[Product Review]: GScan Online de Gradient!

Con este artículo, voy a comenzar la que espero sea una serie de revisiones de productos sobre SharePoint (y posiblemente otras plataformas) que vayan llegando a mis manos de una u de otra forma y que considere interesantes por el requerimiento de negocio (o técnico) que resuelven).

Resumen

Una de las características más importantes de SharePoint desde el punto de vista de modelado de soluciones de negocio es sin duda su “carácter de plataforma extensible” lo que permite dar respuesta a los diferentes requerimientos plantados cuando se decide optar por SharePoint como plataforma corporativa sobre la que construir y dar respuesta a las necesidades de una organización.

En el marco de SharePoint 2013 y SharePoint Online, Microsoft ha definido un nuevo modelo de extensibilidad que introduce el concepto de Aplicación para dar respuesta a los requerimientos de soluciones de negocio personalizadas tanto para usuarios individuales como para una organización. La apuesta de Microsoft es aclara, recomendando la adopción y uso de este modelo de Aplicaciones como el marco de trabajo para construir estas soluciones para SharePoint, poniendo además a disposición de los desarrolladores y de los usuarios una tienda, el Office Store, en el que se pueden publicar y descubrir Aplicaciones que resuelvan las necesidades planteadas. Precisamente, en este artículo se analiza la aplicación GScan Online de Gradient (https://www.gscanonline.com/) como claro ejemplo de respuesta a un requerimiento de negocio muy habitual hoy en día (digitalización simple de información + 0 papeles) y de las posibilidades del nuevo modelo de aplicación para SharePoint (la Aplicación está disponible en el Office Store tanto para SharePoint OnPremise como para SharePoint Online en Office 365).

Instalación y configuración de GScan Online

Para poder evaluar GScan Online en un sitio de SharePoint 2013 (OnPremises u Online), es necesario realizar su instalación desde la página oficial de la Aplicación en el Office Store.  GScan Oline es una aplicación de SharePoint de tipo Provider-Hosted ya que todo el procesado que realiza cuando se digitaliza información es un trabajo pesado que se tiene que realizar en un servidor en el que se han desplegado los componentes necesarios para realizar el procesado de documentos, extraer los metadatos adecuados del documento, aplicar OCR si así se estima, etc. Una vez que se ha instalado GScan Online, es realmente sencillo comenzar a utilizarla:

  • Desde la página de “Contenidos del sitio”, hacemos clic en el Tile de GScan Online Lite (Versión de prueba de GScan Online) de manera que se inicia un asistente inicial de configuración (Nota: Este asistente se inicia únicamente cuando se configura GScan Online por primera vez). Dentro de los pasos del asistente, tendremos uno relativo a instalar y configurar una pequeña utilidad de cliente necesaria para poder hacer uso de los dispositivos de escaneo a los que tengamos acceso desde nuestro equipo de trabajo. Una vez que se ha instalado esta utilidad, el asistente de configuración incluye, entre otros pasos, la posibilidad de elegir aquellas Bibliotecas de Documentos del sitio actual en las que se va a guardar la información digitalizada.
image image
  • Además, podremos elegir tanto el Tipo de Contenido de la Biblioteca como los metadatos del mismo que se quieren incorporar a la digitalización.
  • Concluida la configuración inicial de GScan Lite, ya estamos en disposición de comenzar a utilizar esta Aplicación. La pantalla de inicio de la misma nos permite visualizar de un solo vistazo las distintas características y funcionalidades que aporta:
    • Cinta de trabajo, desde la que se pueden realizar tareas como realizar retoques sobre el documento a digitalizar (procesar), alejar / acercar el documento, aplicar OCR al mismo, moverse entre página del documento, etc.
    • Un panel de metadatos del documento en el que se listan los metadatos disponibles en la Biblioteca de Documentos de destino y cuyo valor podremos extraer del documento a procesar. Estos metadatos se pueden añadir de forma completamente manual o bien aprovechando la potente capacidad de OCR de GScan Online.
    • Finalmente, una sección global de accesos directos que nos permite indicar el origen de los contenidos a procesar (un dispositivo de escaneo, el sistema de archivos de nuestro equipo, OneDrive, DropBox, etc).
image image
  • Mención especial merecen las opciones de configuración de la Aplicación ya que permiten configurar aspectos muy variados del proceso de digitalización: resolución a aplicar, tipo de escaneo (Duplex vs. Simplex vs. Flatbed), tipo de imagen (Color, escala de grises, blanco y negó), si se va a utilizar un separador de documentos (puede ser una página en blanco o una página con un código de barras), etc.

image

Uso de GScan Online

Para ver GScan Online, vamos a partir de alguno de los Documentos de demostración proporcionados por Gradient:

  • Para el ejemplo, voy a hacer uso de una factura que pesa más de 1 MB en disco. En concreto, el PDF a procesar es el que podéis ver a continuación.
  • Una vez que GScan Online adquiere el documento, el aspecto del mismo en la pantalla inicial de la aplicación es el que se muestra a continuación. Como se puede apreciar, el formato del documento es diferente gracias al procesado realizado por GScan Online que permite mejorar la calidad del documento original independientemente de su origen (imágenes escaneadas, fotografías de un Smartphone, imágenes realizadas a mano).

image image
  • Además, sobre el documento procesado (que ocupa bastante menos que los 4 MB del documento original) se pueden realizar operaciones de retoque como recortar el documento, cambiar la orientación, alineado del documento, etc.
  • Una vez que el documento está listo, podremos extraer metadatos del mismo sin más que marcar la zona de texto deseada para cada metadato disponible en la biblioteca de documentos donde se vaya a almacenar.
image image
  • Finalmente, cuando tengamos listo el documento procesado para ser almacenado (podríamos incorporar nuevas páginas procedentes de otros documentos escaneados, procesar documentos independientes adicionales, etc), guardamos el documento y sus metadatos y este es el resultado:
image

Como se puede apreciar, el documento guardado pesa menos que su original y además incluye todos los metadatos especificados por medio de la funcionalidad de OCR.

Conclusiones

Sin duda, GScan Online es un claro ejemplo de solución que extiende SharePoint sobre la base del nuevo marco de extensibilidad del nuevo modelo de Aplicaciones de la plataforma y que cumple un requerimiento de negocio muy habitual hoy en día: facilitar el proceso de digitalización de información en las organizaciones de forma que el camino hacía el concepto de 0 papeles sea posible y no una utopía.

Información adicional sobre GScan Online

Si estás interesado en conocer más detalles sobre GScan Online, tanto a nivel técnico como funcional, contacta conmigo enviándome un correo a jcgonzalezmartin1978@hotmail.com.

Referencias

SharePoint 2013 & SharePoint Online: Restricciones en la sincronización de documentos con OneDrive (II)!

Siguiendo con la serie de artículos sobre restricciones en la sincronización de documentos con OneDrive para empresas en esta nueva entrega os dejo una referencia adicional a un artículo escrito por Bill Baear en el que proporciona más detalles sobre las restricciones en la sincronización de documentos: http://blogs.technet.com/b/wbaer/archive/2014/05/24/file-and-folder-considerations-with-onedrive-for-business.aspx. En dicho artículo podéis encontrar detalles relativos a:

  • Caracteres no permitidos en los nombres de los archivos y carpetas de OneDrive a sincronizar.
  • Los archivos y carpetas cuyo nombre esté precedido por _ no se mostrarán puesto que se consideran ocultos.
  • Los archivos cuyo nombre es precedido o seguido por un ., no pueden ser sincronizados por OneDrive para empresas.

SharePoint 2013 & SharePoint Online: Resumen de artículos sobre búsquedas (I)!

Con el fin de recoger un resumen de los artículos sobre búsquedas publicados en el blog, he decidido publicar este post en el que podéis encontrar los distintos artículos sobre aspectos variados de las búsquedas que he ido publicando.

Búsquedas en SharePoint 2013 On-Premise:

Búsquedas en SharePoint Online

SharePoint Online: Como saber el espacio que ocupado en una colección de sitios (II)!

Siguiendo con la serie de posts sobre como determinar el espacio ocupado en una colección de sitios de SharePoint Online, en esta ocasión vamos a ver como podemos obtener más información detallada del espacio que ocupa cada item de la colección (Sitios, Bibliotecas / Listas, Documentos y otros ítems):

  • Accedemos a la colección de sitios en la que vamos a determinar el espacio de almacenamiento, hacemos clic en el icono de configuración y a continuación en Configuración del sitio.
  • En la sección Administración de la colección de sitios de la página Configuración del sitio, hacemos clic en Métrica de Almacenamiento.
image image
  • En la página de Métrica de almacenamiento podremos ver el espacio ocupado total frente al espacio disponible para la colección y además por cada ítem podremos ver el espacio ocupado frente al espacio de almacenamiento utilizado y el disponible.
  • Si hacemos clic en uno de los elementos (por ejemplo en un sitio), veremos información detallada del almacenamiento.
image image

SharePoint Online: Como saber el espacio que ocupado en una colección de sitios (I)!

En varias ocasiones he hablado sobre como podemos conocer fácilmente en OneDrive para Empresas el espacio de almacenamiento ocupado frente al espacio disponible:

¿Y como determino ese espacio para las colecciones de sitios que tenemos en nuestro SharePoint Online? Pues tenemos dos aproximaciones rápidas como veremos en esta serie de posts. La primera forma que tenemos de averiguar el espacio ocupado para una colección de sitios consiste, para planes de tipo empresaria, en:

  • Acceder a la administración de SharePoint Online en Office 365 y seleccionar la colección de sitios para la que queremos conocer el espacio de almacenamiento utilizado.
  • A continuación, en la cinta de administración de colecciones de sitios, simplemente hacemos clic en la opción “Propiedades” y en la ventana modal que se abre podremos ver el espacio de almacenamiento ocupado frente al disponible.
image image

SharePoint 2013: ¿Dónde está el Spell Checking para el texto añadido por los usuarios?

SharePoint 2013 dispone de la funcionalidad de revisión ortográfica que permite comprobar si hay errores de ortografía en el contenido añadido por los usuarios antes de que realicen su publicación definitiva. Por defecto, esta funcionalidad está deshabilitada en sitios de grupo como se puede comprobar al revisar las opciones disponibles en la Cinta de edición de cualquier página de un sitio de SharePoint:

image

Para poder activar la revisión ortográfica en un sitio de SharePoint es necesario activar, la característica “Infraestructura de publicación de SharePoint Server” disponible a nivel de Colección de Sitios (Configuración -> Administración de la colección de sitios -> Características de la colección de sitios). Es importante que recordemos que la característica de “Infraestructura de publicación de SharePoint Server está disponible para las versiones SharePoint Server 2013 (Ediciones Estándar y Empresarial) y Online en Office 365, pero no para SharePoint Foundation 2013. Una vez que se ha activado la característica mencionada, la funcionalidad de Revisión Ortográfica estará disponible para:

image

Fuente: http://www.21apps.com/sharepoint/where-is-my-spell-checker/

SharePoint 2013: Resumen de posts (XXXIV)!

Como siempre, después del recopilatorio de enlaces interesantes, es momento del resumen de artículos publicados en este blog durante el mes de junio.

Capacidades

Desarrollo

IT

Office 365

Otros

SharePoint: Otro recopilatorio global más…y ya vamos por el # 7!

Como vengo haciendo desde hace ya más de tres años, he recopilado todos los artículos sobre SharePoint publicados en mi blog personal en Geeks.MS desde el mes de enero al mes de junio de 2014 en un documento (en versiones Word y PDF) que os podéis descargar desde el . Podéis descargaros el recopilatorio desde este enlace.

image

Como en otras ocasiones, os dejo las referencias al resto de recopilatorios:

SharePoint 2013: Recopilatorio de enlaces interesantes (XXXIV)!

Un mes más, os dejo el clásico recopilatorio de enlaces y recursos interesantes que he ido recopilando durante el mes de junio. Como siempre, espero que sean de vuestro interés.

Capacidades

Desarrollo

IT

Búsquedas

Office 365

SharePoint 2013: Como mostrar el menú clásico de miga de pan de versiones previas!

Como últimamente me están haciendo esta pregunta con bastante frecuencia, en este post quería recoger la solución para poder mostrar el menú clásico de miga de pan que teníamos en versiones previas de SharePoint y que facilitaba la ayuda a los usuarios finales…para explicaros como hacer “volver” el menú, voy a reproduciros el workaround publicado por mi colega MVP Mike Smith que tuve la oportunidad de leer ayer mismo en mis fuentes RSS: SharePoint 2013 – Restoring the 2010 Navigate Up Crumb Trail Button. Básicamente los pasos a seguir son:

  • Editar la página maestra del sitio bien con SharePoint Designer 2013, bien con vuestro editor preferido. Localizar en la misma el elemento <div> con clase “ms-breadcrumb-drownBox y cambiar la propiedad style=”display:none;” a style=”display:inline;”. Además, en el control <SharePoint:SPTitleBreadcrumb tendréis que actualizar la propiedad Visible=”false” a Visible=”true”.

[image%255B25%255D.png]

  • Guardáis los cambios y listo, ya tenéis el control de ayuda a la navegación en vuestro SharePoint 2013.

[image%255B21%255D.png]

 

Finamente, os dejo otras referencias a este tema: