SharePoint Online: Opciones de migración de contenidos y documentos (I)!

Una pregunta recurrente cuando se comienza a usar SharePoint Online en Office 365 es la relativa a migrar los contenidos que tenemos en nuestra organización a nuestro sitio de SharePoint Online. Básicamente, podemos decir que tenemos dos aproximaciones:

  • La aproximación manual, que implica copiar los documentos de nuestra organización y moverlos a SharePoint Online aprovechando por ejemplo la vista de explorador que tenemos en las bibliotecas de documentos de SharePoint. En esta aproximación también nos podemos aprovechar de las vistas de datos (tipo Excel) o Access de las listas y bibliotecas de documentos o la carga múltiple de documentos que tenemos a nivel de biblioteca de documentos. Los problemas de esta aproximación son varios:
    • El primero, que es manual por lo que es poco productiva y en función del volumen de documentos puede llevarnos bastante tiempo.
    • Si tenemos metadatos asociados a los documentos, los vamos a perder casi con total seguridad.
    • La migración de información que no sea documentos es incluso peor.
  • La aproximación automática, que implica que o bien recurrimos a un producto de terceros que realice el trabajo (aquí podéis revisar lo que AvePoint, Quest o Metavix ofrencen al respecto) o bien nos creamos nuestro propio migrador aprovechando que podemos interactuar de forma remota con SharePoint Online a través del modelo de objetos en cliente, los servicios web que expone o la API REST.

Estas aproximaciones son generalistas, luego en función de dónde tengamos los datos a mover tendremos otras posibilidades o trucos como por ejemplo cuando queremos mover datos de un SharePoint On-Premise a un SharePoint Online en cuyo caso nos podría funcionar la opción de Guardar sitio como plantilla en On-Premise incluyendo el contenido y luego restaurarlo en SharePoint Online. Por supuesto, a la hora de pasar a la acción es recomendabgle seguir las pautas de migración que podéis encontrar en este enlace.

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