WSS 3.0 & MOSS: Como exportar e importar flujos de trabajo creados con SharePoint Designer 2007!

Como sabéis, una de las características más relevantes de la plataforma SharePoint 2007 es la posibilidad de crear flujos de trabajo mediante Visual Studio o mediante SharePoint Designer 2007 (SD 2007). Sin duda, Visual Studio es la mejor opción cuando queremos flexibilidad, crear flujos de trabajo complejos, incluir formularios más o menos complejos, etc. Ahora bien, SD 2007 es una alternativa viable cuando se trata de crear flujos de trabajo sencillos, y que además habilita que usuarios no necesariamente técnicos puedan disponer de esta posibilidad. Sin embargo, uno de los grandes problemas de los flujos de trabajo de SD 2007 es que no son portables, es decir, en el momento que se crean vinculados a una lista o biblioteca documentos de un cierto sitio de SharePoint, quedan atados a esta para siempre. Sin embargo, esto no es del todo cierto puesto que desde SD 2007 podremos exportar e importar workflows, eso sí, vinculados a la misma lista, pero con la posibilidad de que la lista esté ubicada en sitios de SharePoint diferentes (por ejemplo, en el entorno de pruebas y en el entorno de producción). Empecemos.

Exportación de un flujo de trabajo creado con SD 2007

Para probar esta funcionalidad, lo primero que haremos es crear un sencillo flujo de trabajo asociado a una lista de tipo calendario de SharePoint. Este flujo de trabajo enviará un correo electrónico al administrador cada vez que se cree un evento en el calendario. Creamos un evento.

image image image

A continuación:

  • Comprobamos que el evento de calendario se ha creado y que el flujo de trabajo funciona como se espera.
  • Para exportar el flujo de trabajo, volvemos a SD 2007 y desde el menú File, accedemos a la opción Expot –> Personal Web Package.
image image image

  • En la ventana que se abre, elegimos que elementos de nuestro sitio queremos exportar.
  • Cambiamos las propiedades que por defecto trae el paquete.
  • Especificamos la ubicación dónde guardar el paquete personal (extensión fwp).
image image image

Importando el paquete exportado

Para usar el workflow en otro sitio de SharePoint, no tendremos más que realizar el proceso inverso:

  • Desde SD 2007, nos vamos a File –> Import –> Personal Web Package. En la ventana que se abre especificamos el sitio de SharePoint en el que vamos a importar el contenido del paquete, así como aquellos elementos del paquete a importar (en nuestro caso marcamos todos los elementos disponibles).
  • Tras pulsar Import, nos saldrá un mensaje de Seguridad en el que se nos indica que no se puede verificar el publicador y si estamos seguros de continuar con la operación de importación. Especificamos que sí.
  • En el caso de que exista alguna dependencia en el sitio de SharePoint, se nos avisará en el proceso de importación, así como la forma de proceder. Por ejemplo, en el ejemplo el proceso de importación encuentra una lista denominada Workflows, por lo que nos sugiere que hagamos un backup de la lista existente y crear una nueva de acuerdo a los datos del paquete, o bien no hacer el deploy.
image image image

  • Una vez que ha acabado el proceso de importación, veremos como nuestro sitio de SharePoint presenta por un lado una carpeta de backup con la copia de los elementos incluidos en el paquete importado y que ya existían en el sitio.
  • Aparece una nueva carpeta Workflows con los elementos importados en el paquete y que podrían corresponderse con una nueva versión de nuestro flujo de trabajo, desarrollada y testeada en desarrollo y desplegada en producción mediante el proceso de importación.
  • Nos aseguramos de que nuestro flujo de trabajo sigue funcionando sin problemas.
image image

Y hasta aquí llega este post sobre como importar / exportar flujos de trabajo con SD 2007. Espero que el post os haya resultado interesante.

SharePoint Conference 2009!

Hasta ahora, poco o mejor dicho nada hemos podido saber de la nueva versión de SharePoint (hasta ahora conocido por Office 14, que engloba tanto los clientes, como la parte de servidor)…se habla en la red de que unos pocos privilegiados (no es mi caso por desgracia) ya están testeando la versión alfa de SharePoint, pero en general el secretismos y hermetismo en torno a esta nueva versión es total…hasta ahora, porque por suerte parece que al  menos en octubre podremos empezar a conocer, y seguro que probar la nueva versión de SharePoint ya que del 19 al 22 de octubre tendrá lugar en Las Vegas la SharePoint Conference 2009:

SharePoint_Conference_2009

Desconozco si tendré la oportunidad de asistir (lo dudo, a día de hoy no se si podré estar en el MVP Summit, aunque ya he pedido los billetes hace más de una semana, pero falta la última aprobación de mis responsables), pero seguro que merecerá la pena porque tal y como se anuncia en la página del evento, esta es la conferencia más importante a nivel mundial relacionada con la tecnología y plataforma SharePoint, y en esta ocasión estará centrada en la nueva versión de SharePoint: SharePoint 14, así como en la versión actual de SharePoint.