SharePoint y Access 2007 (II)!

Siguiendo con la serie de posts sobre SharePoint y Microsoft Office Access 2007 que iniciamos hace un mes, en esta ocasión vamos a ver como podemos trabajar con datos de listas de SharePoint desde Access 2007. Empecemos.

Trabajo con listas de SharePoint en Access 2007

Como vimos en el primer post de la serie, integración de la plataforma SharePoint y Microsoft Office Access 2007 nos permite:

  • Abrir una lista de SharePoint directamente en Acccess 2007, de manera que tendremos una vista más enriquecida de la información guardada en una lista.
  • Guardar en SharePoint elementos típicos de Access (informes, formularios, hojas de datos) y abrirlas con el cliente Access 2007.
  • Crear una BD de Access 2007 abriendo listas de SharePoint con Access 2007. En este caso, Access 2007 creará toda la infraestructura necesaria para gestionar esta BD: informes, formularios, etc.

Vamos a ver un ejemplo de este último punto:

  • Supongamos que tenemos una lista de tipo Issues en un sitio de SharePoint con una serie de datos.
  • A través del menú Actions de la lista, hacemos clic en la opción Open with Access.
  • De este modo se abrirá Microsoft Office Access 2007. En primer lugar tendremos que especificar el path físico dónde se va almacenar la BD de Access asociada a la lista (a partir de pulsar OK, comienza el proceso de creación de la BD Access en el equipo cliente).
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  • En la primera pantalla, tenemos la vista Access de la lista Issues, podemos ver además que estamos conectados a nuestro sitio SharePoint, aunque podríamos trabajar en modo Offline.
  • Si pulsamos sobre el Navigation Pane, podremos ver qué elementos típicos de Access 2007 se han creado a partir de los datos de la lista Issues:
    • Formularios para trabajar con la información de la lista en SharePoint.
    • Informes a partir de la información de la lista de SharePoint.
    • Formularos a otras listas vinculadas con la lista Issues.
  • Por ejemplo, el formulario Issues Details nos permite hacer un recorrido por los Issues dados de alta en la lista.
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  • El informe Open Issues nos da un listado de Issues activos y pendientes de resolver.
  • Si nos vamos a la sección de información de usuario (User Information List) y pulsamos sobre uno de los formularios asociados (Por ejemplo, el User Information Details):
    • Podremos visualizar la información de los usuarios vinculados a la lista Issues de alguna forma (por ejemplo, como creadores de un Issue).
    • Si nos vamos a las pestañas Opened Issues y Assigned Issues podremos ver los Issues dados de alta por el usuario y que continúan abiertos, así como los asignados
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Operaciones con datos de listas de SharePoint desde Access 2007

Una vez que hemos visto una primera aproximación a que posibilidades nos da Access 2007 para trabajar con lista de SharePoint, vamos a ver que operaciones/funcionalidades tenemos disponibles:

  • Volvemos al listado de Issues para ver en detalle que operaciones podemos realizar con los registros de la lista. A través del botón Options, habilitamos el contenido que se ha deshabilitado para la BD creada en Access.
  • De esta forma se habilitarán las distintas opciones de que dispone Access 2007 para trabajar con una BD, pero aplicadas a datos de SharePoint.
  • Por ejemplo, podemos dar de alta un nuevo Issue, lo que abrirá un formulario Access para crearlo.
  • Por supuesto, en cualquier momento podremos editar uno de los registros añadidos.
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Y como este post sería demasiado largo si sigo detallando que acciones podemos realizar con datos de una lista de SharePoint, mejor lo dejamos para el tercer capítulo de la serie. Como siempre, espero que el post os haya resultado interesante.

Un pensamiento en “SharePoint y Access 2007 (II)!

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