SharePoint Online: Limitaciones en la creación de flujos de trabajo para planes P!

Cuando vayamos a crear flujos de trabajo en SharePoint Online (SPO) en Office 365 tenemos que tener en cuenta que hay ciertas limitaciones que no permiten que podamos crear los mismos flujos de trabajo en planes P (Pequeñas empresas y profesionales) frente a lo que podemos hacer en planes E (Empresas grandes y medianas) en los que en principio no hay limitaciones conocidas de manera que podemos crear con SharePoint Designer 2010 (SPD 2010) el mismo tipo de flujos que podemos crear en SharePoint 2010 OnPremise. En concreto, el siguiente artículo de la Knowledge Base (KB) de Microsoft describe las limitaciones a la hora de crear flujos de trabajo con SPD 2010 que tenemos en planes P de Office 365 en cuanto a que acciones de flujo de trabajo de las disponibles no se pueden utilizar:

  • Iniciar el proceso de aprobación de conjunto de documentos
  • Capturar una versión de un conjunto de documentos
  • Enviar un conjunto de documentos al repositorio
  • Establecer el estado de aprobación de contenido del conjunto de documentos
  • Iniciar el proceso de aprobación, el proceso de inicio de retroalimentación, el proceso de tarea de inicio personalizada
  • Declarar registro, anular el registro, Administrador de la búsqueda de un usuario
  • Finalizar el proceso de tarea, establecer estado de aprobación de contenido (como el autor)
  • Espere a que el cambio en el elemento de tarea de proceso
  • Establezca el campo de tareas, rescindir la tarea
  • Anexar la tarea, Delegar tarea
  • Reasignar la tarea, tarea hacia delante
  • Insertar tarea
  • Reasignar tareas
  • Solicitar un cambio
  • Enviar correo electrónico de la tarea

SharePoint 2010: ¿Cuándo usar RBS?

Como sabéis, SharePoint 2010 incorpora, gracias al soporte que da SQL Server, la posibilidad de almacenar contenido en el sistema de archivos a través del Remote Blog Storage (RBS) pensado para permitir escenarios en los que se necesita cargar ficheros de un tamaño relativamente grande (se suele hablar de más allá de 3 MB) de una forma intensiva en escenarios de colaboración lo que llevaría a un rápido crecimiento de las BD’s de contenidos y a un empeoramiento del rendimiento percibido por los usuarios que trabajan con SharePoint. RBS trata precisamente de cubrir este tipo de escenarios permitiendo por una parte que las BD’s de contenidos no crezcan de forma desmesurada y que el rendimiento de SharePoint no se vea penalizado y todo ello de forma transparente para el usuario que no es consciente que los archivos con los que trabaja están almacenados en el sistema de archivos. Evidentemente, y como podéis leer en una de las referencias que os dejo, no todos son ventajas ya que por ejemplo el uso de RBS complica la realización de copias de seguridad, se necesita capacidad adicional para monitorizar todo lo que se almacene en el sistema de archivos, HW adicional para ese almacenamiento, entre otras necesidades. Por lo tanto, cuando hagamos el planning de una solución de SharePoint es importante prever como va a ser el crecimiento de nuestras BD’s a partir de estimar el tamaño medio de los archivos para decidir si optar o no por una arquitectura de SharePoint que incorpore RBS.

Finalmente os dejo algunas referencias útiles respecto a RBS y SharePoint 2010: