SharePoint 2010: Introducción a los Document Sets!

Otra de las novedades de SharePoint 2010 es la posibilidad de trabajar con grupos de documentos (algo inviable en SharePoint 2007) como si se tratase de una única unidad de trabajo. Esta unidad de trabajo compuesta por varios documentos es la que en SharePoint 2010 se conoce como Document Sets (Nota: Esta característica únicamente está disponible en SharePoint Server 2010). En la práctica, los Document Sets son un tipo especial de carpetas que disponen de una interfaz de usuario especial en SharePoint 2010, metadatos, comportamientos y un modelo de objetos que facilitan el trabajo con un conjunto de documentos.

Fundamentos de los Document Sets

Para trabajar con Document Sets, SharePoint Server 2010 incorpora:

  • Un tipo de contenido Document Set que se puede configurar como cualquier otro tipo de contenido estándar.
  • Un página de uso de Document Sets.
  • Un modelo de objetos diseñado para trabajar con Document Sets.
  • Versionado de Document Sets independientes del versionado de documentos individuales.
  • Nuevas actividades de workflow para trabajar con Document Sets. Se puede asociar un workflow a un Document Set, ya que de fondo estos son una extensión el objeto SPFolder que admitía estas asociaciones.

Trabajo con Document Sets

Lo primero que tenemos que hacer es activar la característica de Document Sets en un sitio de SharePoint 2010:

  • Nos vamos a la página de administración de la colección de sitios y pinchamos sobre Características de la colección de sitios.
  • En el listado de características buscamos una denominada Conjunto de documentos (estoy trabajando con la versión en español de SharePoint 2010) y la activamos.
  • Lo siguiente que vamos a hacer es crear varios Tipos de Contenido para poder trabajar de forma adecuada con los Document Sets:
    • Creamos dos tipos de contenido de tipo Document y les asociamos dos plantillas de documentos.
    • Creamos un tipo de contenido de tipo Document Set:
      • Elegimos como Tipo de contenido primario: Tipo de contenido del conjunto de documentos.
      • Tipo de contenido primario: Conjunto de documentos.
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  • Le añadimos al Tipo de Contenido de tipo Document Set algunas columnas de trabajo y a través de la opción Configuración del conjunto de documentos:
    • Especificamos que queremos utilizar los dos tipos de contenidos creados en primer lugar.
    • Especificamos el contenido por defecto del Document Set (los dos tipos de contenido creados antes).
    • Añadimos como columnas compartidas las columnas que forman parte del tipo de contenido Document Set.
    • Añadimos las columnas anteriores como columnas de página principal
  • Guardamos todo.
  • Vamos hasta una biblioteca de documentos en la que queramos usar la característica de Document Sets. La configuramos para que utilice el Tipo de Contenido de Document Set creado.
  • Añadimos un elemento a la biblioteca de acuerdo a este Tipo de Contenido (Nota: Cuidado aquí si tenéis una columna de metadatos del Almacén de Términos de SharePoint 2010, os dará un casque curioso).
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  • Una vez se acabe de crear el Document Set, aparece la página de administración del mismo. Básicamente, la idea es que el Document Set se muestra como un contenedor de documentos.
  • Las ventajas de de trabajar con Document Sets son las siguientes:
    • Me permiten trabajar con conjuntos de documentos en formato atómico, es decir, como una unidad.
    • Se le puede asociar a un conjunto de documentos un flujo de trabajo.
    • Soporta versionado que es diferente a las versiones de los documentos contenidos.
    • Soporta metadatos.
    • También se debería poder descargar el contenido del document set en un archivo .zip, pero aparentemente esta opción no está en la beta pública (si lo estaba en la CTP de julio de 2010).

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Y hasta aquí llega este post sobre los Document Sets de SharePoint 2010.