SharePoint Online: How to use Office 365 Security Groups (I)!

One of the great Office 365 advantages is that we can use many of the features and functions we already know from our OnPremises background since all of them are available in the Microsoft productivity platform. In this article I will show you how we can use Office 365 Security Groups in SharePoint Online in the same way we can use Active Directory Security Groups in SharePoint OnPremise. In order to use Office 365 Security Groups in SharePoint Online you have to follow the steps bellow:

  • Navigate to the Office 365 Administration Portal (https://portal.office.com/default.aspx) and do clic in the Groups link in the vertical menu. In the Groups page, you will see a list of all the existing Security Groups (including the ones related to the Office 365 Groups) and you can also add new ones.
  • Press the “+” button to create a new Office 365 Security Group. In the window that is displayed, you have to specify the name and description for the Office 365 Security Group.
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  • Once you press the “Create” button, the new Office 365 Security Group is created and a new window is displayed. From here you can add members to the Group through the “Edit members” link.
  • In the “Group members” you can see all the current Group members or add new ones.
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  • Once you have added new members to the Group, you will see them in the members list.

  • In order to use the new Office 365 Security Group in a SharePoint Online Site, just navigate to the site where you want to use and click the “SHARE” link in the top navigation bar. In the “Share” dialog, just type the name of the Office 365 Security Group and assign it to an existing SharePoint Security Group or directly to a Permission level. In this case, I have added the Office 365 Security Group to the standard SharePoint Site Visitors Group.

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  • As you can see in the above screenshot, when you are typing the name of the Office 365 Security Group you also see a tooltip with the Group details. To check the Group has been successfully added to the SharePoint Visitors Group, just navigate to the Settings page and click the People and groups link (Users and Permissions section).
  • As expected, you will see the Office 365 Security Group is there.
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  • Finally, log into the site using the credentials of one of the members added to the Office 365 Security Group and verify that the user has only read permissions in the site.

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References:

SharePoint Online: Como utilizar grupos de seguridad de Office 365 (I)!

Una de las ventajas de Office 365 es que podemos hacer uso de muchas de las características y capacidades que conocemos OnPremises y que de forma equivalente están disponibles en los servicios que forma parte de la plataforma de productividad de Microsoft. En este post veremos a ver cómo podemos hacer uso de Grupos de Seguridad de Office 365 para utilizarlos en SharePoint Online de la misma forma que en un escenario OnPremises podemos hacer uso de Grupos de Seguridad de Directorio Activo para utilizarlos en SharePoint OnPremises. Los pasos a seguir son los siguientes:

  • Accedemos al portal de Administración de Office 365 (https://portal.office.com/default.aspx) y en el menú vertical, hacemos clic en el enlace Groups (Grupos). En la página que se abre, se muestran los Grupos de Seguridad existentes y podremos añadir nuevos Grupos.
  • Haciendo clic en el botón de “+”, se abre una pantalla en la que podemos añadir un nuevo Grupo de Seguridad especificando el nombre y descripción del mismo.
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  • Tras pulsar “Create” (Crear), una vez que se crea el Grupo de Seguridad se muestra una nueva pantalla con la opción “Edit members” (Editar miembros) que nos permite añadir integrantes al grupo.
  • La página que se muestra a continuación nos permite ver los integrantes del grupo y añadir nuevos integrantes.

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  • Tras añadir los nuevos integrantes al Grupo, quedarán recogidos en el listado de integrantes del mismo.
  • Una vez que tenemos configurado el Grupo de Seguridad, el siguiente paso consiste en hacer uso del mismo en SharePoint Online. Para ello, accedemos a una de las Colecciones de Sitios o un Sitio de nuestro tenant y desde la página principal hacemos clic en la opción “SHARE” (“COMPARTIR”) de la barra de navegación superior. En la ventana que se abre, simplemente especificamos el nombre del Grupo de Seguridad y lo asignamos o bien a un Grupo de Seguridad de SharePoint o bien especificamos directamente el nivel de permisos que queremos que tenga. En nuestro caso, vamos a asignar el Grupo de Seguridad al Grupo de SharePoint de Visitantes en el sitio. 
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  • Fijaros como en el momento de añadir el Grupo, se muestra un tooltip indicando los detalles del Grupo. Si accedemos a la página de configuración del sitio y hacemos clic en Personas y grupos (People and groups).
  • Podremos verificar que en el Grupo de SharePoint de Visitantes se ha añadido el Grupo de Seguridad.

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  • Finalmente, sólo resta comprobar que cualquiera de los integrantes del Grupo puede acceder al sitio de SharePoint con los permisos que se han configurado (Lectura en este caso):

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Referencia:

SharePoint: PowerShell Scripts published in the TechNet Scripts Center (IX)!

Once again, I’m sharing last PowerShell Scripts I have published in the TechNet Scripts Center. Before listing the new scripts, let me do a summary of previous blog posts I have written about the PowerShell Scripts I have already published in the TechNet Scripts Center:

I hope you find useful my new contributions to the TechNet Scripts Center:

SharePoint: Scripts PowerShell publicados en la galería de TechNet (IX)!

Siguiendo con la serie de posts recopilatorios sobre los scripts PowerShell que he ido publicando en la Centro de Scripts de TechNet, en esta ocasión os dejo los últimos scripts que he subido a la galería. Os recuerdo los recopilatorios previos de scripts que he publicado:

Los nuevos scripts que encontraréis, y que espero que os sirvan de utilidad, son los siguientes:

SharePoint Online: ¿Dónde están mis datos?

Esta es otra de las cuestiones que siempre está en el aire cuando nos ponemos a pensar sobre las implicaciones que tiene el hacer uso de una plataforma de Colaboración y Comunicación 100 % Cloud como la que nos proporciona SharePoint Online en Office 365. La respuesta es que los datos se encuentran en uno de los numerosos centros de datos que Microsoft tiene a nivel mundial y que están distribuidos por área geográfica lo que implica que por ejemplo en el caso de organizaciones españolas, la información que tienen en Office 365 estará en los Centros de Datos de la zona EMEA (Europe, Middle East and Africa) y en concreto en los Centros de Datos ubicados en Europa Occidental:

  • Centro de Datos primario ubicado en Dublín, Irlanda.
  • Centro de Datos secundario ubicado en Ámsterdam, Holanda.

Referencias:

SharePoint Online: Which subscriptions allow to buy extra storage?

As you know, the default storage available in SharePoint Online is given by the following formula: 10 GB + 500 MB per User. If this default storage is not enough for our business requirements, we have the possibility to by extra storage. However, in order to be able to buy extra storage we have to check if our Office subscription is eligible for SharePoint Online storage: https://support.office.com/en-US/Article/Change-storage-space-for-your-subscription-96ea3533-de64-4b01-839a-c560875a662c#__is_my_plan. As you can see in the previous support page, you can buy extra SharePoint Online storage as long as you have one of the following Office 365 plans:

SharePoint Online storage is available for the following subscriptions:

  • Office 365 Enterprise E1

  • Office 365 Enterprise E2

  • Office 365 Enterprise E3

  • Office 365 Enterprise E3 for Symphony

  • Office 365 Enterprise E4

  • Office 365 Midsize Business

  • Office Online with SharePoint Plan 1

  • Office Online with SharePoint Plan 2

  • SharePoint Online (Plan 1)

  • SharePoint Online (Plan 2)

SharePoint Online Storage for Small Business is available for the following subscriptions:

  • Office 365 (Plan P1)

  • Office 365 Small Business Premium

  • Office 365 Small Business

SharePoint Online: ¿En qué suscripciones es posible comprar almacenamiento extra?

Como sabéis, el espacio de almacenamiento disponible de base para SharePoint Online en cualquier tipo de plan de Office 365 viene dado por la siguiente fórmula: 10 GB + 500 MB x Licencia de Usuario disponible. Si el espacio por defecto no es suficiente para nuestros requerimientos de negocio, tenemos la posibilidad de comprar almacenamiento extra y para evaluar si esto es posible en vuestra suscripción de Office 365 os recomiendo que reviséis el siguiente enlace de soporte de Office 365: https://support.office.com/en-US/Article/Change-storage-space-for-your-subscription-96ea3533-de64-4b01-839a-c560875a662c#__is_my_plan. Básicamente, el resumen es que se puede comprar espacio de almacenamiento adicional en las siguientes suscripciones de Office 365:

SharePoint Online storage is available for the following subscriptions:

  • Office 365 Enterprise E1
  • Office 365 Enterprise E2
  • Office 365 Enterprise E3
  • Office 365 Enterprise E3 for Symphony
  • Office 365 Enterprise E4
  • Office 365 Midsize Business
  • Office Online with SharePoint Plan 1
  • Office Online with SharePoint Plan 2
  • SharePoint Online (Plan 1)
  • SharePoint Online (Plan 2)

SharePoint Online Storage for Small Business is available for the following subscriptions:

  • Office 365 (Plan P1)
  • Office 365 Small Business Premium
  • Office 365 Small Business