SharePoint y Microsoft Office Access 2007 (I)!

Aprovechando que el jueves de la semana pasada realizamos un evento en Santander muy interesante sobre Mejora de Aplicaciones Access con SQL Server y SharePoint, voy a iniciar una serie de artículos sobre la integración de SharePoint (WSS 3.0 & MOSS) y Microsoft Office Access 2007. Empecemos.

Alternativas para la integración de SharePoint y Microsoft Access 2007

A la hora de integrar SharePoint y Microsoft Office Access 2007 tenemos varias alternativas:

  • Podemos mover una base de datos (BD) de Access 2007 a SharePoint a través del asistente Mover a SharePoint (Move to SharePoint Site). Este asistente crea listas de SharePoint en nuestro sitio, que además podremos vincular de la misma forma como se vinculan las tablas en nuestra BD. Además, Access 200 va a crear una nueva aplicación front-end que incluye formularios, informes y las nuevas tablas vinculadas que acabamos de exportar. La idea es que una vez que se han creado las listas de SharePoint, los usuarios pueden trabajar del mismo modo desde un sitio de SharePoint o desde tablas vinculadas en SharePoint.
  • Los usuarios pueden también abrir formularios de Access desde un sitio SharePoint así como listas en vistas tipo Access.
  • Se pueden crear BD’s desde listas de SharePoint abriéndolas en Access 2007. Si la BD no existe, Access 2007 la creará, así como un conjunto de formularios en informes basados en las listas.
  • Finalmente, Access 2007 proporciona acceso offline a lista de SharePoint, lo que permite trabajar en datos de Access 2007 de manera offline y sincronizar los datos posteriormente en SharePoint.

En este primer post vamos a ver la primera de las opciones comentadas para la integración entre SharePoint y Access 2007.

Mover los datos de una BD de Access 2007 a SharePoint

Para comprobar como se pueden mover de manera efectiva los datos de una BD de Access 2007 a SharePoint he creado una BD sencilla constituida por dos tablas relacionadas entre sí, y les he añadido una serie de registros para llevarlos a un entorno de SharePoint. A continuación, para exportar los datos de Access 2007 a SharePoint, no tenemos más que pulsar sobre la opción Mover a SharePoint que aparece en el ribbond de Datos Externos de Access 2007.

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Se iniciará un asistente de exportación de la BD de Access a SharePoint en el que tendremos que realizar los siguientes pasos:
  • Especificar la url del sitio destino.
  • Especificar la biblioteca de documentos del sitio de SharePoint dónde se va a guardar la copia de la BD Access que estamos exportando a SharePoint.
  • Especificado el sitio de SharePoint destino y la biblioteca de SharePoint dónde se guardará la copia de la BD Acces, pulsamos Siguiente.
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  • Como tenemos dos tablas vinculadas en Access, el proceso de exportación va a crear estas tablas vinculadas, pero en SharePoint.
  • Una vez acabado el proceso de exportación, se habrán creado las dos tablas en SharePoint y se guardará una copia de la BD de Access en la biblioteca de documentos.
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  • Si nos visualizamos todo el contenido de nuestro sitio de SharePoint, veremos que la sección Listas contiene dos nuevas listas cuyo nombre coincide con el de las tablas de la BD de Access que exportamos y que además estas listas contienen el mismo número de elementos que registros contienen las tablas de la BD Access origen.
  • Si abrimos una de las listas creadas, podremos comprobar como esta contiene los mismos datos que la tabla correspondiente en la BD.
  • Sin embargo, uno de los problemas que tiene la exportación de Access 2007 a SharePoint es que de primeras se puede perder las relaciones entre las tablas de la BD de Access 2007. En mi caso, ocurrió exactamente esto y la solución pasa por recrear las relaciones entre las tablas creadas en el proceso de exportación y publicar los cambios en el sitio de SharePoint.
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Y hasta aquí llega el primer post de la serie sobre Access 2007 y SharePoint. Espero que el post os haya resultado interesante.

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