SharePoint Online: Configuring and using Office 365 Video (III)!

In this new article about Office 365 Video, I will show you some of the configuration and personalization options available in the new portal. Before going ahead, let me remember you the previous articles of the series:

If you want to manage Office 365 Video:

  • From the Office 365 Video Home page, click the “Video portal settings” available at the Settings menu.
  • The first configuration section you will see is the “Permissions” one. From here, you can manage not only the Office 365 Video Administrators (the ones that can manage the Office 365 Video Home page and also change permissions) but also the Channel administrators (the ones that can create channels).
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  • Spotlight section allows to customize the Office 365 Home page specifying the videos that will be shown on it and also the visualization order for the available video channels.
  • To specify the videos in the Office 365 Home page, you only need to do click in each Spotlight session so you can choose in a modal window the video you want to place there.
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  • Once your customizations are ready, just press the “Save” button.
  • Here it may happens that you get a nice “Access denied” error so your customizations are not saved
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  • You have two possibilities to solve this error:
    • First one is to add your user as an Office 365 Video administrator.
    • Second one (very drastic if you ask me) is to add your user as a site collection administrator for Office 365 Video.
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  • At this point, you should be done. Just refresh the home page of Office 365 Video and you will see all the customizations.
  • Of course, you can change the look of the portal applying one of the out of the box themes or a custom one.
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And that’s all in this third post of the series about configuring and using Office 365 Video.

SharePoint Online: Configuración y Uso de Office 365 Video (III)!

Siguiendo con la serie de posts sobre Configuración y Uso de Office 365 Video, en esta ocasión vamos a ver las opciones de configuración de este nuevo portal y también de personalización. Pero antes os recuerdo los artículos previos de la serie:

Para administrar Office 365 Video:

  • Desde la página principal de Office 365 Video, hacemos clic en la opción “Video portal settings” disponible en las opciones de configuración.
  • La primera página que se muestra es la de “Permissions” desde la que podemos configurar tanto los administradores del portal de Office 365 Video (Video admins) para administrar la página principal del servicio y cambiar los permisos, como los administradores de los canales (Channel admins) que pueden crear canales.
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  • La sección “Spotlight” nos permite personalizar la página principal de Office 365 Video especificando los videos que queremos que aparezcan en portada y también la prioridad de los canales a mostrar.
  • Para especificar los videos de portada, simplemente hacemos clic en cada sección “Spotlight.” de forma que a través de la correspondiente ventana modal podamos elegir el video a ubicar en esa zona.
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  • Cuando estamos listos en las personalizaciones de Spotlight, pulsamos el botón “Save”.
  • Aquí puede ocurrir que nos dé un error de acceso denegado al guardar las personalizaciones.
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  • Este error lo podemos solucionar de dos formas:
    • Añadiéndonos como administradores de Office 365 Video.
    • O bien ir más allá e incluso añadirnos como administradores de la colección de sitios si es necesario.
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  • Una vez que estemos listos, si refrescamos la página principal de Office 365 Video podremos ver los cambios realizados.
  • Y por supuesto, podremos cambiar el aspecto en cuanto a colores aplicando un cierto tema.
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Y hasta aquí llega este tercer post sobre Office 365 Video.

Office 365: ¿Qué suscripciones de MSDN incluyen el beneficio de una suscripción de desarrollador?

La respuesta la podéis encontrar en el siguiente enlace de Visual Studio: http://www.visualstudio.com/en-us/products/msdn-subscriptions-vs#AdditionalPageSections_1. Básicamente, la suscripción de desarrollador de Office 365 la tenemos disponibles en suscripciones de tipo:

  • Visual Studio Premium con MSDN.
  • Visual Studio Ultimate con MSDN.

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SharePoint Online: New “WEB SITE” option in the Office 365 portal!

So this is the latest addition to the options available in the vertical menu of the Office 365 portal. Basically, this option has been added to facilitate Office 365 customers to set an Internet site using the default Office 365 public site:

  • Navigate to the Office 365 portal and in the vertical menu click the “PUBLIC WEBSITE” option so the “Public Website” page is shown. There you will find a “Start” button that allows you to initiate a wizard that will guide you in the process of creating and configuring a public web site in Office 365.
  • Next page in the Wizard shows an informative page about how to create public web sites in Office 365. Click the “Start now” button.
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  • In the next page, just select “No” option in the We need a little info before get Started? And press “Next” button.
  • Then you will see a new page where you can see the steps required to design the public web site in Office 365.
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  • For instance, in one of the wizard steps you can learn how to access to your Office 365 public site from the “Sites” link in the Office 365 top navigation bar.
  • Of course, the remaining wizard steps will indicate you how to design and public your Office 365 public site.
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SharePoint Online: Nueva opción “PUBLIC WEBSITE” en el portal de Office 365!

Pues esta es la nueva opción que estos días ha aparecido en el portal de Office 365. Básicamente, esta opción trata de facilitar la puesta en marcha del sitio Internet de una organización utilizando el sitio web público que viene de serie en la plataforma:

  • En el menú vertical, hacemos clic en la opción PUBLIC WEBSITE de forma que a continuación se muestra la página “Public Webiste”. En la misma, tenemos un botón “Start” que permite iniciar un asistente que nos irá guiando con la puesta en marcha del sitio web.
  • A continuación se muestra una página informativa sobre la creación de sitios públicos sobre Office 365. Hacemos clic en el botón “Start now”.
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  • En la siguiente página que se muestra, seleccionamos la opción “No” en We need a little info before get started? y pulsamos “Next”.
  • La siguiente página muestra un listado con los pasos que comprenden el asistente y que son ayudas guiadas para ir diseñando el sitio Internet de la organización haciendo uso de los sitios públicos de Office 365.
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  • Por ejemplo, en uno de los pasos se muestra como se realiza el acceso al sitio público desde la opción “Sites” de la barra de navegación superior de Office 365.
  • Y de forma sucesiva, el resto de pasos del asistente van indicando como ir procediendo con el diseño del sitio y su puesta en funcionamiento.
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OneDrive for Business: When do I save documents to OneDrive and when to a regular SharePoint Team Site? (I)

This is a very common question that many users ask themselves when they have to save documents in SharePoint 2013 OnPremises / SharePoint Online. Fortunately, you can find an answer to that question in the official Microsoft Documentation you can find here although answer this question totally depends on the needs and requirements of each organization…but, in general you could apply the following guidelines suggested by my fellows in the Office 365 Technical Network (Note: Please, take these ideas as recommendations you can use or not depending on your business requirements):

Important note: Credits go to Dean Gross, thanks a lot for sharing these great recommendations about OneDrive for Business.

Save documents to OneDrive when:

  • You don’t plan to share them.
  • You plan to share them, but they have a limited scope or lifecycle, for example, needing the link to the document and editing permission.
  • You can’t identify an existing team site where your document belongs, and you don’t think the purpose of the document warrants creating a new one.

Save documents to a SharePoint Team Site when:

  • The document is relevant to an ongoing project.
  • You want to spread ownership and permissions across a wider collection of people.
  • You want to grant permissions on a site basis instead of an individual document.
  • Other project-related documents are already saved to the team site library, and others expect to find it there.
  • You want to create a check-in workflow that assigns the document to someone else.

Additional references about general OneDrive for Business usage: