WSS 3.0: Planning de soluciones SharePoint (I)!

Hace tiempo escribíamos un par de posts (partes I y II) sobre consideraciones y buenas prácticas a tener en cuenta a la hora de poner en marcha soluciones de WSS 3.0. Retomando el tema, y a raíz de comentarios que he recibido últimamente, he pensado poner un poco en orden muchas de las ideas ya expuestas, dejando claro cuáles deberían ser los pasos lógicos a realizar antes de realizar el despliegue de una infraestructura de WSS 3.0. De hecho, estos pasos son fundamentales puesto que aunque WSS 3.0 es escalable después de desplegado, Microsoft recomienda como buena práctica la realización de un planning previo para evitar de esta forma duplicar esfuerzos de manera innecesaria. Como veremos en esta serie de posts, el planning de WSS 3.0 implica determinar los siguientes puntos:

  • Las necesidades de la organización donde se va a realizar el despliegue de WSS 3.0. En concreto, se trata de:
    • Determinar los objetivos de la solución SharePoint.
    • Determinar las necesidades del usuario.
    • Determinar la jerarquía del sitio.
  • Planificar la creación de sitios, su mantenimiento y seguridad.
  • Planificar los requerimientos del servidor y la topología o topologías a utilizar.
  • Determinar la cantidad de espacio en disco que se necesita y el rendimiento pico.
  • Identificar la topología para la instalación de WSS 3.0.

Toda esta información y mucha más está reunido en el recurso por excelencia para el planning de WSS 3.0: Planning and architecture for Windows SharePoint Services 3.0 technology. Empecemos.

Determinando las necesidades de la organización

Sin duda, este es el primer paso necesario antes de realizar cualquier otro que nos lleve a realizar el despliegue de una solución SharePoint. Es necesario perfilar de manera adecuada las necesidades de la organización para evitar problemas e inconvenientes futuros. En concreto, esta fase implica determinar los objetivos de la solución SharePoint a construir, el entorno de hosting, las características de la solución, las necesidades del usuario y la jerarquía del sitio. Vamos a ir viendo cada una de las implicaciones de estos puntos.

Determinando los objetivos de la solución

Este punto implica la identificación de los objetivos y metas de la solución para alinearlos con las necesidades de la organización y maximizar la utilización de recursos. Además, será necesario determinar el entorno en el que la solución estará hosteada. Por ejemplo, un escenario típico es diseñar una solución pensada para el almacenamiento de documentos (objetivo) dentro de la Intranet de la organización (entorno de host). Pero, ¿Cómo identificamos estos objetivos? La respuesta es sencilla: a partir de las funcionalidades y capacidades que ofrece SharePoint: Comunicación, Colaboración y Almacenamiento de Documentos. Así, si la organización necesita la solución para realizar diversos anuncios, recoger feedback o mostrar un calendario de eventos, el objetivo del sitio será Comunicación. En cambio, si los miembros de un departamento tienen la necesidad de usar la solución/sitio para compartir documentos, contestar a ideas, realizar un seguimiento de tareas o participar en una encuesta, el objetivo del sitio será Colaboración. Finalmente, si se trata de almacenar y mantener documentos en una ubicación centralizada, el objetivo del sitio será el almacenamiento de documentos.

Una vez que se han identificado los objetivos del sitio, hay que identificar el entorno dónde se va a ubicar. Dicho entorno puede ser:

  • Intranet, es decir, la organización necesita un sitio corporativo aislado de la red. Este escenario es típico para crear sitios accesibles sólo para empleados de una organización, como son las Intranet corporativas con sitios departamentales.
  • Internet, es decir, la organización requiere que la información sea pública. Un ejemplo claro de este entorno es el típico sitio que contiene información de productos de una organización.
  • Extranet, es decir, la organización necesita compartir información, documentos con agentes externos (proveedores, clientes), lo que implica que estos puedan acceder a la solución permita el acceso con los permisos apropiados.

Identificando las características del sitio

Una vez que se han identificado los objetivos de la solución/sitio y el entorno de host, el siguiente paso consiste en identificar las características que la solución debe incluir. Por ejemplo, si el objetivo del sitio es Comunicación, necesitaremos elementos como anuncios, calendarios compartidos, envío de mensajes por e-mail, o encuestas para facilitar el intercambio de información y la interacción entre los miembros del sitio.

Si se trata de un sitio de Colaboración, los elementos necesarios serán paneles de discusión, seguimiento de issues, listas de contactos o elementos de presencia. Finalmente, en el caso de un sitio de almacenamiento de documentos necesitaremos determinar las características de almacenamiento de documentos que se necesitan como bibliotecas de documentos, bibliotecas de imágenes, listas de tareas o la papelera de reciclaje.

En cualquiera de los tres casos, necesitaremos determinar si necesitamos otros elementos como alertas, feeds RSS, búsquedas, blogs, wikis o bien espacios de documentos y/o reuniones.

Identificando las peticiones del usuario

La última fase en la determinación de las necesidades de la organización pasa por identificar peticiones especiales del usuario relacionadas con las características de su negocio. Entre ellas tendremos que determinar:

  • Integración con aplicaciones cliente, es decir, que aplicaciones tienen que interactuar con un sitio de WSS 3.0. El ejemplo más claro de integración es el todo el suite de Microsoft Office que permite que en sitios de WSS 3.0 podamos realizar operaciones de Check-In o Check-Out de documentos.
  • Integración en el servidor, es decir, que servidores tiene que interactuar con WSS 3.0. Así por ejemplo, este escenario lo tenemos en la Integración de Microsoft Exchange Server con WSS 3.0 de manera que se habilita el uso de características propias de Exchange, como el calendario, en sitios de WSS 3.0.
  • Integración con aplicaciones LOB (Line-Of-Business), es decir, que aplicaciones de negocio se tienen que integrar con un sitio de WSS 3.0. Por ejemplo, podríamos utilizar web parts personalizadas para visualizar datos de SAP.

Y en principio estos son todos los elementos que necesitamos tener claros para identificar las necesidades de una organización. Lógicamente, para ayudarnos con esta labor existe una hoja de recogida de especificaciones y requisitos: Site objectives and environments worksheet. Como veréis en dicha hoja, se trata de enumerar los sitios a crear, los objetivos por sitio y los entornos en los que se utilizarán dichos sitios. Otra forma alternativa a dicha hoja, made in CIIN, es la siguiente:

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Espero que el post os haya resultado de utilidad, seguiremos con la serie en próximos posts.