SharePoint Online: Configuring and using Office 365 Video (II)!

Following my articles’s series about configuring and using Office 365 Video, this time I am going to describe some of the Office 365 foundations regarding to the storage of videos we upload to the portal. Basically, for each channel we create in Office 365 Video, a new site collection in your SharePoint Online tenant is created behind the scenes:

  • As you can see in the screenshot bellow, in my tenant I have two site collections associated to two Office 365 Video channels: the Community channel and the SharePoint Online one. The first site collection is provisioned by default when Office 365 Video is provisioned so you have a Community channel there.
  • If we inspect one of this site collection, on the one hand we will see in the Site Contents page that there is Chanel Setting list that stores specific channel configurations. On the other hand, there is a document library video named Videos where are stored all the videos we are uploading to the specific channel through the Office 365 Video portal.
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  • If you browse the Videos library, you will see there all the videos you uploaded to the related channel. Therefore, all the size all these videos is wasting part of your SharePoint online quota.

  • If you inspect one of these videos, you will notice that by default versioning is enabled in the Video library what means each time you do a modification in your video you will be doubling the storage size consumed for that video. As you can imagine, this is the real reason why the storage used by each channel is increasing as you modify your videos…what in my opinion is not a bug as described in this post.

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  • If we analyze more deeply the Video library, we will also note that are some content types linked to it. Particularly, I think the one being used for each video we upload in the Office 365 Video is the Cloud Video content type.
  • Of course, in the Video library configuration page you can find all the metadata available in the library and added there by all these content types.
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And that’s all in this second post of the series about configuring and using Office 365 Video.

SharePoint Online: Configuración y Uso de Office 365 Video (II)

Siguiendo con la serie de artículos sobre configuración y uso de Office 365 Video, en esta ocasión vamos a ver algunas de las bases de Office 365 Video en cuanto al almacenamiento de los videos que cargamos en el portal. Básicamente, por cada nuevo canal que se crea en Office 365, se está creando una colección de sitios en vuestro tenant de SharePoint Online:

  • Como podéis ver, en mi caso tengo dos colecciones de sitios relativos al canal Community (disponible por defecto cuando se provisiona Office 365 Video) y otra al canal SharePoint Online.
  • Si inspeccionamos el sitio raíz de la colección asignada a un canal, veremos que en el mismo disponemos por un lado de una lista Channel Settings que almacena las configuraciones del canal y por otro de una biblioteca de documentos denominada Videos dónde se van cargando los videos que se suban al canal asociado a la colección.
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  • Si accedemos a la biblioteca Videos, veremos que allí están almacenados los videos que hemos ido subiendo en el portal de Office 365 Video y que por lo tanto, su tamaño contabiliza contra el espacio de nuestro tenant.
  • Si inspeccionamos los detalles de un Video, veremos que por defecto la biblioteca Videos tiene activado el versionado y esta es la razón por la que si vamos realizando modificaciones en los metadatos del video, vaya creciendo el espacio de almacenamiento utilizado por la colección como bien se explica en este post (por lo tanto, no se trata de un bug).
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  • Si analizamos más en detalle la biblioteca Video, veremos que tiene asociados varios Tipos de Contenido, y uno en partícular es el que parece se está usando Cloud Video.
  • En la página de configuración de la biblioteca, podréis encontrar además todos los metadatos disponibles a partir de estos tipos de contenido.
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Y hasta aquí llega este segundo post de la serie de Configuración y Uso de Office 365 Video.

SharePoint Online: Configuring and using Office 365 Video (I)!

As you know, with the recent release of Office 365 Video and video management is no longer a missing link in Office 365. Microsoft is now offering Office 365 Video to its First Release customers. It will make it available to most Office 365 plans for enterprise early next year. Fortunately, I have gotten Office 365 since yesterday so I have had some time to start playing with the new toy:

  • Basically, once you have available Office 365 Video in your Office 365 tenant you will see a new Video link in the Office 365 top bar. If you press the Video link, you will start the process of creating a new site collection in SharePoint Online in the path “sites/hub”.
  • As soon as the new site collection is created, you will access to the Office 365 Video main page where you can start creating video channels, do some configurations, etc.
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  • First thing you can do is create a new Video channel so you can upload specific videos to it. In my case, I have created a new channel named SharePoint Online.
  • Once the channel is ready, you can start uploading videos to the channel as long as these videos have a supported video extension.
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  • Upload videos to a channel is quite straight forward: just select your files in your local PC, and then just drag and drop them in the upload area.
  • After dropping your files in the upload area, you will have to way until they are loaded in Office 365.
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  • Once the videos are loaded, you will see an information message that also indicates the videos are being processes (in Azure Media Services).
  • Finally, when the videos are ready in the video channel, you will see a preview of the videos and you will be able to play them in Office 365.
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SharePoint Online: Configuración y uso de Office 365 Video (I)!

Como sabéis, Microsoft ha liberado esta semana para tenants “First-Release” un nuevo servicio en Office 365 denominado Office 365 Video con la idea de ir liberándolo para toda la base de clientes de Office 365 durante los próximos meses. En mi caso, desde el día siguiente al anuncio de disponibilidad de Office 365 Video, he tenido la posibilidad de comenzar a jugar con él:

  • Básicamente, cuando tengáis disponible Office 365 Video en vuestro tenant, veréis que en la barra de navegación superior aparece un enlace Video. Al hacer clic en el mismo, se iniciará el proceso de creación de una nueva colección de sitios bajo el path /sites/hub
  • Una vez creada la colección, accederéis a la página principal de la misma desde la que podréis comenzar a definir canales temáticos para los videos, configurar el servicio, etc.
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  • Lo primero que podéis hacer es crear un canal temático en el que cargar a continuación videos. En mi caso, he creado un canal denominado SharePoint Online.
  • Una vez creado, a través de “Upload Videos” podemos comenzar a cargar nuestros videos en los distintos formatos soportados por Office 365 Video.
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  • Cargar videos en el portal es bastante directo: seleccionar los archivos en nuestro equipo, arrastrarlos a la zona de carga y soltarlos para que se inicie dicha carga.
  • A continuación nos toca esperar a que los videos se vayan cargando y procesando por Office 365 Video.
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  • Una vez que los videos están cargados, veremos el correspondiente mensaje informativo en el que además se indica que los videos se están procesando (en Azure Media Services).
  • Cuando los videos estén listos en el canal, veremos una preview de los mismos y podremos comenzar a reproducirlos desde el portal.
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Y hasta aquí llega este primer post sobre Office 365 Video.

SharePoint Online: How to disable “Sync” option for the Document Libraries in a site!

If you need to disable “Sync” option for the Document Libraries in a SharePoint Online site, just follow the steps bellow:

  • In the Site settings page, under the “Search” section click the “Search and offline availability” link.
  • In the “Search and offline availability” page just change the “Allow items from this site to be downloaded to offline clients?” setting from “Yes” to “No” and press “OK”.
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  • Navigate to any of the Document Libraries in the site and verify the “Sync” option is disabled.

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Of course, this option to disable “Sync” is also available for OneDrive for Business site.

SharePoint Online: Como deshabilitar la sincronización local de bibliotecas utilizando OneDrive for Business!

Si necesitáis deshabilitar la sincronización de las bibliotecas de un sitio mediante OneDrive for Business, los pasos a seguir son los siguientes:

  • Acceder a la página de configuración del sitio en cuestión. Bajo la sección “Buscar”, hacer clic en la sección “Disponibilidad de búsqueda y sin conexión”.
  • En la página de “Disponibilidad de búsqueda y sin conexión”, marcamos “No” en “¿Desea permitir que los clientes sin conexión descarguen elementos de este sitio?”.
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  • Simplemente comprobamos en una biblioteca, que aparece deshabilitada la opción de “Sincronizar”.

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Por supuesto, esta idea aplica también para el sitio de OneDrive de cada usuario.

SharePoint Online: Where is the Content Type Hub?

Just as happens with SharePoint Server 2013, SharePoint Online has the Content Type Hub feature that allows you set Content Types centrally in a Site Collection that acts as Hub and is responsible for publishing the Content Types created to be used in other Site Collections. However, unlike SharePoint Server 2013, SharePoint Online doesn’t’ provide a way to configure a Site Collection as a Content Type Hub, but this is defined by default on every tenant SharePoint Online and is also hidden in the SharePoint Online Administration. Specifically, You will find the Content Type Hub Site Collection at the following URL: .sharepoint.com/sites/contentTypeHub/">.sharepoint.com/sites/contentTypeHub/">https://<Office365Domain>.sharepoint.com/sites/contentTypeHub/  as indicated in the following urls:

If you want to learn about how to use the Content Type Hub in SharePoint Online, I recommed you to read this other post about that topic that I have written in Spanish taht it’s really easy to follow.