de barras), etc.

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Uso de GScan Online

Para ver GScan Online, vamos a partir de alguno de los Documentos de demostración proporcionados por Gradient:

  • Para el ejemplo, voy a hacer uso de una factura que pesa más de 1 MB en disco. En concreto, el PDF a procesar es el que podéis ver a continuación.
  • Una vez que GScan Online adquiere el documento, el aspecto del mismo en la pantalla inicial de la aplicación es el que se muestra a continuación. Como se puede apreciar, el formato del documento es diferente gracias al procesado realizado por GScan Online que permite mejorar la calidad del documento original independientemente de su origen (imágenes escaneadas, fotografías de un Smartphone, imágenes realizadas a mano).

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  • Además, sobre el documento procesado (que ocupa bastante menos que los 4 MB del documento original) se pueden realizar operaciones de retoque como recortar el documento, cambiar la orientación, alineado del documento, etc.
  • Una vez que el documento está listo, podremos extraer metadatos del mismo sin más que marcar la zona de texto deseada para cada metadato disponible en la biblioteca de documentos donde se vaya a almacenar.
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  • Finalmente, cuando tengamos listo el documento procesado para ser almacenado (podríamos incorporar nuevas páginas procedentes de otros documentos escaneados, procesar documentos independientes adicionales, etc), guardamos el documento y sus metadatos y este es el resultado:
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Como se puede apreciar, el documento guardado pesa menos que su original y además incluye todos los metadatos especificados por medio de la funcionalidad de OCR.

Conclusiones

Sin duda, GScan Online es un claro ejemplo de solución que extiende SharePoint sobre la base del nuevo marco de extensibilidad del nuevo modelo de Aplicaciones de la plataforma y que cumple un requerimiento de negocio muy habitual hoy en día: facilitar el proceso de digitalización de información en las organizaciones de forma que el camino hacía el concepto de 0 papeles sea posible y no una utopía.

Información adicional sobre GScan Online

Si estás interesado en conocer más detalles sobre GScan Online, tanto a nivel técnico como funcional, contacta conmigo enviándome un correo a jcgonzalezmartin1978@hotmail.com.

Referencias