OneDrive for Business: When do I save documents to OneDrive and when to a regular SharePoint Team Site? (I)

This is a very common question that many users ask themselves when they have to save documents in SharePoint 2013 OnPremises / SharePoint Online. Fortunately, you can find an answer to that question in the official Microsoft Documentation you can find here although answer this question totally depends on the needs and requirements of each organization…but, in general you could apply the following guidelines suggested by my fellows in the Office 365 Technical Network (Note: Please, take these ideas as recommendations you can use or not depending on your business requirements):

Important note: Credits go to Dean Gross, thanks a lot for sharing these great recommendations about OneDrive for Business.

Save documents to OneDrive when:

  • You don’t plan to share them.
  • You plan to share them, but they have a limited scope or lifecycle, for example, needing the link to the document and editing permission.
  • You can’t identify an existing team site where your document belongs, and you don’t think the purpose of the document warrants creating a new one.

Save documents to a SharePoint Team Site when:

  • The document is relevant to an ongoing project.
  • You want to spread ownership and permissions across a wider collection of people.
  • You want to grant permissions on a site basis instead of an individual document.
  • Other project-related documents are already saved to the team site library, and others expect to find it there.
  • You want to create a check-in workflow that assigns the document to someone else.

Additional references about general OneDrive for Business usage:

OneDrive para Empresas: ¿Cuándo guardo documentos en OneDrive for Business y cuando en un sitio de grupo? (I)

Esta es una pregunta típica que se suelen hacer los usuarios cuando tienen que guardar documentación en SharePoint 2013 / SharePoint Online y para la que puedes hacer uso de la documentación oficial de Microsoft al respecto sobre cuándo utilizar una u otra opción para almacenar información…realmente las guías y pautas van a depender mucho de cada organización, pero de manera general (Nota: Los puntos aquí expuestos los he recogido de una conversación surgida en torno a estos temas en la Office 365 Technical Network) se podrían aplicar los siguientes puntos:

Guardar documentos en OneDrive for Business si:

  • No se van a compartir dichos documentos y tienen un carácter / propósito personal.
  • Se van a compartir los documentos, pero el ámbito / ciclo de vida de los mismos es limitado por lo que es importante poder disponer de la funcionalidad de compartirlos mediante un enlace y proporcionar permisos de edición si es necesario.
  • No es posible identificar un sitio de grupo existente al que puedan pertenecer los documentos y no está claro que el propio propósito / fin del documento implique cerar un nuevo sitio de grupo.

Guardar los documentos en un sitio de grupo cuando:

  • El documento es relevante para un proyecto en curso.
  • Se necesita extender la propiedad y permisos de los documentos a lo largo de un grupo amplio de personas.
  • Se necesita garantizar permisos a nivel de sitio en lugar de a nivel de documento individual.
  • Otros documentos del proyecto ya están guardados en una biblioteca del sitio de grupo, y otros pueden esperar encontrarlos allí.
  • Necesitas crear un proceso / workflow que haga el CheckIn de los documentos y los asigne a otras personas.

Otras referencias sobre este tema:

Office 365: El Apps Launcher ya está aquí!

Pues eso, que Microsoft está comenzando a liberar en Office 365 el App Launcher anunciado hace unas pocas semanas. En mi caso, lo tengo disponible desde hoy en uno de mis tenants:

  • Básicamente, desaparecen de la barra de navegación superior de Office 365 el acceso a las distintas aplicaciones de usuario (Outlook, Sites, Yammer, etc) y se reemplazada por el App Launcher.

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  • Además, desde el launcher podremos acceder a otras Apps que hayamos instalado en OneDrive para Empresas.

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SharePoint Online: Configuring and using Office 365 Video (II)!

Following my articles’s series about configuring and using Office 365 Video, this time I am going to describe some of the Office 365 foundations regarding to the storage of videos we upload to the portal. Basically, for each channel we create in Office 365 Video, a new site collection in your SharePoint Online tenant is created behind the scenes:

  • As you can see in the screenshot bellow, in my tenant I have two site collections associated to two Office 365 Video channels: the Community channel and the SharePoint Online one. The first site collection is provisioned by default when Office 365 Video is provisioned so you have a Community channel there.
  • If we inspect one of this site collection, on the one hand we will see in the Site Contents page that there is Chanel Setting list that stores specific channel configurations. On the other hand, there is a document library video named Videos where are stored all the videos we are uploading to the specific channel through the Office 365 Video portal.
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  • If you browse the Videos library, you will see there all the videos you uploaded to the related channel. Therefore, all the size all these videos is wasting part of your SharePoint online quota.

  • If you inspect one of these videos, you will notice that by default versioning is enabled in the Video library what means each time you do a modification in your video you will be doubling the storage size consumed for that video. As you can imagine, this is the real reason why the storage used by each channel is increasing as you modify your videos…what in my opinion is not a bug as described in this post.

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  • If we analyze more deeply the Video library, we will also note that are some content types linked to it. Particularly, I think the one being used for each video we upload in the Office 365 Video is the Cloud Video content type.
  • Of course, in the Video library configuration page you can find all the metadata available in the library and added there by all these content types.
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And that’s all in this second post of the series about configuring and using Office 365 Video.

SharePoint Online: Configuración y Uso de Office 365 Video (II)

Siguiendo con la serie de artículos sobre configuración y uso de Office 365 Video, en esta ocasión vamos a ver algunas de las bases de Office 365 Video en cuanto al almacenamiento de los videos que cargamos en el portal. Básicamente, por cada nuevo canal que se crea en Office 365, se está creando una colección de sitios en vuestro tenant de SharePoint Online:

  • Como podéis ver, en mi caso tengo dos colecciones de sitios relativos al canal Community (disponible por defecto cuando se provisiona Office 365 Video) y otra al canal SharePoint Online.
  • Si inspeccionamos el sitio raíz de la colección asignada a un canal, veremos que en el mismo disponemos por un lado de una lista Channel Settings que almacena las configuraciones del canal y por otro de una biblioteca de documentos denominada Videos dónde se van cargando los videos que se suban al canal asociado a la colección.
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  • Si accedemos a la biblioteca Videos, veremos que allí están almacenados los videos que hemos ido subiendo en el portal de Office 365 Video y que por lo tanto, su tamaño contabiliza contra el espacio de nuestro tenant.
  • Si inspeccionamos los detalles de un Video, veremos que por defecto la biblioteca Videos tiene activado el versionado y esta es la razón por la que si vamos realizando modificaciones en los metadatos del video, vaya creciendo el espacio de almacenamiento utilizado por la colección como bien se explica en este post (por lo tanto, no se trata de un bug).
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  • Si analizamos más en detalle la biblioteca Video, veremos que tiene asociados varios Tipos de Contenido, y uno en partícular es el que parece se está usando Cloud Video.
  • En la página de configuración de la biblioteca, podréis encontrar además todos los metadatos disponibles a partir de estos tipos de contenido.
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Y hasta aquí llega este segundo post de la serie de Configuración y Uso de Office 365 Video.

SharePoint Online: Configuring and using Office 365 Video (I)!

As you know, with the recent release of Office 365 Video and video management is no longer a missing link in Office 365. Microsoft is now offering Office 365 Video to its First Release customers. It will make it available to most Office 365 plans for enterprise early next year. Fortunately, I have gotten Office 365 since yesterday so I have had some time to start playing with the new toy:

  • Basically, once you have available Office 365 Video in your Office 365 tenant you will see a new Video link in the Office 365 top bar. If you press the Video link, you will start the process of creating a new site collection in SharePoint Online in the path “sites/hub”.
  • As soon as the new site collection is created, you will access to the Office 365 Video main page where you can start creating video channels, do some configurations, etc.
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  • First thing you can do is create a new Video channel so you can upload specific videos to it. In my case, I have created a new channel named SharePoint Online.
  • Once the channel is ready, you can start uploading videos to the channel as long as these videos have a supported video extension.
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  • Upload videos to a channel is quite straight forward: just select your files in your local PC, and then just drag and drop them in the upload area.
  • After dropping your files in the upload area, you will have to way until they are loaded in Office 365.
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  • Once the videos are loaded, you will see an information message that also indicates the videos are being processes (in Azure Media Services).
  • Finally, when the videos are ready in the video channel, you will see a preview of the videos and you will be able to play them in Office 365.
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SharePoint Online: Configuración y uso de Office 365 Video (I)!

Como sabéis, Microsoft ha liberado esta semana para tenants “First-Release” un nuevo servicio en Office 365 denominado Office 365 Video con la idea de ir liberándolo para toda la base de clientes de Office 365 durante los próximos meses. En mi caso, desde el día siguiente al anuncio de disponibilidad de Office 365 Video, he tenido la posibilidad de comenzar a jugar con él:

  • Básicamente, cuando tengáis disponible Office 365 Video en vuestro tenant, veréis que en la barra de navegación superior aparece un enlace Video. Al hacer clic en el mismo, se iniciará el proceso de creación de una nueva colección de sitios bajo el path /sites/hub
  • Una vez creada la colección, accederéis a la página principal de la misma desde la que podréis comenzar a definir canales temáticos para los videos, configurar el servicio, etc.
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  • Lo primero que podéis hacer es crear un canal temático en el que cargar a continuación videos. En mi caso, he creado un canal denominado SharePoint Online.
  • Una vez creado, a través de “Upload Videos” podemos comenzar a cargar nuestros videos en los distintos formatos soportados por Office 365 Video.
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  • Cargar videos en el portal es bastante directo: seleccionar los archivos en nuestro equipo, arrastrarlos a la zona de carga y soltarlos para que se inicie dicha carga.
  • A continuación nos toca esperar a que los videos se vayan cargando y procesando por Office 365 Video.
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  • Una vez que los videos están cargados, veremos el correspondiente mensaje informativo en el que además se indica que los videos se están procesando (en Azure Media Services).
  • Cuando los videos estén listos en el canal, veremos una preview de los mismos y podremos comenzar a reproducirlos desde el portal.
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Y hasta aquí llega este primer post sobre Office 365 Video.