SharePoint 2013 & Online: ¿Para qué sirven las Company Inclusions / Exclusions?–Parte I

Una de las novedades que incorporan las búsquedas en SharePoint Online y SharePoint 2013 es el relativo al manejo de diccionarios que facilitan la realización de búsquedas a partir de la definición de términos que luego se puede utilizar al realizar búsquedas por parte de los usuarios. En este sentido, podemos “enseñar” al motor de búsquedas a extraer entidades contenidas en los metadatos de la información almacenada en sitios de SharePoint para utilizarlas posteriormente en el panel de refinamiento. De la misma forma, podemos definir que entidades no queremos extraer de esos metadatos. En el primer caso estamos hablando de hablando de “Company Inclusions” y en el segundo de “Company Exclusions”. En este artículo os voy a enseñar como hacer uso de estos elementos en las búsquedas de SharePoint Online:

  • Lo primero que tenemos que hacer es acceder a la sección de búsquedas dentro de la administración de SharePoint Online (Nota: en la Parte II de la serie veremos como hacer las mismas configuraciones para SharePoint 2013 On-Premise). En la administración de las búsquedas, hacemos clic en “Administrar diccionarios de búsquedas”.
  • A continuación accederemos al almacén de metadatos de nuestro tenant de Office 365. En el mismo tenemos un grupo denominado “Search Dictionaries” que cuenta con cuatro grupos de términos:
    • Por un lado, “Company Exlusions” y “Company Inclusions” para añadir términos relativos a entidades que queremos excluir / incluir en nuestras búsquedas.
    • Por otro lado, “Query Spelling Exclusions” y “Query Spelling Incluisons” que nos permite facilitar la corrección ortográfica de los términos buscados por el usuario. Este tema lo trataremos más adelante en otros artículos de este blog.
  • Configuramos los 2 grupos de términos relativos a “Comapany Exclusions” y “Company Inclusions” añadiendo los términos que consideremos.
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  • Volvemos a la página de administración de las búsquedas en nuestro tenant de SharePoint Online y en esta ocasión hacemos clic en el enlace “Administrar esquema de búsqueda”.
  • En la página “Esquema de búsqueda” podemos visualizar tanto las propiedades administradas como las rastreadas nivel de tenant. Buscamos una propiedad de tipo administrado denominada “Companies” en la que podemos recoger los metadatos relativos a entidades (o compañías) contenidos en propiedades rastreadas por el motor de búsqueda.
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  • Esta propiedad no está mapeada con ninguna propiedad rastreada por el motor de búsqueda y no es necesario realizar mapeo alguno para hacer uso de la capacidad de extracción de entidades del motor de búsqueda. Lo podemos comprobar en la sección “Asignaciones a propiedades rastreadas”.
  • A continuación tenemos que buscar la propiedad administrada que va a contener las entidades que vamos a extraer en “companies”. En mi caso, he elegido la propiedad “Title” que se utiliza como metadato de documentos de bibliotecas de documentos.
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  • Accedemos a la página de detalle de la propiedad “Title” y en la sección “Extracción de nombre de compañía” marcamos el check de “Extracción de compañía” y guardamos los cambios.
  • A continuación nos aseguramos de tener disponibles documentos en nuestros sitios de SharePoint Online en los que la propiedad Title tengan valores de entidades que hemos añadido en el diccionario “Company Inclusions”.
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  • Lo siguiente que tenemos que hacer es acceder a la página de resultados que tenemos definida en SharePoint Online, la editamos y procedemos a configurar la WebPart del panel de refinamiento. En el panel de configuración de la Web Part, hacemos clic en el botón “Choose Refiners…”. En la ventana de configuración del panel de refinamiento, simplemente buscamos la propiedad “companies” y la configuramos adecuadamente. Fijaros como la propiedad, en el caso en el que se haya hecho un rastreo, ya muestra valores de entidades que han sido extraídas por el motor de búsquedas.
  • Guardamos los cambios de configuración del panel de refinamiento y simplemente realizamos una búsqueda por un valor de entidad incluida en el diccionario “Company Inclusions”. Como resultado, tendremos que se muestra un nuevo refinador que contiene los valores extraídos como queríamos (Nota: Como comentaba antes, se tiene que realizar un rastreo para qué se hayan extraído las entidades de la propiedad “Title” de los documentos disponibles en nuestros sitios de SharePoint Online).
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Y hasta aquí llega este primer post sobre el uso de los diccionarios de búsquedas en SharePoint 2013 y SharePoint Online.

Referencias: