SharePoint Online: Cómo crear subsitios bajo el sitio público (I)

Una de las necesidades que nos podemos encontrar con SharePoint Online es la de crear subsitios bajo el sitio raíz de del sitio público. Para ello, el procedimiento a seguir debería ser el estándar…y digo que debería porque vamos a ver como esto no es así:

  • Accedemos al sitio público de SharePoint Online en una suscripción de Office 365 y navegamos a la página “Contenidos del sitio”.
  • Si bajamos a la sección “Subsitios” de dicha página, veremos que no aparece la opción para crear nuevos sitios con lo que nos puede entrar un primer momento de pánico.
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  • Decididos a buscar formas de crear subsitios, podemos tratar de ver si activando alguna característica se soluciona el problema. Para ello nos vamos a la página de configuración del sitio y nos llevamos la segunda sorpresa: no hay forma de administrar a través de la interfaz de usuario las características del sitio raíz y de la colección de sitios.
  • ¿Y qué hacemos? Pues buscar un plan “C” que en este caso pasa por ver si con SharePoint Designer 2013 (SPD 2013) es posible crear sitios. Para ello, abrimos el sitio público en SPD 2013 y nos vamos a la sección subsitios. Hacemos clic en la opción “Subsitio” de la Ribbon.
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  • En la ventana que se abre seleccionamos la plantilla que queremos especificar para el sitio a crear y la Url para el mismo definida bajo el sitio raíz del sitio público.
  • Presionamos el botón “Aceptar” y al cabo de unos instantes tendremos el sitio creado al que se puede acceder con usuarios anónimos sin problemas. Podréis comprobar rápidamente este resultado ya que SPD 2013 abre una nueva instancia con el Sitio recién creado.
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Para concluir este post, un par de pegas a esta aproximación para crear sitios bajo el sitio raíz de un sitio público de SharePoint Online

  • La primera es qué haya que recurrir a SPD 2013 para poder realizar una tarea necesaria con total seguridad.
  • La segunda es qué aunque en la ventana de creación de sitios podéis usar todas las plantillas disponibles con SharePoint Online, mis pruebas me han permitido comprobar que con algunas plantillas no es posible crear sitios. Esto sucede con la plantilla de Wiki Empresarial.

SharePoint 2013: Recomendaciones para el autogrowth de las BDs de contenido, servicios y configuración (I)!

Durante la tercera semana de agosto tuve la oportunidad de participar junto con Alberto Díaz en unas sesiones de formación y consultoría en plataforma SharePoint 2013 y uno de los temas, entre los muchos que salieron, de los que hablamos fue sobre las recomendaciones relativas al crecimiento del tamaño de las bases de datos (BDs) de SharePoint. Las conclusiones a las que llegamos es qué no hay que dejar los valores de crecimiento por defecto de SQL Server puesto que penaliza el rendimiento de SharePoint…ahora bien, ¿Qué configuración tenemos que poner en el parámetro autogrowth tanto para los archivos de datos como de log de las BDs de contenidos y de servicios? La respuesta es qué depende del tipo de BD y del tipo de archivo:

   1: ALTER DATABASE MyDB 

   2:   MODIFY FILE 

   3: (NAME=MyDB_Log,FILEGROWTH=20MB);

En el próximo artículo de la serie veremos más en detalle estas configuraciones.

SharePoint 2013: Opciones de antivirus disponibles!

Revisando ayer mis RSS me encontré con este estupendo post de Spence Harbar en el que recopila las opciones de antivirus que a día de hoy tenemos disponibles para utilizar en SharePoint 2013 y que os recomiendo que os apuntéis. Además, y como podéis ver en el post, la información es actualizada cada cierto tiempo. El resumen rápido de opciones de antivirus disponibles y recomendables en cuanto a soporte es el siguiente:

  • TrendMicro PortalProtect.
  • Symantec Protection for SharePoint.
  • Kapersky Security for SharePoint Server.
  • ESET Security for Microsoft SharePoint Server.

Fijaros que en la lista no he incluido a ForeFront porque no hay una versión específica para SharePoint 2013 y como dice Spence en su post, a día de hoy el mensaje por parte de Microsoft es qué ForeFront para SharePoint será descontinuado en 2015.

[Eventos]: Ya tenemos disponible la agenda preliminar de la Iberian SharePoint Conference!

Desde la organización de la Iberian SharePoint Conference tenemos el placer de anunciaros la versión preliminar de la agenda de la conferencia que esperamos que sea de vuestro agrado. Esta agenda no es la definitiva, pero se aproxima bastante a lo que tendréis la oportunidad de ver en Madrid el 10 de octubre…¿A qué esperas para apuntarte? El registro para la conferencia está abierto desde hace unas semanas y con unos precios imbatibles.

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SharePoint 2013 & SharePoint Online: Como obtener rápidamente el número de versión (II)!

El otro día os comentaba una técnica para obtener rápidamente la versión de un SharePoint 2013 On-Premise o bien de SharePoint Online mediante el uso del servicio service.cnf. Fuera de lo curioso del dato devuelto para este servicio para SharePoint Online, otra posibilidad que tenemos para obtener la versión de una u otra plataforma es mediante SharePoint Designer 2013 (SPD 2013):

  • Para un sitio de SharePoint Online, la versión que obtenemos es la 15.0.0.4455 que no coincide con el valor devuelto por service.cnf.
  • Y para un SharePoint On-Premise al que tengo acceso, la versión que se obtiene es la en este caso la 15.0.0.4420 para el sitio de la Iberian SharePoint Conference a la que os recuerdo que os podéis inscribir ya mismo pues el registro está abierto desde hace unas semanas. En este caso, el valor devuelto por SPD 2013 y service.cnf coinciden.
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Finalmente, os dejo una referencia al blog Steve Chen ingeniero de escalación de Microsoft que tiene documentados los números de versión para SharePoint 2013. Como podéis ver en la tabla de versiones y para los ejemplos que os he puesto:

  • En el sitio de SharePoint Online estamos con una versión posterior a la Cumulative Update (CU) de Junio que nos da un número de versión de 15.0.0.4517 y que también es posterior a la CU de agosto como podéis ver en este post de Todd Klindt que también documenta los números de build.
  • Para el caso del SharePoint On-Premise de ejemplo, la versión que nos da SPD 2013 es la de la RTM de SharePoint 2013.

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SharePoint 2013: Uso de las capacidades de “Recomendación de Contenidos” (I)!

Cómo sabéis, una de las grandes novedades de SharePoint 2013 viene de la mano del motor de búsquedas qué recoge lo mejor de la buscador empresarial y de FAST qué se han fusionado en una única plataforma de búsquedas que también incluye la funcionalidad de Web Analytics. Precisamente en este nivel, es dónde SharePoint 2013 incluye un componente de procesado espectacular qué a partir de la información indexada es capaz no solo de generar estadísticas de uso, sino también de determinar que elementos son más populares en un sitio de SharePoint y de establecer recomendaciones. En este primer post, vamos a ver como hacer uso de estas capacidades de elementos populares y recomendados presente en SharePoint 2013.

  • Si queremos conocer a nivel de una biblioteca de documentos los elementos + populares para los usuarios, basta conque hagamos clic en la correspondiente opción disponible en la cinta. Adicionalmente, tendremos una WebPart con el mismo nombre qué nos permite crear una página de elementos populares en base aquellos contenidos más utilizados por nuestros usuarios.
  • Cualquiera de las dos opciones nos conduce a una página, qué parece un centro de búsquedas, en la qué se muestra el listado de elementos populares detectados por el componente de procesado analítico y en la que disponemos de distintas vistas de información y también podemos realizar búsquedas. Básicamente, la información mostrada en esta página procede del análisis del índice de búsqueda y las acciones realizadas por el usuario para identificar que elementos percibe el usuario como más relevantes:
    • Las acciones del usuario producen eventos de uso qué son almacenados: hacer clic en un enlace, pulsar un botón, ver un documento, …
    • Los eventos de uso son analizados y contados mediante el algoritmo de recomendación presente en el Componente de Procesamiento Analítico.
  • La página de “Elementos populares” también está accesible desde la configuración del sitio. En la sección “Administración de sitios” disponemos de un enlace “Tendencias de popularidad” que nos lleva a la misma.
  • Por otro lado, tendremos acceso a una serie de informes de búsqueda qué incluyen también datos de popularidad. Estos informes están en la sección “Administración de la colección de sitios” y en el enlace “Popularidad en informes de búsqueda”.
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  • Uno de los informes es el de “Uso”.
  • Se trata de un informe en formato “Excel” que recoge información detallada del uso de un sitio de SharePoint. Podremos visualizar información sobre las vistas recibidas.
  • Por supuesto, hay muchos más informes disponibles sobre todo relativos a búsquedas.
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Referencias:

Office 365: Trabajo con SharePoint Online en planes Small Business Premium (II)!

Siguiendo con la serie de artículos sobre SharePoint Online en planes de tipo Pequeña Empresa en Office 365, en esta ocasión vamos a ver tanto las posibilidades de configuración del servicio como el acceso al sitio público creado por defecto.

  • Desde la página principal, bajamos a la sección “Administrar su organización” en la que disponemos de una serie de accesos directos a distintas informaciones y opciones de configuración de los servicios de la suscripción.
  • Si pulsamos sobre el enlace “Administrar la configuración de toda la organización”, accederemos a una nueva página en la que de manera muy sencilla podemos visualizar y cambiar las configuraciones aplicadas a cada servicio disponible.
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  • De vuelta a la página principal del portal, podemos omitir el panel de introducción pulsando el enlace “Omitir panel de introducción” de manera qué únicamente se muestren las opciones para configurar los servicios y todos los enlaces de información. Fijaros como al quitar el panel, se muestra más información en la sección de administración que antes no aparecía como por ejemplo el número de licencias disponible.
  • Pulsamos sobre el enlace “Administre su sitio web público” disponible bajo “sitio web”. En la página que se abre podemos optar por crear directamente el sitio web público bajo la Url por defecto de Office 365 o bien configurar en primer lugar nuestro propio dominio.
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  • Si pulsamos sobre el Tile “Nuevo sitio público” de manera que se muestra el sito público creado por defecto en SharePoint Online. Os recuerdo que este sitio público por defecto no está accesible de forma anónima, sino que hay que seguir los pasos comentados en este artículo. Adicionalmente, para comenzar a personalizar el sitio web es necesario hacer clic en el enlace “Iniciar sesión”.
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Y hasta aquí llega este segundo artículo sobre trabajo con SharePoint Online en una suscripción de Office 365 de tipo Mediana Empresa Premium. En el siguiente artículo veremos como acceder al sitio de grupo.