SharePoint 2013: Empaquetado y despliegue de flujos de trabajo!

Una pregunta muy habitual cuando se crean flujos de trabajo con SharePoint Designer 2013 (SPD 2013) en un entorno de desarrollo es la siguiente: ¿Y cómo empaqueto mi flujo para desplegarlo en otros ambientes? La respuesta obvia es tratar de empaquetarlo en una solución de SharePoint (nuestros famosos .WSPs), algo que hasta SharePoint 2013 sólo era posible con un tipo particular de flujos de trabajo que se pueden crear con Designer: los flujos de trabajo de tipo reutilizable. Por suerte, con SharePoint 2013 y el nuevo motor de flujos podemos empaquetar flujos de cualquier tipo como soluciones .WSP de SharePoint lo que facilita su despliegue en distintos ambientes. Toda la información sobre empaquetado y despliegue de flujos la podéis encontrar en el siguiente enlace: http://msdn.microsoft.com/en-us/library/office/jj819316(v=office.15).aspx. Y el resumen del contenido del artículo es el siguiente:

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Por lo tanto, para la plataforma de flujos de SharePoint 2013 podemos guardar como plantilla cualquier tipo de flujo ya sea de lista, de sitio o reutilizable. Eso sí, os recuerdo que en el caso en el que el workflow haga uso de listas o bibliotecas concretas, estas tendrán que estar presentes en el nuevo ambiente donde sea desplegado.

SharePoint Online: Disponibles nuevas rutas administradas para crear Colecciones de Sitios!

Siguiendo con las novedades que de forma continua aparecen en SharePoint Online en Office 365, la última que me he encontrado es que disponemos de dos rutas administradas adicionales para crear nuevas colecciones de sitios. Las nuevas rutas son “teams” y “portals” que seguramente estén relacionadas también con próximas novedades que Microsoft nos va a traer en SharePoint Online:

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SharePoint Online: Como bloquear una Colección de Sitios para que no pueda ser accedida!

Aunque a nivel de SharePoint Online las posibilidades a nivel de trabajo con PowerShell son bastante limitadas comparadas con las posibilidades de su “hermano  mayor”, se pueden hacer bastantes cosas como por ejemplo bloquear una Colección de Sitios cuyo contenido se quiere migrar para que no pueda ser accedida durante la migración. Los pasos a realizar son los siguientes:

  • Ejecutar en PowerShell ISE el comando Set-SPOSite de acuerdo a la sintaxis siguiente:

Set-SPOSite -Identity https://<Url_Sitio_SharePointOnline> -LockState "NoAccess"

  • Verificar, una vez el comando se ha ejecutado, que la colección de sitios ya no es accesible a través del navegador.
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  • Verificar finalmente que con PowerShell podemos seguir trabajando con la colección de sitios a pesar de que no está accesible. Para ello, basta con ejecutar Set-SPSite en el ISE.

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Nota: Si queréis desbloquear la colección, simplemente ejecutar el comando Set-SPSite con la propiedad LockState a “Unlock”.

SharePoint Online: Cambios en el modelo de uso de almacenamiento!

Otro de los cambios que ya podemos ir visualizando en SharePoint Online es el relativo al cambio en el modelo de uso de almacenamiento. Tal y como se indica en el roadmap público de Office 365 estos cambios implicarán:

  • Que los administradores puedan administrar de forma sencilla la cuota de almacenamiento de las colecciones de sitios de un tenant de SharePoint Online en base al uso real y no a una cantidad fija (cuota). Por cada colección de sitio, el administrador tendrá la oportunidad de seleccionar una opción “Auto” que permite que el espacio usado por la misma pueda ir creciendo hasta un máximo de 1 TB (de momento esta opción no aparece en el centro de Administración de SharePoint Online).
  • Eliminar la pérdida de almacenamiento que suponía el introducir cuotas fijas de almacenamiento por cada colección, ya que si dicho espacio no se usaba no podía ser aprovechado para otras colecciones.

Como decía, estos cambios parece que están empezando a llegar a SharePoint Online si nos fijamos en los últimos cambios que aparecen en el centro de Administración de SharePoint Online:

  • Por una parte, en el listado de colecciones de sitios la columna CUOTA DE ALMACENAMIENTO (MB) ya no muestra la cuota fija asignada sino el valor “real” de almacenamiento usado en comparación con el espacio de almacenamiento disponible en el Tenant…lo de poner real entre comillas viene porque ahora mismo no se entienden muy bien los valores mostrados en esa columna.
  • Por cada colección de sitios, veremos también como la ventana de cuota de almacenamiento presenta un valor límite de almacenamiento que aplica a cada colección de sitios del tenant y que debería ser de 1 TB, aunque ahora mismo dependiendo de la colección seleccionada dicho valor resulta cuanto menos un tanto incomprensible.
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Sin duda, cuando esta nueva característica esté disponible de forma definitiva, los administradores de SharePoint Online ganarán en flexibilidad a la hora de administrar el espacio de almacenamiento por cada colección de sitios del tenant.

SharePoint Online: + cambios en los límites SW del servicio…ahora usuarios ilimitados!

No deja de asombrarme el ritmo con el que Microsoft sigue dotando de más y más capacidad en general a los servicios de su suite de productividad en la nube, Office 365, y de SharePoint Online en particular. En este sentido, el último cambio que mejora notablemente las prestaciones de SharePoint Online es el relativo al # de usuarios externos con el que se pueden compartir elementos de SharePoint Online (sitios, listas, bibliotecas, documentos) que pasa de ser un # limitado y dependiente del tipo de plan a un #ilimitado independientemente del tipo de plan. Podéis contrastar este hecho en los límites SW de SharePoint Online: http://office.microsoft.com/en-us/office365-sharepoint-online-enterprise-help/sharepoint-online-software-boundaries-and-limits-HA102694293.aspx

SharePoint: Scripts PowerShell publicados en la galería de TechNet (VI)!

Siguiendo con la serie de posts recopilatorios sobre los scripts PowerShell que he ido publicando en la Centro de Scripts de TechNet, en esta ocasión os dejo los últimos scripts que he subido a la galería. Os recuerdo los recopilatorios previos de scripts que he publicado:

Los nuevos scripts que encontraréis, y que espero que os sirvan de utilidad, son los siguientes:

SharePoint 2013: Resumen de posts (XXXV)!

Como siempre, después del recopilatorio de enlaces interesantes, es momento del resumen de artículos publicados en este blog durante el mes de julio.

Capacidades

Desarrollo

IT

Office 365

Otros

SharePoint 2013: Recopilatorio de enlaces interesantes (XXXV)!

Como en este blog no cerramos por vacaciones :P, aquí os dejo un nuevo recopilatorio de enlaces y recursos interesantes sobre SharePoint 2013 que he ido seleccionando durante el mes de julio.

Capacidades

Desarrollo

IT

Office 365

[Product Review]: GScan Online de Gradient!

Con este artículo, voy a comenzar la que espero sea una serie de revisiones de productos sobre SharePoint (y posiblemente otras plataformas) que vayan llegando a mis manos de una u de otra forma y que considere interesantes por el requerimiento de negocio (o técnico) que resuelven).

Resumen

Una de las características más importantes de SharePoint desde el punto de vista de modelado de soluciones de negocio es sin duda su “carácter de plataforma extensible” lo que permite dar respuesta a los diferentes requerimientos plantados cuando se decide optar por SharePoint como plataforma corporativa sobre la que construir y dar respuesta a las necesidades de una organización.

En el marco de SharePoint 2013 y SharePoint Online, Microsoft ha definido un nuevo modelo de extensibilidad que introduce el concepto de Aplicación para dar respuesta a los requerimientos de soluciones de negocio personalizadas tanto para usuarios individuales como para una organización. La apuesta de Microsoft es aclara, recomendando la adopción y uso de este modelo de Aplicaciones como el marco de trabajo para construir estas soluciones para SharePoint, poniendo además a disposición de los desarrolladores y de los usuarios una tienda, el Office Store, en el que se pueden publicar y descubrir Aplicaciones que resuelvan las necesidades planteadas. Precisamente, en este artículo se analiza la aplicación GScan Online de Gradient (https://www.gscanonline.com/) como claro ejemplo de respuesta a un requerimiento de negocio muy habitual hoy en día (digitalización simple de información + 0 papeles) y de las posibilidades del nuevo modelo de aplicación para SharePoint (la Aplicación está disponible en el Office Store tanto para SharePoint OnPremise como para SharePoint Online en Office 365).

Instalación y configuración de GScan Online

Para poder evaluar GScan Online en un sitio de SharePoint 2013 (OnPremises u Online), es necesario realizar su instalación desde la página oficial de la Aplicación en el Office Store.  GScan Oline es una aplicación de SharePoint de tipo Provider-Hosted ya que todo el procesado que realiza cuando se digitaliza información es un trabajo pesado que se tiene que realizar en un servidor en el que se han desplegado los componentes necesarios para realizar el procesado de documentos, extraer los metadatos adecuados del documento, aplicar OCR si así se estima, etc. Una vez que se ha instalado GScan Online, es realmente sencillo comenzar a utilizarla:

  • Desde la página de “Contenidos del sitio”, hacemos clic en el Tile de GScan Online Lite (Versión de prueba de GScan Online) de manera que se inicia un asistente inicial de configuración (Nota: Este asistente se inicia únicamente cuando se configura GScan Online por primera vez). Dentro de los pasos del asistente, tendremos uno relativo a instalar y configurar una pequeña utilidad de cliente necesaria para poder hacer uso de los dispositivos de escaneo a los que tengamos acceso desde nuestro equipo de trabajo. Una vez que se ha instalado esta utilidad, el asistente de configuración incluye, entre otros pasos, la posibilidad de elegir aquellas Bibliotecas de Documentos del sitio actual en las que se va a guardar la información digitalizada.
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  • Además, podremos elegir tanto el Tipo de Contenido de la Biblioteca como los metadatos del mismo que se quieren incorporar a la digitalización.
  • Concluida la configuración inicial de GScan Lite, ya estamos en disposición de comenzar a utilizar esta Aplicación. La pantalla de inicio de la misma nos permite visualizar de un solo vistazo las distintas características y funcionalidades que aporta:
    • Cinta de trabajo, desde la que se pueden realizar tareas como realizar retoques sobre el documento a digitalizar (procesar), alejar / acercar el documento, aplicar OCR al mismo, moverse entre página del documento, etc.
    • Un panel de metadatos del documento en el que se listan los metadatos disponibles en la Biblioteca de Documentos de destino y cuyo valor podremos extraer del documento a procesar. Estos metadatos se pueden añadir de forma completamente manual o bien aprovechando la potente capacidad de OCR de GScan Online.
    • Finalmente, una sección global de accesos directos que nos permite indicar el origen de los contenidos a procesar (un dispositivo de escaneo, el sistema de archivos de nuestro equipo, OneDrive, DropBox, etc).
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  • Mención especial merecen las opciones de configuración de la Aplicación ya que permiten configurar aspectos muy variados del proceso de digitalización: resolución a aplicar, tipo de escaneo (Duplex vs. Simplex vs. Flatbed), tipo de imagen (Color, escala de grises, blanco y negó), si se va a utilizar un separador de documentos (puede ser una página en blanco o una página con un código de barras), etc.

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Uso de GScan Online

Para ver GScan Online, vamos a partir de alguno de los Documentos de demostración proporcionados por Gradient:

  • Para el ejemplo, voy a hacer uso de una factura que pesa más de 1 MB en disco. En concreto, el PDF a procesar es el que podéis ver a continuación.
  • Una vez que GScan Online adquiere el documento, el aspecto del mismo en la pantalla inicial de la aplicación es el que se muestra a continuación. Como se puede apreciar, el formato del documento es diferente gracias al procesado realizado por GScan Online que permite mejorar la calidad del documento original independientemente de su origen (imágenes escaneadas, fotografías de un Smartphone, imágenes realizadas a mano).

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  • Además, sobre el documento procesado (que ocupa bastante menos que los 4 MB del documento original) se pueden realizar operaciones de retoque como recortar el documento, cambiar la orientación, alineado del documento, etc.
  • Una vez que el documento está listo, podremos extraer metadatos del mismo sin más que marcar la zona de texto deseada para cada metadato disponible en la biblioteca de documentos donde se vaya a almacenar.
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  • Finalmente, cuando tengamos listo el documento procesado para ser almacenado (podríamos incorporar nuevas páginas procedentes de otros documentos escaneados, procesar documentos independientes adicionales, etc), guardamos el documento y sus metadatos y este es el resultado:
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Como se puede apreciar, el documento guardado pesa menos que su original y además incluye todos los metadatos especificados por medio de la funcionalidad de OCR.

Conclusiones

Sin duda, GScan Online es un claro ejemplo de solución que extiende SharePoint sobre la base del nuevo marco de extensibilidad del nuevo modelo de Aplicaciones de la plataforma y que cumple un requerimiento de negocio muy habitual hoy en día: facilitar el proceso de digitalización de información en las organizaciones de forma que el camino hacía el concepto de 0 papeles sea posible y no una utopía.

Información adicional sobre GScan Online

Si estás interesado en conocer más detalles sobre GScan Online, tanto a nivel técnico como funcional, contacta conmigo enviándome un correo a jcgonzalezmartin1978@hotmail.com.

Referencias

SharePoint 2013 & SharePoint Online: Restricciones en la sincronización de documentos con OneDrive (II)!

Siguiendo con la serie de artículos sobre restricciones en la sincronización de documentos con OneDrive para empresas en esta nueva entrega os dejo una referencia adicional a un artículo escrito por Bill Baear en el que proporciona más detalles sobre las restricciones en la sincronización de documentos: http://blogs.technet.com/b/wbaer/archive/2014/05/24/file-and-folder-considerations-with-onedrive-for-business.aspx. En dicho artículo podéis encontrar detalles relativos a:

  • Caracteres no permitidos en los nombres de los archivos y carpetas de OneDrive a sincronizar.
  • Los archivos y carpetas cuyo nombre esté precedido por _ no se mostrarán puesto que se consideran ocultos.
  • Los archivos cuyo nombre es precedido o seguido por un ., no pueden ser sincronizados por OneDrive para empresas.