SharePoint Online: Actualizaciones en cuotas de almacenamiento!

Sin duda, grandes noticias: Microsoft acaba de realizar actualizaciones importantes en lo que a cuotas de almacenamiento se refiere para SharePoint Online en Office 365. En concreto, como se puede leer en el blog del equipo de Office 365, se han introducido las siguientes actualizaciones:

  • Incremento en la cuota de almacenamiento por Tenant que pasa de 5 TB a 25 TB…que decir: impresionante, no creo que nadie se queje de que no tiene almacenamiento suficiente en SharePoint Online.
  • A pesar de todo, si se necesita almacenamiento adicional, Microsoft ha realizado una reducción de precio del 92 % de manera que por cada nuebo GB que compremos se pasará de 2.5 $/mes a 0.20 $/mes.

Os recuerdo que almacenamiento de partida se calcula de la siguiente forma: 10 GB + 500 MB * # Seats (para planes E).

SharePoint 2010: Como crear formularios personalizados de lista (IV)!

Siguiendo con la serie de artículos sobre como crear formularios personalizados de lista, en esta ocasión vamos a ver las posibilidades que nos brinda la interfaz de usuario de SharePoint 2010. En concreto veremos que hay dos aproximaciones:

  • Editando los formularios en el navegador, lo que nos permite añadir WebParts que los personalicen.
  • Editando los formularios con InfoPath Designer 2010, lo que nos permite modificar el look & feel de los formularios, añadir reglas de validación, etc. En este caso hay que tener en cuenta que los formularios solo se mostrarán renderizados en el navegador para SharePoint Server Enterprise ya que se necesitan los servicios de formularios InfoPath.

Antes de comenzar con este último artículo de la serie, os recuerdo los artículos previos:

Los pasos para personalizar los formularios por defecto de una lista son los siguientes:

  • En primer lugar, navegaos a la lista en cuestión (en mi caso una lista de tipo Vínculos) y a través de la sección “Lista” de la Ribbon accedemos a la opción de personalización que nos permite modificar cualquiera de los tres formularios de lista disponibles: New, Edit y Display.
  • Si personalizamos el formulario de Nuevo elemento, entramos en el modo de edición del mismo y podremos añadir por ejemplo nuevas WebParts.
  • Por ejemplo, podemos añadir una WebPart de tipo Editor de contenido en la que añadamos contenido estático o incluso código JavaScript.
image image image
  • Tras salir del modo de edición, si añadimos un nuevo elemento a la lista veremos que las personalizaciones se muestran al usuario.
  • La otra posibilidad de que disponemos para personalizar los formularios de una lista de SharePoint es el uso de InfoPath Designer 2010. Para hacer uso de la misma, pulsamos sobre la opción “Personalizar Formulario” disponible en la Ribbon.
  • De esta forma se abre InfoPath Designer 2010 y podemos comenzar a cambiar el look & feel del formulario de lista.
image image image
  • Podemos añadir también nuevos campos al formulario o reglas de validación.
  • Para publicar los cambios, simplemente pulsamos el botón de publicación rápida disponible en InfoPath Designer 2010.
  • Una vez finalizado el proceso de publicación, comprobamos que las personalizaciones están disponibles en los formularios de la lista.
image image image
  • Como vemos, en el formulario de nuevo elemento no aparecen las personalizaciones realizadas a través de la interfaz de usuario. Esto es así porque cuando se personalizan los formularios de lista con InfoPath Designer 2010, lo que está sucediendo realmente es que se crean nuevos formularios para crear, actualizar y visualizar elementos de lista y además de marcan como formularios por defecto.
  • De echo, podríamos personalizar estos nuevos formularios con la interfaz de usuario. Como vemos, los formularios personalizados con InfoPath Designer 2010 son mostrados usando una WebPart de visor de formulario InfoPath.
image image

SharePoint Online: ¿Se pueden copiar flujos de trabajo no reutilizables entre sitios?

Esta pregunta es la que planteaban el otro día por los foros de SharePoint, y aunque intuía la respuesta (“creo que va a ser que no), mejor demostrarlo rápidamente:

  • Creamos un flujo de trabajo con SharePoint Designer 2010 (SPD 2010) en el sitio origen.
  • Abrimos otra instancia de SPD 2010 con el sitio destino y arrastramos el flujo creado desde el sitio origen a la sección de flujos de trabajo del sitio destino (en otra colección de sitios).
  • Comprobamos que el flujo de trabajo “aparentemente” se ha copiado en el sitio destino.
image image image
  • Intentamos editar el flujo copiado en el sitio destino y tras algunos mensajes de error vemos que no es posible editarlo lo que hace que tampoco se pueda usar en el sitio.

image

SharePoint Online: Como recuperar un subsitio borrado por error en planes P!

Si por error eliminamos un subsitio bajo nuestro Team Site en un plan P, que no cunda el pánico porque lo podremos recuperar de forma sencilla gracias a la papelera de reciclaje de SharePoint Online que permite recuperar y restaurar subsitios eliminados:

  • Supongamos que bajo nuestro Team Site tenemos un cierto sitio que eliminamos por error.
  • Para recuperarlo nos vamos a la papelera de reciclaje del Team Site.
  • En la papelera de reciclaje, tenemos que acceder a la papelera de reciclaje de la colección de sitios a través del enlace que aparece página de acceso.
image image image
  • En este nivel de papelera, pulsamos sobre la opción del menú “Eliminado de la Papelera de reciclaje del usuario final” de manera que allí veremos el subsitio eliminado. Seleccionamos el subsitio y pulsamos sobre Restaurar selección.
  • Comprobamos que el subsitio se ha restaurado a través de la página “Ver todo el contenido del sitio”.
image image

SharePoint Online: Limitaciones en la creación de flujos de trabajo para planes P!

Cuando vayamos a crear flujos de trabajo en SharePoint Online (SPO) en Office 365 tenemos que tener en cuenta que hay ciertas limitaciones que no permiten que podamos crear los mismos flujos de trabajo en planes P (Pequeñas empresas y profesionales) frente a lo que podemos hacer en planes E (Empresas grandes y medianas) en los que en principio no hay limitaciones conocidas de manera que podemos crear con SharePoint Designer 2010 (SPD 2010) el mismo tipo de flujos que podemos crear en SharePoint 2010 OnPremise. En concreto, el siguiente artículo de la Knowledge Base (KB) de Microsoft describe las limitaciones a la hora de crear flujos de trabajo con SPD 2010 que tenemos en planes P de Office 365 en cuanto a que acciones de flujo de trabajo de las disponibles no se pueden utilizar:

  • Iniciar el proceso de aprobación de conjunto de documentos
  • Capturar una versión de un conjunto de documentos
  • Enviar un conjunto de documentos al repositorio
  • Establecer el estado de aprobación de contenido del conjunto de documentos
  • Iniciar el proceso de aprobación, el proceso de inicio de retroalimentación, el proceso de tarea de inicio personalizada
  • Declarar registro, anular el registro, Administrador de la búsqueda de un usuario
  • Finalizar el proceso de tarea, establecer estado de aprobación de contenido (como el autor)
  • Espere a que el cambio en el elemento de tarea de proceso
  • Establezca el campo de tareas, rescindir la tarea
  • Anexar la tarea, Delegar tarea
  • Reasignar la tarea, tarea hacia delante
  • Insertar tarea
  • Reasignar tareas
  • Solicitar un cambio
  • Enviar correo electrónico de la tarea

SharePoint 2010: ¿Cuándo usar RBS?

Como sabéis, SharePoint 2010 incorpora, gracias al soporte que da SQL Server, la posibilidad de almacenar contenido en el sistema de archivos a través del Remote Blog Storage (RBS) pensado para permitir escenarios en los que se necesita cargar ficheros de un tamaño relativamente grande (se suele hablar de más allá de 3 MB) de una forma intensiva en escenarios de colaboración lo que llevaría a un rápido crecimiento de las BD’s de contenidos y a un empeoramiento del rendimiento percibido por los usuarios que trabajan con SharePoint. RBS trata precisamente de cubrir este tipo de escenarios permitiendo por una parte que las BD’s de contenidos no crezcan de forma desmesurada y que el rendimiento de SharePoint no se vea penalizado y todo ello de forma transparente para el usuario que no es consciente que los archivos con los que trabaja están almacenados en el sistema de archivos. Evidentemente, y como podéis leer en una de las referencias que os dejo, no todos son ventajas ya que por ejemplo el uso de RBS complica la realización de copias de seguridad, se necesita capacidad adicional para monitorizar todo lo que se almacene en el sistema de archivos, HW adicional para ese almacenamiento, entre otras necesidades. Por lo tanto, cuando hagamos el planning de una solución de SharePoint es importante prever como va a ser el crecimiento de nuestras BD’s a partir de estimar el tamaño medio de los archivos para decidir si optar o no por una arquitectura de SharePoint que incorpore RBS.

Finalmente os dejo algunas referencias útiles respecto a RBS y SharePoint 2010:

Eventos: Materiales del WebCast de desarrollo en SharePoint Online!

Ya tenéis disponible para descarga los materiales del WebCast de desarrollo en SharePoint Online en Office 365 que realizamos ayer desde el CIIN. Aprovecho, para agradecer a todos los asistentes al WebCast su participación en el mismo. Podéis descargaros los siguientes materiales del WebCast desde este enlace en la web de SUGES:

  • Grabación del WebCast.
  • Presentación que utilicé en el WebCast.
  • Algunas demos realizadas.

image

Aprovecho también para copiaros las Urls de artículos del blog en el que se cubren algunas de las cosas y demos que comenté durante el WebCast: