SharePoint Online: Como invitar a usuarios externos a colaborar (II)!

En este artículo os comentaba el funcionamiento del mecanismo de invitación a usuarios externos para colaborar en sitios de SharePoint Online. El caso, es qué el otro día preparando una formación al realizar una invitación a un usuario externo a una de mis colecciones de sitios, me daba continuamente un aviso de error indicando qué no se podía compartir el sitio con usuarios externos por lo que me puse a indagar qué me faltaba en esa colección de sitios para tener esta funcionalidad disponible:

  • Lo primero que hay que hacer es comprobar a nivel del tenant de Office 365 qué tenemos habilitada la funcionalidad de “Uso compartido externo”. Por defecto, está habilitada como podéis ver en la correspondiente captura de pantalla.
  • Pero tener habilitada esta funcionalidad no es suficiente, porque si tratáis de compartir una colección de sitios que no sea la qué se crea por defecto veréis que se muestra el mensaje de marras indicando qué no se puede compartir el sitio con usuarios externos.
  • Tras investigar un poco, la clave está en qué es necesario indicar de forma explícita que la colección de sitios se puede compartir para poder compartir elementos de la misma. Para poder realizar esta configuración, tenemos que navegar a la administración e nuestro tenant de Office 365. En la misma, disponemos de la opción “Uso compartido” qué es la clave de todo.
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  • Seleccionamos la colección de sitios en la que queremos activar el uso compartido de manera que se muestra la correspondiente ventana de configuración. Marcamos una de las dos opciones que habilita el uso compartido y pulsamos “Guardar”. Un punto importante aquí, es que el cambio no es automático, hay que darle unos minutos para que se propague.
  • Y a partir de aquí, ya podemos compartir la colección o elementos de la misma con usuarios externos.
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Referencias: