SharePoint 2010: Configurador y uso del organizador de contenidos!

SharePoint 2010 viene lleno de sorpresas, y a pesar de que ya van más de 5 meses desde la RTM, de cuando en cuando descubres una nueva. Precisamente, esta semana me he topado con una característica o sorpresa (según se mire) que no sabía que viene como parte de SharePoint Server 2010: El organizador de contenidos. La idea de este post es comentaros como funciona esta característica tan interesante. Comencemos.

Configuración del organizador

Para poder utilizar el configurador de contenido, tenemos que activar la correspondiente característica a nivel de sitio (no se trata de una característica cuyo ámbito es la colección de sitios completa). Como resultado de la activación de esta característica:

  • Se crean dos nuevas opciones bajo la sección “Administración de sitios”: Configuración del organizador de contenido y Reglas del organizador de contenido.
  • Se crea una biblioteca de documentos denominada “Biblioteca temporal” en la que se subirán los archivos para que el organizador se encargue de su distribución.
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Para configurar el organizador tenemos que realizar lo siguiente:

  • En primer lugar, a través de la opción “Configuración del organizador de contenido” podemos especificar distintos parámetros de configuración como el uso de versionado con los contenidos distribuidos, re-dirigir al usuario a la biblioteca temporal en el caso en el que esté intentando cargar documentos en una biblioteca sobre la que se ha definido una regla de distribución, etc.
  • En segundo lugar definiéremos la regla o reglas que nos permitan distribuir de forma automática archivos desde la biblioteca temporal a las bibliotecas destino (en el sitio actual o no) en función de las reglas del organizador que se hayan definido. Para crear una regla, simplemente pulsamos la opción “Reglas del organizador de contenido” de forma que somos redirigido a una lista de SharePoint en la que podemos ir creando las reglas de enrutamiento. Como vemos, una regla consta de:
    • El nombre de la regla.
    • El tipo de contenido al que se aplica la regla (en mi caso Documento).
    • Las condiciones que se van a aplicar en la regla. Estas condiciones se definen en base a propiedades propias del Tipo de Contenido. En mi caso, he especificado que la propiedad “Nombre” contenga la palabra “Ventas”
    • La biblioteca de documentos a la que se van a enrutar los documentos que cumplan las condiciones fijadas.
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Uso del organizador

Para comprobar el uso del organizador, basta conque subamos un documento que cumpla las condiciones definidas a la biblioteca temporal y verificar que el documento automáticamente aparece en la biblioteca definida como destino:

  • Como vemos, el diálogo de carga de documentos está personalizado para informar que el archivo cargado será enrutado a la biblioteca de destino en función de la regla que aplique.
  • Lo mismo sucede con la ventana modal de definición de las propiedades del documento a cargar. Tras pulsar “Enviar”, y como se cumple la regla definida se muestra un mensaje informativo indicando la ruta desde dónde se puede acceder al documento: la biblioteca especificada en la definición de la regla.
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  • Comprobamos que en la biblioteca de destino aparece el documento:

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Si intentamos cargar un documento directamente en la biblioteca de documentos de destino de la regla, comprobaremos que es enviado a la carpeta temporal si no se cumple la regla. Si se cumple, el documento se carga directamente en la biblioteca. Y hasta aquí llega este post sobre la configuración y uso del organizador de contenidos de SharePoint Server 2010.

S+S: Nuevo sitio de referencia para gestionar BPOS–BPOS Tools!

Como sabéis, una de las oportunidades de negocio de la suite de productividad en la nube de Microsoft o BPOS es la de construir herramientas que mejoren la experiencia de uso de los servicios de Microsoft en la nube por parte de los clientes que los han contratado. En este sentido, acaba de aparecer en acción un nuevo portal llamado BPOS Tools que es un escaparate de este tipo de herramientas. En él podréis encontrar herramientas que permiten:

  • Realizar sincronización de contraseñas.
  • Ajustar bibliotecas de documentos para habilitar la recepción de correo electrónico en las mismas.
  • Migrar los documentos que tengamos en el sistema de archivos a SharePoint Online.
  • Monitorizar nuestro Exchange Online.
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